FAQ

Een payrollbedrijf lijkt op een uitzendbureau, maar toch is er één belangrijk verschil. Een payrollbedrijf is niet verantwoordelijk voor de werving en selectie van het personeel. Die taak blijft bij de opdrachtgever.

Daardoor zijn payrollbedrijven ook goedkoper dan uitzendbureaus. Het enige wat je hoeft te doen is nieuwe medewerkers aanmelden. Na het aanwerven van een nieuwe werkkracht kan alles binnen de dag geregeld zijn.

Het voordeel van het payrollbedrijf tegenover het uitzendbureau is niet alleen de prijs, maar ook de betrokkenheid bij het werven van nieuw personeel. De opdrachtgever blijft immers verantwoordelijk voor het managen van team, dus dan is het in veel gevallen belangrijk dat je weet wie er in dat team zit. Vooral bij horecabedrijven waarbij het flexteam elke shift opnieuw hoort te werken als een geoliede machine kan dit een groot pluspunt zijn.

In het kort: een payrollbedrijf neemt de juridische en administratieve verplichtingen over van de opdrachtgever. Die opdrachtgever neemt mensen in dienst die bij het payrollbedrijf op de loonlijst komen. Het payrollbedrijf is dus de juridische werkgever van het personeel van de opdrachtgever.

Het payrollbedrijf zal o.a. de arbeidscontracten opstellen en afsluiten, het loon uitbetalen, het vakantiegeld regelen en de nodige veranderingen doorvoeren bij CAO- en wetswijzigingen.

Let wel op, een payrollbedrijf niet neemt zomaar alle taken over. Zo blijft de opdrachtgever zelf verantwoordelijk voor het werven van personeel, het managen van het personeel op de werkvloer en het naleven van de Arbowet. Op de werkvloer zelf heeft de opdrachtgever dus nog steeds de touwtjes volledig in handen.

Sommige payrollbedrijven gaan verder in hun dienstverlening dan andere. Een payrollbedrijf zal bijvoorbeeld ook bij ziekte het personeel doorbetalen, maar dit is niet altijd inclusief bij de oorspronkelijke offerte. Kijk dus goed welke delen van de administratie inclusief zijn voor je met een payrollpartij in zee gaat.

Het antwoord is eenvoudig: ja!

Als startende ondernemer heb je de grote stap gezet: je hebt je droom waargemaakt en je zaak geopend.

Voor je het weet ga je groeien en kun je het niet meer alleen dragen. De tweede grote stap dient zich aan, het aannemen van een eerste werknemer.

Dat kan spannend zijn, want het leven van een starter is druk en onvoorspelbaar. Misschien is het dan beter dat je je gewoon niet druk gaat maken over deze stap en die uitbesteedt.

In het geval van uitbesteding heb je twee voor de hand liggende opties, namelijk een uitzendbureau of een payrollbedrijf. Die keuze is natuurlijk aan jou. Weet alleen dat je met een payrollbedrijf meer controle hebt over wie je gaat aannemen. Anderzijds kost dit ook net weer tijd die je misschien niet hebt. Dit is een afweging die je zelf moet maken.

Weet alleszins dat het als jonge starter niet evident is om up to date te blijven met de arbeidswetgeving. En de adminstratie en verloning vraagt ook veel tijd en werk. Bovendien is het ook interessant dat sommige payrollpartijen de ziektekosten dekken. Wanneer die ene werknemer onverwacht ziek wordt, heb je tenminste niet de stress dat je een zieke werknemer moet betalen. Voor een eerste werknemer is uitbesteding hoe dan ook een goed idee.

Vooral in de horecabranche lijkt er een hardnekkig vooroordeel te zijn dat payroll ontzettend duur is. Nochtans klopt die uitspraak niet. Er zijn best wat horecabedrijven die voor payroll kiezen.

De ervaring leert dat payroll voor horecabedrijven net voordelig kan zijn:

• Belangrijkste reden is dat het risico op ziekteverzuim gedekt wordt door de payrollpartij. Dat is niet bij alle payrollaanbieders zo, dus controleer even of dat het geval is wanneer je een offerte bestudeert. Verzuim in de horeca is vaak een probleem, dus voor sommige bedrijven is payroll financieel voordelig.
• Soms komt er last minute iemand niet opdagen. Nog zo’n veelvoorkomend probleem. Misschien ben je geneigd een uitzendbureau in te schakelen, maar misschien ken je al voldoende mensen die je zo kan contacteren. Dan wil je dat er iemand snel het contract voor je in orde brengt. Als je een betrouwbare payrollpartner hebt, is dat contract zo gefikst en heb jij geen gedoe in de zaak.
• De horeca draait grotendeels op flexkrachten. Dat wil zeggen dat je steeds opnieuw met een nieuw team aan de slag gaat. Een team dat niet altijd goed op elkaar ingespeeld is. Als manager kan je natuurlijk niet alles tegelijk. Terwijl je achterin bezig bent met administratie, loopt het op de vloer soms mis. En dat merkt de klant. Misschien toch beter om die administratie uit te besteden en te focussen op waar jij het meeste nodig bent?
• De horeca (zeker in Amsterdam) draait op expats. De wetgeving voor flexibele contracten en voor expats is niet eenvoudig en verandert best vaak. Als je de administratie uitbesteedt aan een payrollbedrijf, vermijd je het risico dat je een wetswijziging mist en zo in de problemen komt.

Als je kiest voor payroll, kies je voor meer dan alleen het uitbesteden van je juridische administratie. Zelfs grote bedrijven die een eigen HR-departement hebben en dus zelf in staat zijn werknemers te begeleiden en uit te betalen, kiezen soms voor payroll.

Daar kunnen heel wat redenen voor zijn. Wij noemen er enkele uit onze eigen ervaring:

• Een bedrijf experimenteert met een nieuw departement. Om maximale flexibiliteit te hebben, kiest het bedrijf eerst om een nieuw team aan te nemen met payrollcontracten. Als de testfase succesvol is, krijgen de werknemers een vast contract, zoniet is het met payroll eenvoudig om de plannen weer te herzien.
• In Amsterdam zijn er heel wat bedrijven die customer service in het hoofdkantoor organiseren. Hoewel de meeste werknemers Nederlands zijn en een vast contract hebben, heb je bij customer service net veel expats zitten met flexibele uurcontracten. Als bedrijf kun je er dan voor kiezen om HR te laten focussen op die eerste laag werknemers en de tweede laag uit te besteden aan een payrollbedrijf. Zo moeten HR en legal zich niet per se buigen over de regels rond flexcontracten en expats.
• Soms heb je last minute werkkrachten nodig. Die kun je dan wel zelf werven, maar als die administratie even snel moet volgen, kan dat al eens problemen geven. Om je eigen administratieve team te ontzorgen, kun je voor payroll kiezen. Als je als bedrijf een betrouwbare payrollpartner hebt, kan die alle last minute wijzigingen voor je in orde brengen. Zo weet je zeker dat de contracten in orde zijn voor de nieuwe flexkrachten starten.

De omrekenfactor is de factor waarmee je het brutosalaris vermenigvuldigt om tot de kost van de payrollconstructie te komen. Het eerste waar iemand naar kijkt op de payrollofferte is dan ook meestal de omrekenfactor. Maar op zich zegt dat getalletje eigenlijk niets.

Je moet namelijk ook weten:

• Wat inclusief is bij die omrekenfactor
• Waar de omrekenfactor wordt op toegepast

Er zijn payrollpartijen die bepaalde verplichte kosten achterwege laten op de offerte om zo de omrekenfactor misleidend laag te kunnen houden. Die omrekenfactor mag dan wel erg laag zijn, uiteindelijk komen er nog een heleboel facturen met wettelijk verplichte kosten. Zo kan je onmogelijk een eerlijke vergelijking maken.

Je moet ook weten waar de omrekenfactor wordt op toegepast. Veel werkgevers vergissen zich hierin en denken dat de omrekenfactor wordt toegepast op het volledige bruto-inkomen (dat is het brutosalaris + vakantiegeld en doorbetaalde vakantiedagen). Daarnaast vergeten ze dat ook de werkgeverslasten overgedragen worden als ze kiezen voor een payrollconstructie. Daardoor lijkt payroll met een hogere omrekenfactor vaak spectaculair duur, terwijl het vaak net financieel voordelig kan zijn.

De Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) is bedoeld om de arbeidsmarkt te reguleren. De regering wil vast werk aantrekkelijker maken door de regels voor vaste contracten soepeler te maken en de regels voor flexibele contracten net weer strikter te maken. De WAB is in februari 2019 aangenomen door de Tweede Kamer. In maart 2019 laat de Eerste Kamer zich voorlichten. De bedoeling is om de wet vanaf januari 2020 in werking te doen treden, maar men verwacht dat er in 2019 ook al veranderingen merkbaar zullen zijn.

Er wordt al druk gespeculeerd over de wet en mogelijke gevolgen. Over payroll staat bijvoorbeeld in de WAB dat het niet meer mogelijk zal zijn om gebruik te maken van de ruimere ketenregeling en dat payrollwerknemers recht zullen hebben op dezelfde arbeidsvoorwaarden als werknemers in dienst bij de werkgever. Het klinkt dus alsof werken met payrollconstructies veel minder aantrekkelijk wordt. Toch zijn er ook veel voordelen van payroll die niet verdwijnen, denk maar aan de dekking van ziekterisico. Bovendien zijn payrollbedrijven gespecialiseerd in het omgaan met dit soort complexe wetswijzigingen. Door de veranderende wet kan het net interessant zijn om de juridische en administratieve kant van het werkgeverschap uit te besteden, zeker als je vaak met flexibele contractvormen werkt.

Ons advies luidt zowel voor als na de invoering van de WAB hetzelfde: laat je goed informeren door betrouwbare en transparante partijen, dan weet je meteen wat voor jouw situatie de beste optie is.

Je solliciteert voor een baan en jij wordt gekozen. Yes! Alleen geeft de werkgever aan dat het om een payrollcontract gaat. Wat wil dat zeggen?

Wanneer je in payrolldienst bent, wil dat zeggen dat je gaat werken bij het bedrijf dat jou aangenomen heeft. Alleen kom je op de loonlijst van het payrollbedrijf terecht, waardoor het payrollbedrijf jouw juridische werkgever is.

Op de werkvloer zelf verandert er niets. Jij wordt gemanaged door je baas. Maar juridisch en administratief zijn er wel een paar verschillen. Zo val je als payroller onder de CAO van de ABU of de NBBU. Dit geeft jou net als bij een andere CAO bepaalde rechten en plichten. Je kan jezelf informeren door na te vragen onder welke CAO het payrollbedrijf valt en die te lezen. Over goed geregelde arbeidsvoorwaarden hoef je je dus al geen zorgen te maken.

Vaak heeft een payrollbedrijf een helpdesk waar je als werknemer terechtkan met je vragen. Hoever een payrollbedrijf hierin gaat hangt af van het bedrijf zelf. Zorg dat er duidelijke afspraken bestaan, zodat je altijd iemand kunt contacteren wanneer dat nodig is. Sommige payrollbedrijven zullen je zelfs een onboardingsdocument sturen met relevante informatie voor je aan de slag gaat.

Je salaris en vakantiegeld worden uitbetaald door het payrollbedrijf. Hoe langer je als payroller aan het werk bent, hoe meer rechten je opbouwt. 

Wie bij een payrollofferte enkel naar de omrekenfactor kijkt, komt vaak bedrogen uit. Deze factor betekent namelijk alleen iets als je ook weet wat er allemaal bij inbegrepen is. Zo kan een bedrijf wel adverteren met een lage omrekenfactor, maar achteraf extra factureren voor verplichte kosten die niet in de voorgestelde prijs inbegrepen waren.

Om financiële verrassingen te vermijden, kun je beter deze vijf zaken goed controleren voor je een offerte tekent:

1. 1. Zijn de wettelijke reserveringen inbegrepen of niet?
      Payrollbedrijven zijn net als gewone werkgevers wettelijk verplicht om financiële reserveringen te doen. Kijk goed of dit reserveringspercentage vermeld wordt op de offerte. Als dit niet het geval is, kan het payrollbedrijf achteraf een factuur sturen die kan oplopen tot 20% meer dan het afgesproken bedrag.
      –
   2. Dekking van ziekterisico
      Wanneer een werknemer ziek is, moet die betaald worden. Sommige payrollbedrijven nemen het ziekterisico over van de werkgever. Dat is echter niet altijd het geval. Als het ziekterisico niet door het payrollbedrijf wordt gedekt, ontvang je als werkgever een extra factuur wanneer er een werknemer ziek wordt. Het kan een belangrijke strategische beslissing zijn om al dan niet zelf in te staan voor het ziekterisico. Denk hier dus goed over na bij het vergelijken van payrolloffertes!
      –
   3. Pensioenreserveringen
      Elk payrollbedrijf is verplicht aangesloten bij het STIPP Pensioenfonds. Zodra iemand voldoet aan de pensioenfactoren, moet daarvoor bijbetaald worden. Sommige payrollbedrijven communiceren hierover in de offerte. Dan wordt er meteen rekening gehouden met de kosten die hieraan vasthangen. Andere payrollbedrijven vermelden deze verplichte kosten bewust niet, zodat ze met een lage omrekenfactor adverteren, maar achteraf wel de pensioenpremies gaan factureren. Kijk dus goed na of de verplichte pensioenkosten al vermeld staan op de offerte.
      –
   4. Aanbrengfee aanwezig?
      Een aanbrengfee is de kost die je betaalt wanneer je nieuwe medewerkers aansluit bij het payrollbedrijf. Niet alle payrollbedrijven hebben zo’n aanbrengfee. Als je van plan bent vaak nieuwe medewerkers aan te dragen, kies je misschien beter voor een partij met een hogere omrekenfactor die geen aanbrengfee hanteert.
      –
   5. Omrekenfactor voor bonussen en overwerkuren
      Bonussen en overwerkuren zijn voor de payrollpartij goedkoper dan gewone gewerkte uren, althans er staan lagere kosten tegenover. Sommige payrollpartijen rekenen dan ook met een lagere omrekenfactor voor bonussen en overwerkuren. Voor sommige bedrijven kan dit een aanzienlijk verschil zijn voor de uiteindelijke factuur. Bekijk dus hoe relevant dit is voor jouw situatie en bekijk grondig de tarieven op de payrolloffertes.