Blog

Personeelsplanning in de fruitsector, het is niet evident. De seizoenspieken fluctueren enorm en er doen zich vaker last minute wijzigingen voor dan in de meeste andere branches. Geen wonder dus dat de vraag naar goede personeelsplanning software net in deze sector, die voor een groot deel draait op seizoenswerkers, erg hoog is. De redactie van fruitteeltonline.nl legt uit waarom fruitteeltbedrijven gebaat zijn met de software van Shifter. In het eerste deel van een driedelige reportage vertellen zij het verhaal achter Shifter. 

Onvoorspelbare planning

De redactie van fruitteeltonline.nl interviewde Shifter CCO Ralf Becks en ontdekte meteen vijf redenen waarom je als fruitbedrijf voor Shifter zou kiezen. Software voor personeelsplanning in de fruitsector moet vooral één ding kunnen, en dat is inspelen op de grote onvoorspelbaarheid die zo eigen is aan de branche. Wanneer je werkt met versproducten, kan je het je zelden permitteren om bepaalde shifts uit te stellen. Als je dan nog eens met seizoenswerkers te maken hebt, wordt de puzzel helemaal complex. Die los je niet zomaar even op door een planning te maken in een Excel document en dan te gaan rondbellen. Met de planning tool van Shifter kun je gemakkelijk onverwachte wijzigingen doorvoeren. Doordat iedereen in hetzelfde systeem werkt, kunnen uitzendkantoren meteen aan de slag met je last minute verzoek. Zo geraken gaten in de planning snel opgevuld. Een belangrijk voordeel dus!

Leidinggevende, werknemer en uitzendkantoor werken bij Shifter in hetzelfde systeem. Alle info is beschikbaar via portal of app. Iedereen heeft de meest recente informatie met zo min mogelijk communicatie!

Kosten besparen met een gemotiveerd team

Ook vanuit financieel perspectief dienen zich redenen aan om voor personeelsplanning software te kiezen. Cijfers van het CBS tonen aan dat de personeelskosten binnen de industrie gemiddeld 35% van de totale operationele kosten omvatten. Dat is niet niets. Als je weet dat gebruikers van Shifter hun personeelskosten met 5 tot 10% kunnen verminderen, dan is investeren in de software wel de overweging waard.

Een investering die meer dan alleen geld oplevert, zo blijkt. Met de software van Shifter plan je door gebruik te maken van een forecasting tool niet te veel personeel in, waardoor iedereen zich nuttig kan maken. Bovendien worden de vereiste capaciteiten voor een bepaalde dienst vergeleken met de kwalificaties van de werknemers, zodat je steeds je de meest geschikte persoon selecteert. Dit houdt medewerkers gemotiveerd, waardoor ze meer kwalitatief werk gaan leveren.

Shifter gaat voor een geïntegreerde planning. Het planningsproces is meer dan alleen een rooster in elkaar knutselen. Met slimme personeelsplanning software krijg je een accurate inschatting van de mensen die je nodig hebt, wat niet alleen geld bespaart, maar ook zorgt voor meer gemotiveerd personeel.

Flexibiliteit

Wist je trouwens dat niet alleen de werkgever vragende partij is voor meer flexibiliteit in het werkleven? Ook werknemers plukken steeds vaker de vruchten van een flexibele personeelsplanning. Met Shifter geven werkkrachten zelf hun beschikbaarheid aan. Misschien vindt de werknemer het wel fijn om in het weekend een shift van vier uur te doen, in plaats van een volle shift van 8 uur op een weekdag. Zo geraken piekmomenten op alle tijdstippen ingevuld en is zowel werknemer als werkgever tevreden! 

Redenen genoeg dus om als fruitbedrijf voor Shifter te kiezen! Via het demo-formulier op onze website kun je meer informatie aanvragen over de tools. Tijdens een gesprek kijken we of er een match is tussen Shifter en de specifieke noden van je organisatie. 

Lees hier het volledige artikel na op de website van fruitteeltonline.nl!

Na een succesvolle pilot hebben Shifter en Takeaway.com (in Nederland bekend als Thuisbezorgd.nl) een overeenkomst ondertekend voor verdere samenwerking. Zo wordt de planningssoftware van Shifter nu uitgerold in 38 Europese steden waar Takeaway.com actief is met haar eigen bezorgservice.
Wendy Man, Projectmanager Takeaway.com: “In de 4 maanden durende pilot luisterde Shifter goed naar onze wensen. Daar werd niet meteen ja en amen op gezegd, maar werd er gekeken naar wat er mogelijk is en wat niet. Er werd echt met ons meegedacht. Wij kijken uit naar de samenwerking met Shifter om onze dienstverlening naar consumenten, restaurants én onze bezorgers verder te verbeteren. ”

Takeaway.com is natuurlijk dé specialist op het gebied van maaltijdbezorging. Het bedrijf werkt met restaurants die zelf de bezorging regelen en heeft daarnaast sinds 2016 ook bezorgers in dienst voor restaurants zonder eigen bezorgservice. De bezorgers van Takeaway.com zijn actief in tien Europese landen. Bovendien groeit deze dienstverlening in een snel tempo. Takeaway.com zorgt ervoor dat haar bezorgers, die in loondienst zijn, goed verzekerd rondrijden. Het bedrijf regelt daarnaast o.a. elektrische fietsen, kleding en rugtassen voor het bezorgteam.

En daar komt de software van Shifter goed bij te pas! Shifter gaat Takeaway.com helpen de uitgifte van de benodigde items in goede banen te leiden. Met de item-management module van Shifter worden de fietsen, kleding en rugtassen toegewezen aan de bezorgers. Daardoor gaat iedereen met de juiste items op pad en wordt duidelijk geregistreerd wie wat in bezit heeft. Zo worden de voorraad en kosten erg inzichtelijk en kan Takeaway.com goed inschatten hoeveel items er nodig zijn in de toekomst.

Met de samenwerking hebben beide partijen de ambitie uitgesproken om de software in maar liefst 38 Europese steden in te zetten. Zo zijn de bezorgers van Amsterdam tot Krakau verzekerd van een lekkere warme oranje jas.

Hoe de RAI 4000 flexwerkers managet met de Shifter-planningstool
Interview met Kitty Sanders
Coördinator Kwaliteit Flexmanagement van de RAI

Acht jaar geleden zag Kitty Sanders hoe uitzendkrachten in enorme rijen – die reikten tot de garage – stonden om in te checken bij de evenementenlocatie. Alles ging via Excellijsten. Op drukke evenementdagen betekende dit 150 flexwerkers handmatig aanmelden per uur. De RAI maakte een mega inhaalslag door een uniek Hospitality Crew Centre in te richten voor hun uitzendkrachten. De Shifter Flexpool Management Tool zorgde voor meer efficiëntie.

Meer dan 380.000 flexwerkuren bij de RAI

Om je een idee te geven, de RAI draait volgens hun Coördinator Kwaliteit Flexmanagement een ‘lekker dagje’ wanneer er 400 uitzendkrachten rondlopen, bij 700 uitzendkrachten begint het hier en daar ‘te piepen en kraken’ en bij 1000 ingehuurde krachten moeten ze maximaal ‘knallen’. Deze flexwerkers komen via verschillende uitzendbureaus binnen. ‘Want uitzendbureau Link levert studenten die perfect zijn als receptionist en Koksburo2000 levert specialisten voor de keuken,’ legt Kitty uit, en zo zijn er nog een hele hoop andere samenwerkingspartners. In totaal hebben we het over 4000 unieke flexwerkers per jaar, die samen voor de RAI 380.000 werkuren draaien.

Van een garage naar een RAI Hospitality Crew Centre

Acht jaar geleden verliep deze operatie dus langs een garage en door een kelder. Daar werd een naam afgevinkt op een Excellijst waarop de uitzendkracht een geprint kaartje meekreeg met hoe en wat. ‘Als ik zie waar we vandaan komen, is dit een enorme stap. Je kon niet met meerdere medewerkers tegelijk in Excel werken, vandaar die rijen. Nu staan we met zijn tienen in het Hospitality Crew Centre wat speciaal is ingericht voor onze flexwerkers. De één deelt kleding uit, de ander checkt ze in en we bieden onze mensen goeie koffie en lunch. Op hun pasje staat waar ze moeten zijn, wat hun functie is en van welk uitzendbureau ze komen. Iedereen moet weten wat er van ze wordt verwacht en waar ze naartoe moeten. Doordat het verzamelen van deze informatie automatisch verloopt via de Shifter tool, hebben wij veel meer tijd voor de flexwerkers,’ vertelt Kitty.

Elke Shift Leader beoordeelt dagelijks zo’n 20 tot 50 uitzendkrachten

Flexwerkers zijn inmiddels buitengewoon belangrijk voor de Amsterdamse evenementenlocatie. Negen van de tien keer dat een bezoeker in aanraking komt met een RAI medewerker is het een uitzendkracht. Daardoor is de beoordelingsfunctie van de Shifter tool misschien nog wel de belangrijkste. Dagelijks evalueert elke Shift Leader zo’n 20 tot 50 uitzendkrachten. ‘Wij wilden deze mogelijkheid toevoegen aan onze Shifter applicatie om er achter te komen hoe onze uitzendkrachten functioneren. Dit werd meteen opgepakt door Shifter, ze denken altijd in mogelijkheden. Van iedereen die zich aanmeldt, wordt nu een foto gemaakt, op basis daarvan beoordelen onze Shift Leaders ze met een cijfer. Vaak wordt er ook nog een regel feedback toegevoegd, zodat uitzendbureaus weten waarom dat cijfer is gegeven en rekening kunnen houden met onze wensen,’ zegt Kitty. In het begin bleek het best een gedoe om dit erin te krijgen bij de medewerkers, het kost extra tijd, maar inmiddels hebben ze door wat belang is en wordt zelfs gepraat over een uitgebreidere versie.

Zie ook het eerder verschenen artikel:  Bigdata geeft RAI Amsterdam meer grip op flexmix

Wat Shifter voor jou kan doen

Wil jij net als de RAI efficiënter en professioneler werken? Neem dan contact op met Shifter.

Paprika’s. Mango’s. Avocado’s. Elk element van het productieproces en de benodigdheden om ze succesvol te telen is inmiddels bekend bij Shifter. En wat blijkt? Door naast de inkoop en het logistieke proces ook naar de tweede grootste kostenpost te kijken: de personeelskosten, kan er met een personeelsplanning tool 10% aan kosten worden bespaard binnen de voedingsmiddelenindustrie.

Wie overziet de Excel-sheet nog?

Excel heeft iets weg van een duizenddingendoekje; je kunt er van alles mee, maar als je het niet opschoont, is het een bron van infecties en problemen. Het kost uren om inzichtelijk te krijgen hoeveel personeel je nodig hebt per shift en hoeveel uur er ingekocht moet worden bij een uitzendbureau. En dit alles heeft haast, want hé die paprika’s zijn kort houdbaar.

Een goede planner kan hiermee uit de voeten. Maar wanneer deze planner wegvalt, heb je direct een enorm probleem. Door gebruik te maken van een planningstool hebben zowel managers, planner, personeel en uitzendbureaus inzicht in het rooster. De medewerkers vullen in wanneer ze wel of niet beschikbaar zijn, het uitzendbureau kan ruim van tevoren op zoek naar krachten voor openstaande diensten. Zo heb je alle variabelen die jouw topplanner normaal gesproken alleen in z’n hoofd heeft op één toegankelijke plek staan.

Die paprika moet op de barbecue

Wie in de voedingsmiddelenindustrie werkt, weet hoe seizoensgebonden je bent. Een paprika is populair op de barbecue, dus rijden er wagens vol richting de supermarkt tijdens een hittegolf, dat kan geen dag wachten. Hier valt lastiger op in te spelen waardoor je soms zoveel overuren klokt dat een lading groente of fruit niet langer winstgevend is. Of je je hebt teveel uitzendkrachten op de vloer staan waarvoor geen werk is, omdat er minder te sorteren of in te pakken valt dan verwacht.

Natuurlijk kan een planningstool dit niet volledig voorkomen, wat je wel ontdekt is wie er extreem goed is in z’n werk en dus hartstikke efficiënt is. Ploegleiders geven elke uitzendkracht een korte beoordeling na een werkdag. Al snel kun je in de planningstool zien wie waar het beste tot zijn recht komt. Maar ook: Hoe snel is iemand? Hoeveel kost deze kracht? Hoeveel ervaring heeft hij of zij? En dit scheelt in de personeelskosten.

De uitzendkracht die je wel wilt, maar niet hebt

Goede uitzendkrachten zijn steeds moeilijker te vinden. Veel medewerkers komen uit Roemenië of Polen en vinden onderweg in Duitsland al werk. Dat is vervelend, want je hebt ze wel nodig. Door een planningstool ben je zo voorspelbaar mogelijk, en die zekerheid helpt om uitzendkrachten aan je te binden. Helemaal als je in een regio zit waar tientallen telers naast elkaar gevestigd zijn en ze dus zo ander werk hebben.

Wat kan Shifter voor jou doen?

Wil je de personeelskosten van jouw bedrijf omlaag brengen en een efficiëntieslag maken? Neem dan contact op met Shifter.

Wat is de GDPR?

De General Data Protection Regulation (GDPR) of de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is de nieuwe wetgeving ontworpen en bedoeld om data van individuen beter te beschermen. Meer info is hier te vinden. De wet is van kracht gegaan op 25 mei 2018.

Wat doet Shifter met de GDPR?     

Met personeelsplanning software heb je te maken met veel persoongegevens. Omdat we veel geven om de privacy van onze klanten zijn we druk bezig geweest GDPR conform te worden voor de deadline van 25 mei 2018. We hebben intern een team opgesteld en hebben externe experts geraadpleegd. Uiteraard is het belangrijk voor Shifter om in overeenstemming te zijn met internationale wetten. Lees meer over ons beleid op onze Privacy pagina

Onze GDPR Roadmap

• • Opzetten van een intern team toegewijd aan de GDPR en contacten leggen met een extern team van Experts – COMPLEET
  • Uitgebreid onderzoek voeren naar de gebieden van ons product en onderneming die Impact voelen van de GDPR (Payrolling, systeem en marketing) – COMPLEET
  • Het updaten van onze cookie melding en privacy overeenkomst –COMPLEET
  • Het opstellen van onze eigen data verwerkingsovereenkomst – COMPLEET
  • Het aanvragen van verwerkersovereenkomsten bij partijen waarmee we samenwerken – COMPLEET
  • Alle veranderingen doorvoeren – COMPLEET
  • Audit aanvragen en GDPR keurmerk verdienen- In progressie

   Belangrijk om te weten voor onze huidige klanten: 

Bij vragen omtrend de GDPR en onze samenwerking kun je altijd even contact opnemen.

VanMoof fietsen is groot gegroeid met Shifter. Het Amsterdamse bedrijf dat in 2009 werd opgericht, is in de laatste drie jaar uitgegroeid van 20 medewerkers naar een team van 140 man. Op al hun locaties – en dat zijn er inmiddels nogal wat:  Amsterdam, New York, Tokyo, Berlijn, Parijs, San Francisco en Londen – zetten ze Shifter in voor het inplannen van hun flexwerkers en de payrolling. Die opgeslagen data maakt dat ze de resultaten van al hun winkels kunnen vergelijken en per locatie van elkaar kunnen leren.

VanMoof ontwikkelt fietsen vanaf het eerste schroefje

Met VanMoof heeft medeoprichter Taco Carlier een digital native virtual brand opgezet: een merk dat de hele productieketen zelf oppakt. De montage van elk schroefje, de ontwikkeling van elke fiets én elk winkelconcept komt uit hun koker. De winkelmedewerkers functioneren als de tentakels van hun productontwerpers. Een essentiële rol binnen het bedrijf, want dit zijn de mensen die de klanten spreken.

Data-analyse creëert een optimaal functionerende winkel

Door de cijfers van de Shifter Flexpool Management Tool te analyseren, achterhalen ze hoe ze hun winkels en hun medewerkers optimaal kunnen laten functioneren. ‘Met de Shifter tool bepalen we de bezetting,’ legt Taco uit. ‘Als er op een locatie twee keer zoveel mensen nodig zijn voor het behalen van dezelfde omzet wil je weten waar dat aan ligt. Hebben de klanten andere eisen? Gaat de verkoop te traag? Het kan ook zo zijn dat ze in New York een half uur langer contact hebben met een klant dan in Amsterdam, maar wel 10% meer sales draaien. Dit kunnen we allemaal meten met Shifter.’

‘Met de elektrische fiets gaan we een grote stap maken’

De volgende stap is het bouwen van één overkoepelend systeem dat uitgerold kan worden over alle winkels. Een plan dat hoognodig is als je je bedenkt dat 48% van de Amsterdammers zich het liefst voortbeweegt op de fiets, en dat VanMoof zich de komende jaren ook nog richt op de elektrische fiets. ‘In Amsterdam is het een snel vervoersmiddel, milieuvriendelijk en handig. In andere landen wordt dit idee nu overgenomen, maar in steden als New York is het warm en heb je heuvels. Daarom denken we met de elektrische fiets nog een grote stap kunnen maken.’

‘Shifter is het slimste bedrijf binnen online planning en urenregistratie’

Bij dat opschalen past Shifter. Want weet Taco inmiddels: ‘Of je nou 140 man in dienst hebt of 5000 hun tool blijft werken. Sowieso vind ik dat ze het slimste bedrijf binnen online planning en urenregistratie.’

Je huidige personeelsplanning software past eigenlijk al een tijdje niet meer bij je bedrijf. Of je hebt het eerder nooit nodig gehad. Hier en daar trekt een medewerker aan de bel, want minder gedoe is gewoon fijn. Alleen hoe weet je zeker dat de persooneelplanning software die je wil aanschaffen alles heeft wat jullie nodig hebben op de werkvloer? Met deze vijf tips kom je een heel eind.

Tip 1: Betrek de juiste partijen bij de beslissing 

De wensenlijstjes kunnen sterk van elkaar verschillen, maar het is zeer zinvol om al die wensen mee te laten wegen. Je planning manager, hoofd productie en controller moeten zeker rond de tafel. De HR-afdeling kan je vertellen wat het personeel nodig heeft. Vaak is er behoefte aan meer vrijheid en transparantie, dus invloed op de planning, onderling diensten ruilen of meer inzicht in het opnemen van vrije dagen. Maar, als je de juiste afwegingen maakt, kan een goed planningspakket nog veel meer opleveren dan alleen en goed rooster.

Door samen in kaart te brengen wat de personeelsplanning software moet oplossen en te inventariseren welke tools al aanwezig zijn, voorkom je teleurstellingen achteraf.

Zoals een duidelijk beeld van de uitdagingen en wensen? Welke nieuwe inzichten moet het pakket opleveren naar de ontwikkeling van een rooster? Wie doet de planning nu? Willen we dit zo houden? Begin na de inventarisatie in ieder geval met het installeren van een definitief projectteam. Stel een plan van aanpak beschikbaar en laat hem vooral toetsen op haalbaarheid. Op die manier is iedereen betrokken bij het proces, zijn doelen afgestemd en zijn de verwachtingen gecommuniceerd en realistisch.

Tip 2: Hoe ziet je personeelsbestand er over 5 jaar uit? 

Zodra 30 tot 50 procent van je personeel bestaat uit flexwerkers is het handig om een pakket te kiezen dat hier tegen bestand is. Helemaal als je planning lastig valt te forecasten, omdat orders enorm kunnen verschillen. In zo’n geval is bijvoorbeeld een oplossing waarmee ook partners als uitzendbureaus overweg kunnen heel handig. Een centraal systeem dus. Maar eerst moeten er vragen gesteld worden om tot het juiste softwarepakket te komen.

Hoe ziet het bestand er in de toekomst uit? Meer flex? Wat betekent dat voor de toekomstige planner? Meer afstemmen met ZZP, flex, uitzendkracht? Wat betekent dit voor de invulling van bijvoorbeeld de planning?

U plant nu decentraal. Bijvoorbeeld elk afdelingshoofd in een eigen excel, is dat iets om zo te houden of is het efficiënter straks centraal de planning te organiseren en wat betekent dat voor uw organisatie? Er is bijvoorbeeld iemand die deze taak kan vervullen?

Al deze vragen ondersteunen de uitwerking van het plan van aanpak. Geeft richting in het selecteren van het juiste en meest duurzame softwarepakket. Stel daarom zo vroeg mogelijk een projectteam samen en zorg dat er consensus is over de voorwaarden en eisen van het pakket. Dan kan je door naar de volgende stap.

Tip 3: Zoek de juiste partner

Het opstellen van de wensen en eisen van het nieuwe systeem kost meestal de meeste tijd. Hulp van een externe consultant is meestal geen overbodige luxe. Naast de systeemeisen (de softwar zelf) is het ook goed na te denken  met wat voor partij u samen wilt werken bijvoorbeeld een grote of juist een kleinere partij?

Kies een organisatie die snel kan schakelen en de nieuwste ontwikkelingen makkelijk implementeert. Kleine bedrijven zijn vaak innovatief, wendbaar, en het contact is meestal persoonlijker. Kortom zoek je een software leverancier of juist een partner die met u mee kunt denken?

Tip 4: Past de visie van jouw bedrijf bij die van je partner? 

Personeelsplanning software gaat vaak zo’n acht jaar mee. Kijk verder dan alleen wat je nu wil en vraag je af of de visie van je softwarepartner aansluit bij je strategie. Niet alleen in de huidige situatie, kijk ook naar de toekomst en dus je toekomstig personeelbestand. Wat zijn hun ideeën over flexibiliteit en transparantie binnen de planningssoftware?

Tip 5: Bekijk of het de investering waard is 

De meeste personeelsplanning software neem je af in een lopend contract van een of twee jaar, maar voor de licentie betaal je maandelijks een bedrag per medewerker per maand. Vraag daarom voordat je een beslissing neemt om een heldere ROI berekening, zodat direct inzichtelijk wordt of de investering rendabel is. Het moet immer iets wel van toegevoegde waarde zijn.