Category

Blog

Digitalisering maakt het verschil in Payroll – Flexmarkt 2017

By | Blog | No Comments

Uitzendbedrijven die nog werkbriefjes overtikken zijn verleden tijd! Intermediairs hebben een hoop te winnen bij digitalisering. Ontdek wat de voorlopers in de verloningsbranche te zeggen hebben om uw bedrijf te helpen in dit GRATIS artikel!
Zeg je voorlopers in de verloningsbranche dan denk je natuurlijk aan Shifter, dus komt de visie van Shifter CEO Gijs-Jan van het Kaar uitgebreid aan bod.

Artikel is geschreven door onze vrienden van Flexmarkt. Neem ook eens een kijkje op https://www.flexmarkt.nl/.

Klik hier en ontdek het artikel.

3 tips waarmee je het tekort aan uitzendkrachten binnen je bedrijf snel oplost

By | Blog | No Comments

Het tekort aan uitzendkrachten is een heus ding in Nederland. Overal blijven vacatures liggen waar flexwerkers voor nodig zijn. Op zich niks mis mee, onze economie is gewoon aan het groeien. Alleen zorgt die enorme vraag er wel voor dat het lastiger is om de écht goeie krachten te vinden en te houden. Lastiger, maar zeker niet onmogelijk.

Het is vooral de logistieke sector die handen mist, of eigenlijk chauffeurs. Een belangrijk onderdeel van de groeiende economie is online winkelen. Met als gevolg dat al die pakketten naar de voordeur moeten. Dit is dan één voorbeeld, maar het geldt voor bijna alle sectoren. Hoe los jij het tekort aan uitzendkrachten nou op voor jullie bedrijf? Een aantal tips die je op weg kunnen helpen.

Tip 1: Geef uitzendbureaus toegang tot jouw rooster

Maak het uitzendbureaus makkelijk om de juiste mensen bij jou neer te zetten. Door ze toegang te geven tot de online tool waarmee jij roosters maakt, weten ze precies welke flexwerker waar nodig is. En op die manier kunnen ze ook al een stuk eerder beginnen met zoeken. Uitzendbureaus als Randstad en Mise en Place werken al in de roosters van hun klanten met de Shifter tool, die helpt bij het inplannen, inzetten, beoordelen en uitbetalen van flexwerkers.

Tip 2: Verzamel data & selecteer de beste uitzendkrachten

Op een overvolle werkvloer met 1200 uitzendkrachten is het lastig om bij te houden of iemand ook echt naar behoren presteert. En het is logisch dat er geen tijd is om aan de lopende band evaluatiegesprekken te voeren. Big data lost dit op. In plaats van periodiek veel tijd te besteden aan je uitzendkrachten, geef je vaker een klein beetje aandacht door middel van een score van 0 tot 10. Leg de gegevens vast en er ontstaan vanzelf patronen die vele vragen beantwoorden. Na acht diensten kun je al concluderen wie je wil belonen en wie je beter kunt laten gaan. Ook ontdek je vanzelf welk uitzendbureau de beste mensen naar je toestuurt.

Tip 3: Zorg voor de juiste mindset

Wil je de uitzendkrachten die je wél hebt optimaal inzetten? Zorg dan voor de juiste mindset. Want iemand die zich fijn voelt en weet dat de werkgever blij is dat hij of zij er is, werkt harder. Maar juist bij flexibele medewerkers is er minder tijd om die mindset goed te krijgen. Toch loont het de moeite daar energie in te steken. Hoe het precies zit met die mindset leggen de neurowetenschappen ons uit. Wil je meer binding en meer ijver? Een prettige entree en een werkomgeving die er goed uitziet, zorgen hiervoor. Wil je meer alertheid, Creëer dan deadlines.

Maak roosters makkelijker met de Shifter tool

Het inplannen van medewerkers kan knap lastig zijn, als je werkt met een groep flexwerkers. Om nou niet het gevoel te hebben dat je elke week, of maand, een puzzel van duizend stukjes aan het leggen bent, is er de Shifter tool. Die helpt bij het inplannen, inzetten, beoordelen en uitbetalen van flexwerkers. Benieuwd wat Shifter voor je bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op of vraag gelijk een demo aan.

 

 

Zo kunt u uw personeel vanuit de kern motiveren

By | Blog | No Comments

De mindset van de medewerkers is zeer belangrijk voor een bedrijf. Juist bij flexibeler werkende medewerkers heeft u minder tijd om deze goed te krijgen. Hoe zorgt u er zoor dat ze zich echt inzetten voor uw bedrijf?

De neuro-wetenschappen staan u bij. Wij mensen zijn evolutionair uitgerust om ons gedrag aan een veranderende situatie aan te passen. Soms zijn we een lover, soms een fighter. Soms een jager, soms een kuddedier. Ons brein past zich hieraan feilloos aan. Het brein doet dit  door specifieke stofjes uit te scheiden. Die stofjes promoten bepaalde soorten gedrag, en ze beinvloeden ook de gemoedstoestand.

Drie van deze stofjes zijn erg nuttig om in de gaten te houden in werksituaties, u zult wellicht al eens van ze gehoord hebben. Hieronder hun namen en werking:

 

  • Bied mensen wat warmte en geborgenheid. Dit verhoogt Oxytocine; dit veroorzaakt gul gedrag (naar klanten, naar collega’s en naar jou) Mensen worden er een teamspeler van. Ze zullen zich ook veiliger en geborgener voelen, en zullen zich meer aan je willen binden.
  • Plaats het team en haar leden op een voetstuk. Dit verhoogt Serotonine; dit veroorzaakt ijverig gedrag en iedereen zal harder voor het team willen werken. Maar iedereen zal ook veeleisender worden. Serotonine zorgt dat mensen zichzelf de moeite waard vinden. Ze gaan zelf meer moeite doen, maar verwachten die ook van u.
  • Creëer een dreiging. (Deadlines worden veel gebruikt.) Dit verhoogt Cortisol. Dit stofje is eigenlijk voor prooidiersituaties en je wordt er heel alert van. Sommige mensen kunnen niet zonder. Maar wanneer je erg alert bent kun je je niet op 1 ding concentreren en teveel alertheid wordt stress.

 

Nu de so-what. Denk eens na over de omgeving die je zelf creeert. Wil je meer binding van mensen, meer ijver? Zorg dat de entre en de leefruimte van de medewerkers er goed uit zien. Dat ze met waardering verwerkomd worden. Dat ze zien dat hun presteren met interesse gevolgd wordt.

Wil je meer alertheid? Creeer deadlines.

Hoe vaak schrijft uw organisatie dezelfde inleen uren over?

By | Blog | No Comments

Uw planning en tijdsregistratie is wellicht al volledig geautomatiseerd voor uw vaste medewerkers. Dat scheelt veel tijd en geld voor de verwerking van hun uren.
Voor de uitzendkrachten ligt dit waarschijnlijk anders. Inleenuren worden vaak meerdere keren opnieuw in excelbestanden en op de mail over genomen.
Dit gaat telkens handmatig, gaat vaak mis en kost veel tijd en geld.

Welke stappen neemt uw organisatie op dit moment nog handmatig?

Het proces begint bij het het afdelingshoofd. Die maakt een lijst van de verwachting van de inleen die hij nodig heeft. Dit stuurt hij naar de de flexcoördinator.

De flexcoördinator moet tijd steken in het verzamelen van de verwachtingen van de verschillende afdelingshoofden. De coordinator verzamelt de verwachtingen in 1 lijst en maakt een nieuw lijstje per uitzendbureau. Met de hand.

Elk uitzendbureau ontvangt de aanvragen van de flexcoördinator. De intercedenten vullen de posities en maken hier een lijst van.

Hierna ontvangt de flexcoördinator de namen van de uitzendbureau’s. Deze gaan weer op een grote lijst, om deze weer te verdelen naar elk van de afdelingshoofden. De flexcoördinator moet er continu tussen zitten.

Nu kunnen de uitzendkrachten aan het werk, maar we zitten pas op de helft.

Zodra de uitzendkrachten gewerkt hebben, moet op elke afdeling per uitzendkracht gekeken worden hoeveel uur er is gewerkt. Dit moet aan de uitzendbureaus geleverd worden, vaak via een portal die vooral voor het uitzendbureau handig is.

Uiteindelijk ontvangt u de facturen, en is het aan u om deze te controleren met de op de vloer geregistreerde uren. Had u die goed bewaard?

Omslag in het proces

Eigenlijk wil je dit anders doen. Wanneer iedereen in hetzelfde systeem werkt hoeft niemand meer iets over te typen. Controle gaat vrijwel automatisch en de hele keten wordt een stuk sneller.

Uw afdelingshoofd hoeft niet meer een week van tevoren zijn definitieve aantal door te geven. Er hoeven veel minder last-minute wijzigingen door de keten. Uw organisatie zal uren vrij spelen die niet meer aan de controle van gewerkte uren besteed hoeven worden, maar aan de kwaliteit van de mensen.

Flexmix: de ideale samenstelling voor uw piekmomenten

By | Blog | No Comments

Bij het samenstellen van het personeelsteam maakt u onder andere gebruik van oproepkrachten en uitzendkrachten. Het is niet altijd nodig om uitzendkrachten vast in te zetten, waardoor oproepkrachten een effectievere keuze zijn. Daar staat tegenover dat uitzendkrachten u kunnen helpen op momenten dat u ruim vooraf weet wat u aan personeel nodig heeft.

Inspelen op de soort flexibiliteitsvraag

Er zijn binnen de flexmix drie scenario’s waarin u uw arbeidskrachten kunt inzetten:

1. Specifieke evenementen

Dit zijn evenementen zoals de Huishoudbeurs, bij u in het hotel, bij een huwelijk of bijvoorbeeld Valentijnsdag als u een bloembinder bent. Dit zijn scenario’s waarin u net even die extra arbeidskracht kunt gebruiken, maar niet altijd behoefte heeft om hier iemand vast voor aan te nemen. Het gaat hier om een tijdelijke piek van één of meerdere dagen. Oproepkrachten zijn de juiste keuze bij deze pieken, waar uitzendkrachten juist vooral voor ‘piek en ziek’ kunnen worden ingezet.

2. Seizoensinvloeden

Seizoensinvloeden bepalen hoeveel en welk personeel u gedurende deze periode inzet. In de horeca zitten de terrassen in de maanden mei, juni, juli en augustus vol, terwijl de hoogtijdagen voor restaurants juist in november en december plaatsvinden. Het is van groot belang om mensen op basis van seizoensinvloeden te schuiven om de juiste flexibiliteit te bieden. Het is mogelijk om de uitzendkrachten per maand meer of minder uren in te zetten, en tegelijkertijd een gelijk salaris te bieden dat het gemiddelde biedt van het aantal uren dat een arbeidskracht per maand wordt ingezet.

In dit scenario kan een medewerker in november en december 40 uur per week werken, terwijl zij in de daaropvolgende maanden 10 uur per week werken. Dit leidt tot een gemiddelde van bijvoorbeeld 20 uur per week, waar het maandsalaris uiteindelijk op wordt gebaseerd.

Het is bij seizoensinvloeden ook mogelijk om uw personeel tussen afdelingen te schuiven. Het personeel dat normaal gesproken binnen in het café een shift draait kan gedurende de zomermaanden ook op het terras worden ingezet.

3. Onvoorspelbaarheid van het dagelijks leven.

Op sommige dagen kunnen de bestellingen binnen de logistiek pieken. Hier bereiden de meeste logistieke bedrijven zich uitstekend op voor. Door de onvoorspelbaarheid van het dagelijks leven, zoals weersinvloeden, het verkeer of ziek personeel, is het mogelijk om deze tekortkomingen op te vangen. Hier is een duidelijke dagsturing voor nodig, omdat dit niet vooraf is aangekondigd. Door gebruik te maken van systeemautomatisering wordt dankzij het snelle schakelen ook deze laatste onzekerheid opgevangen.

Los uw onzekerheid op

Het inzetten van oproepkrachten en uitzendkrachten komt samen in een ideale flexmix. In november en december worden veel uitzendkrachten ingezet, vaak wordt er op het laatste moment naar het uitzendbureau gebeld om deze arbeidskrachten aan te trekken tijdens een piek.

Hiermee wordt deze constructie misbruikt, omdat dit de arbeidskrachten niet toestaat om de juiste ervaring op te bouwen. Bovendien hebben zij weinig zekerheid over het aantal arbeidsuren en de duur van het contract. En deze onzekerheid waait ook over naar uw eigen onderneming. Zorg voor een commitment van beide kanten, om deze onzekerheid op te lossen. Zo worden de investeringen in tijdelijke arbeidskrachten omgezet in een betere groei van de onderneming.

Los uw onzekerheid niet op door puur in te kopen wanneer het nodig is. Breng goed in kaart wanneer de piekmomenten in het jaar voor uw bedrijf spelen en bepaal op basis daarvan uw behoefte aan extra arbeidskrachten.

De ideale planner: maak de switch

By | Blog | No Comments

Tot enkele jaren geleden was het gebruikelijk om als planner de papieren en elektronische toezeggingen van arbeidskrachten te verzamelen, samen te stellen en te plannen. Vandaag de dag zijn er voldoende effectieve middelen om als planner de switch te maken naar coördinator. Dit biedt een beter overzicht binnen het eigen werk en zorgt dat de onderneming op ieder moment voldoende personeel beschikbaar heeft en er nooit te veel personeel rondloopt.

De eigen ervaring, de inspanning en het avondwerk van de planner heeft altijd voor de juiste planning gezorgd. Binnen de productieplanning verzamelt de planner alle opgegeven werktijden en schakelt op juiste wijze om te zorgen dat het benodigde personeel op een ideale manier kan worden vervuld. Deze strategie moet niet de gebruikelijke werkwijze van de planner worden, het moet de kern van de totale planmachine zijn.

Maak de switch naar effectieve automatisering

Het gebruik van een communicatieplatform en automatisering helpt om een beter overzicht van de totale planning te krijgen. Medewerkers die plotseling toch komende woensdag kunnen werken kunnen op deze manier eenvoudig worden ingepland. En voor uren waar op dat moment nog geen personeel beschikbaar is, wordt het mogelijk om via een directe koppeling met het uitzendbureau op het laatste moment toch nog extra arbeidskrachten aan te trekken.

Als planner maakt u hiermee de schakeling naar coördinator in plaats van planner. Het gaat niet langer om het inplannen van de juiste uren, maar om het overzien van alle arbeidskrachten die op tijd hun beschikbare uren aangeven. Vervolgens lost de automatisering de rest op, want deze kan op basis van de ingegeven beschikbare werktijden eenvoudig zorgen voor voldoende aanwezige arbeidskrachten. U gaat zo beter kijken naar onderdelen waar menselijke actie voor nodig is, in plaats het vervullen van de rol als schakel binnen de totale planmachine.

Begin een nieuwe rol als coördinator

Deze nieuwe kern van werken biedt u als planner de mogelijkheid om deadlines los te laten: deadlines bij het personeel om werktijden in te sturen, deadlines binnen de operatie zelf en deadlines bij het uitzendbureau voor extra arbeidskrachten. Dit biedt voldoende ruimte om op tijd te beginnen met het coördineren van de werkplanning, zodat er altijd voldoende arbeidskrachten aanwezig zijn en er ook niet te veel arbeidskrachten tegelijkertijd rondlopen

Een eigen flexpool opzetten: oproepcontract of payroll?

By | Blog | No Comments

Bij het opzetten van een eigen flexpool heeft u twee logische keuzes: het oproepcontract of een payrollconstructie. Maar welke is nu het meest interessant voor uw bedrijf?

Het is voor werkgevers mogelijk om, op basis van de afspraken over de gewerkte uren die met het uitzendbureau zijn gemaakt, kosteloos een uitzendkracht over te nemen. Dit biedt diverse financiële voordelen voor uw organisatie. Zodra het aantal uur bereikt is, kunt u door middel van een oproepcontract of payrollconstructie een uitzendkracht verder inzetten.

Het gebruik van een oproepcontract of payrollconstructie wordt al door een groot aantal bedrijven gehanteerd. Maar wat biedt nu echt de meeste voordelen voor uw bedrijf?

De belangrijkste voordelen van een oproepcontract

Als u een oproepcontract gebruikt voor uw uitzendkrachten dan kunt u rekenen op de volgende voordelen:

  • U kunt besparen omdat u hierbij uitsluitend het loon en loonkosten hoeft te betalen en niet te maken krijgt met een omrekenfactor;
  • U kunt de exclusiviteit en flexibiliteit van de uitzendkrachten blijven benutten;
  • U kunt zelf de beschikbaarheid beheren, waarbij het altijd noodzaak is dat u een duidelijk overzicht behoudt;
  • U kunt uitzendkrachten die waarde hechten aan flexibiliteit en vrijheid de juiste voordelen in het contract bieden.

Enkele nadelen van een oproepcontract

Bij het gebruik van een oproepcontract krijgt u te maken met de volgende nadelen:

  • U dient rekening te houden met het wettelijke recht voor oproepkrachten dat u bij een vast aantal uur per week over een langere periode (13 weken) te maken krijgt met een arbeidspatroon. Daarmee heeft de oproepkracht recht op de gewerkte uren voor de resterende duur van het contract;
  • Uw HR-afdeling is verantwoordelijk voor de administratie van de oproepkracht en moet ook snel schakelen bij verzuim;
  • U creëert met een oproepcontract onzekerheid bij de oproepkracht, want door de pool aan oproepkrachten is het voor de werknemer onzeker wanneer hij of zij wordt ingezet en hoeveel uur hij of zij wordt ingezet. Zij kunnen dus moeilijk inschatten hoeveel zij per week of per maand werken en welk salaris zij ontvangen.

De mogelijkheden van een payrollconstructie [juridisch beheer]

Bij het inzetten van oproepkrachten kunt u een payrollconstructie opzetten. In dit geval moet u rekening houden met de volgende factoren:

  • U combineert de flexibiliteit van een uitzendkracht met de zekerheid en betrokkenheid van een vaste medewerker in uw bedrijf;
  • U verlegt het risico van bijvoorbeeld verzuim bij de payrollorganisatie, evenals de verantwoordelijkheid voor het digitale archief en de contracten. Bovendien kan een payrollorganisatie u adviseren bij het samenstellen van de contracten voor uitzendkrachten;
  • U behoudt de fasenvoordelen van de uitzendkrachten:
    • Een termijn van 78 gewerkte weken (weken waarin niet is gewerkt tellen niet mee);
    • Een termijn van 4 jaar in totaal bij bijvoorbeeld 6 contracten van 8 maanden;
    • Het vast in dienst nemen van een uitzendkracht na 5,5 jaar.

 

Bigdata geeft RAI Amsterdam meer grip op flexmix

By | Blog | No Comments

Lees hier het hele interview: Big data geeft RAI Amsterdam meer grip op flexmix

Harde cijfers laten aandacht voor flexkrachten groeien

De RAI in Amsterdam benut big data om de samenstelling en kwaliteit van de eigen flexmix te regisseren. Hiervoor is een speciaal systeem ontwikkeld, waar inmiddels de eerste inzichten uitrollen. Waardevol voor performance management en om de aandacht voor de ontwikkeling van flexkrachten te vergroten…

Reflex is het vakblad van de ABU voor zijn leden. Reflex informeert over ontwikkelingen in de flexbranche en biedt inspiratie aan ABU-leden in hun rol als ondernemer én werkgever. De informatie in het blad ondersteunt het management bij de bedrijfsvoering en helpt hen om relevante zaken snel en helder naar de praktijk om te zetten.

Bereik hogere binding met uw uitzendkrachten

By | Blog | No Comments

“We hebben hier 1200 unieke uitzendkrachten over de vloer. We kennen ze niet en we willen ze niet kennen ook.”

Natuurlijk is de bovenstaande opmerking uit zijn context gerukt, maar hij is niet verzonnen. Hij komt van de operationeel manager van een zeer flexibel bedrijf. En hij is niet de enige die er zo over denkt. Bij zulke grote aantallen kost het te veel moeite om iedereen te leren kennen. “we willen ze niet kennen” moet je eigenlijk lezen als “we hebben de mogelijkheden niet.” Die situatie is voor u wellicht herkenbaar.

 

“We zijn wel op zoek naar een manier om de werkhouding van de flexwerkers te verbeteren.”

Deze uitspraak kwam in hetzelfde gesprek langs. De flexibele schil heeft impact op het bedrijfsresultaat. Het is de moeite waard om flexwerkers meer te motiveren. Tot nog toe werd de leverancier aangesproken, zoals je de bakker aanspreekt als je versere broodjes wil. Helaas zijn flexwerkers net mensen. De hoeveelheid aandacht die je ze geeft krijg je in gelijke munt weer terug. Dat kun je niet alleen bij de leverancier neerleggen.

MAAR HOE GEEF JE FLEXWERKERS DE AANDACHT DIE ZE VERDIENEN?

Al na 8 diensten is in groot detail te zien wie van de uitzendkrachten extra aandacht verdienen

Het is niet haalbaar om met 1200 man elk kwartaal een beoordelingsgesprek te houden. Toch moet u inzicht creëren in het functioneren om extra inzet en talent te kunnen belonen en te behouden. Bigdata biedt de oplossing. In plaats van periodiek veel aandacht, geeft u vaker een klein beetje aandacht door middel van een score van 0 tot 10. Leg de gegevens vast en vanzelf ontstaan de patronen die vele vragen beantwoorden.

Extra talent wordt zichtbaar, extra inzet kan beloond worden. De juiste mensen kunnen doorgroeien en de flexwerkers zien dat hun kwaliteit en prestaties opgemerkt worden.

Inleen software toont flexibele toppers

By | Blog | No Comments

Flexibele medewerkers krijgen minder aandacht van HR dan vaste medewerkers. Het is vaak een grote groep en HR heeft beperkte capaciteit. Daarbij werken flexwerkers per definitie minder, waardoor investeringen in tijd en geld in korte tijd terug verdiend moeten worden.

Toch ligt hier een taak voor inleen software, met name bij uitzendkrachten op MBO niveau. Dezen worden vaak via raamovereenkomsten ‘ingekocht’ en kosten allemaal hetzelfde. We doen alsof ze allemaal hetzelfde zijn.

Inleen software kan dit doorbreken. Door efficiënt de inzet en de kunde van de individuele krachten vast te leggen krijgen de krachten ieder een eigen gezicht. Extra kunde of inzet kan zo beloond worden, en de krachten zelf zien dat goed functioneren ook voor henzelf effect boekt (in plaats van alleen het uitzendbureau). Het resultaat is een betere en meer gemotiveerde groep flexwerkers.

INLEEN SOFTWARE KAN ELKE KRACHT SNEL EEN EIGEN GEZICHT GEVEN

De eerste vruchten zijn al zeer snel te plukken. Het gedrag tijdens de eerste 5 diensten blijkt voorspelend voor het verdere functioneren bij de inlener. De krachten die bij aanvang bij de beste 20% van de starters zitten, blijken voor 83% toppers. Dit zijn de krachten waar de inlener naar op zoek is. Investeringen in deze groep zullen zich blijven uitbetalen.

Ook in het andere geval zijn de eerste 5 diensten voorspellend. Iemand die bij de laagst scorende starters zit, is met 90% zekerheid geen ideale match en zal al voor het eind van de inwerkperiode niet meer opgeroepen worden. Het is voor beide partijen waarschijnlijk beter om de aandacht te verleggen.

Goed gebruik van inleen software kan de inhuur van flexibele krachten snel veel doelmatiger maken.