Category

Blog

Een programma van eisen opstellen

By | Blog

Software vergelijken op een slimme manier? Dat doe je aan de hand van een “programma van eisen”, ook wel “pakket van eisen” genoemd. Als softwareleverancier krijgen wij dan ook geregeld de vraag om zo’n programma van eisen (PvE) in te vullen voor potentiële klanten. Soms zijn dit heldere documenten, soms kanjers van vragenlijsten met vaak dubbelzinnige vragen. Om bedrijven te helpen die op zoek zijn naar een nieuw softwarepakket hebben wij dit artikel samengesteld. We leggen uit hoe je softwareleveranciers met elkaar vergelijkt, we bieden een modelversie voor het PvE en we lichten enkele veelvoorkomende valkuilen toe. Zo wordt software vergelijken een stuk gemakkelijker!

Hoe kies je een softwareleverancier?

Bedrijven die op zoek gaan naar nieuwe software merken het al snel: er zijn veel spelers op de markt. Voor personeelsplanning software is dat niet anders. Je kunt natuurlijk gewoon de eerste de beste speler nemen die bovenaan bij Google verschijnt, maar dan heb je niet per se de beste software te pakken. Immers, het is niet zo dat het bedrijf met het beste marketingteam ook automatisch het beste product levert. Bovendien is de keuze van een softwarepakket ook heel erg gebonden aan de specifieke behoeftes van je bedrijf of branche. Beter is het dus om verschillende softwareleveranciers met elkaar te vergelijken.

Op zoek naar interessante leveranciers

Beginnen doe je bij het begin, en dat is in dit geval oppervlakkig research doen naar welke software er op de markt is. Je kunt hiervoor een beroep doen op vergelijkingswebsites of je kunt enkele leveranciers die bij je zoekresultaten verschijnen met elkaar vergelijken. Met de meest veelbelovende leveranciers neem je contact op. Als dat initiële contact ook goed aanvoelt, onderneem je verdere stappen. Je nodigt die leveranciers uit om je Programma van Eisen in te vullen, als onderdeel van een algemeen “Request for Information”.

De MoSCoW-methode

Stel, je hebt enkele leveranciers een PvE laten invullen. Hoe ga je die documenten dan met elkaar vergelijken? De meeste project managers zullen al vertrouwd zijn met de MoSCoW-methode. Hierbij geef je voor elk item op de lijst aan hoe belangrijk het is. Je hebt must haves, should haves, could haves en would haves (ook wel won’t haves). De must haves zijn essentieel. Elke leverancier die niet aan dit verzoek kan voldoen, valt automatisch af. Should haves zijn bijna net zo belangrijk. Het zijn geen regelrechte blockers, maar eigenlijk verwacht je wel dat de nieuwe software dit kan. Could haves worden ook wel eens “nice to haves” genoemd. Het zou superfijn zijn als de software dit kan, maar als dat niet zo is, ook prima. De would haves vallen buiten scope van dit project. Deze eisen zijn helemaal niet zo relevant voor jouw huidige situatie. In principe zou je deze eisen ook meteen kunnen weglaten in je PvE, tenzij je hier met het oog op de toekomst toch al meer informatie over zou willen verkrijgen.

MoSCoW Methode

Punten toekennen en simulatie met case

De traditionele MoSCoW-methode laat je dus toe om in één oogopslag een leverancier te schrappen van je lijstje, als die niet aan de must haves voldoet. Als er toch nog te veel partijen in de running zijn, dan kun je de keuze objectief houden door numerieke scores toe te kennen aan elke vereiste. Should haves en could haves krijgen dan bijvoorbeeld een score van 1 tot 8. De punten van alle eisen waaraan kan voldaan worden (al dan niet met maatwerk), worden bij elkaar opgeteld. Zo heb je een objectief beeld van welke leveranciers het best aan je behoefte kunnen voldoen. De definitieve keuze maak je het beste aan de hand van een case. Je kunt de case door één of meerdere partijen laten uitvoeren. Bij een simulatie merk je meteen of een partij ook effectief geschikt is voor de doelen die je vooropstelde met dit project.

Programma van Eisen: een voorbeeld

Heel wat bedrijven beginnen van nul met het opstellen van het PvE. Dat is nergens voor nodig. Het wiel ga je toch ook niet telkens opnieuw uitvinden? Gebruik liever een modelversie van het programma van eisen. Door het toepassen van de MoSCoW-methode en eventueel het toekennen van punten, is de lijst met eisen toch steeds aangepast aan jouw specifieke behoeftes. Bovendien kun je bij de modelversie ook steeds enkele niet-relevante eisen verwijderen en bedrijfsspecifieke eisen toevoegen. In ieder geval heb je met een modelversie al een goed begin en een mooie template in handen.

Klik hier om de modelversie van ons PvE te ontvangen.

Valkuilen bij het PvE

  • Je verzoeken zijn te vaag: Als je allemaal eisen formuleert waar iedereen “ja” op zegt, heb je achteraf weinig stof tot vergelijking. Een vraag als “Heeft het product een gebruiksvriendelijke interface?” is niet specifiek genoeg.
  • Je verzoeken zijn te specifiek: De projectmanager vraagt aan alle stakeholders input voor de nieuwe tool. Soms wordt daarbij te veel in detail gegaan, alsof men al wil anticiperen op alle mogelijke klachten van gebruikers. Dat is nergens voor nodig. Focus op de kern en laat de kleine fixes voor achteraf.
  • Je behandelt should haves als must haves: Kill you darlings, want niet elke leuke feature is noodzaak. De MoSCoW-methode is een echte balansoefening, dus wees kritisch wanneer je je must haves kiest. Houd daarbij vooral rekening met de reden dat je van software verandert.
  • Je valt in herhaling: Zet nooit meer dan 100 vragen op je PvE, je zal merken dat dit ruim voldoende is. Bij lange lijsten komt vaak veel herhaling voor en dat maakt het vergelijken alleen maar moeilijker. Je loopt immers meer risico om tegenstrijdige antwoorden terug te vinden.
  • Je houdt geen rekening met maatwerk: Het PvE is een vrij eenvoudige checklist, maar wel een die de nodige interpretatie vraagt. Misschien stuit je op software die alles kan, maar wel met maatwerk. En dat kost tijd en geld! Misschien kies je toch beter voor software die wat minder kan, maar wel snel en aan een lagere prijs geïmplenteerd kan worden?

Meer informatie over de Shifter-werkwijze of gewoon benieuwd naar hoe we scoren op jouw Programma van Eisen? Neem contact met ons op!

Gebruik forecasting voor betrouwbare werkroosters!

By | Blog

Het startpunt voor een efficiënte personeelsplanning? Wie vertrouwd is met de Shifter-visie weet dat het antwoord hier “forecasting” luidt. Maar hoe werkt dat nu precies? Een bedrijf heeft natuurlijk geen glazen bol om te voorspellen hoeveel mensen er voor elke shift nodig zijn. In deze blog leggen we uit waarom een goede forecasting tool volgens ons zo belangrijk is en hoe je tot een accurate voorspelling komt. Zo creëer jij binnenkort de meest betrouwbare werkroosters.

Het vertrekpunt: historische data

Het credo van het moderne ondernemerschap? “Meten is weten!” Een goede forecast baseer je dan ook het best op data die je in het verleden verzameld hebt. Hoe meer informatie je hebt, hoe beter je kunt plannen. Bovendien moet je ook rekening houden met de aard van je onderneming. Ben je een producent? Dan link je je personeelsplanning het best aan je logistieke forecast. In je ERP zit al een schat aan informatie! Is je bedrijf een winkel(keten), dan is het interessant om voorspellingen te doen op basis van het aantal verwachte bezoekers. Misschien werken jullie al met een algoritme om het aantal bezoekers tot op het uur te voorspellen (lees hier hoe Tele2 dat doet)? In ieder geval beschik je vaak al over meer gegevens dan je denkt. Een forecasting tool helpt je om op basis van historische data een inschatting te maken van het benodigde aantal diensten.

De sleutel die de werkdruk bepaalt

Je hebt je historische data, je hebt je doelen. Hoe ga je nu inschatten hoeveel mensen je nodig hebt? De data en de doelen vormen eigenlijk de sleutel tot je forecast inzake personeelsplanning. Immers, als je weet hoeveel je wilt produceren en je weet hoeveel je verwacht dat een werknemer produceert op uurbasis, kun je berekenen hoeveel diensten er nodig zijn. Gelukkig bestaat er gespecialiseerde software die ervoor zorgt dat je niet zelf elke keer aan het rekenen moet gaan. Let wel, de gewenste productiviteit is steeds gebaseerd op aannames of op metingen uit het verleden. Een rooster dat 100% betrouwbaar is, bestaat dus niet. Wel geldt: hoe meer historische data je gebruikt voor je sleutel, hoe betrouwbaarder je rooster.

Het planningsproces bestaat uit deze vierdelige cyclus. Bij elke fase worden nieuwe aannames gemaakt en neemt de foutenmarge toe. Wel kun je elke cyclus bijleren voor de volgende keer.

 

Wat met de planner?

Wie stelt dat de rol van een planner volledig verdwijnt wanneer je overschakelt op personeelsplanning software, vergist zich. Een forecasting tool kan wel een indicatie geven van het aantal nodige shifts om de doelstellingen te halen, er moet nog steeds iemand zijn die shifts toewijst en het totale plaatje coördineert. Tussen de theoretische sleutel en de feitelijke planning zit dus nog een stap. Slimme planning software maakt de planningstap wel een stuk eenvoudiger. De planner moet niet zelf gaan rekenen om een inschatting te maken van het aantal nodige shifts. Bij het invullen van shifts moet de planner niet meer zelf op zoek gaan naar contracturen, CAO’s en beschikbaarheid. Alles is eenvoudig terug te vinden. Wanneer de planner een shift wil toewijzen aan een medewerker, krijgt die meteen een voorstel van het systeem. Er is dus nog steeds een puzzel, maar die wordt wel een pak eenvoudiger.

Hier zie je een voorbeeld uit Shifter met forecasting o.b.v. winkelbezoekers. Onderaan staan de shifts die de planner moet toewijzen. Het staafdiagram bovenaan toont hoeveel medewerkers er te veel of te weinig gepland stonden per dag.

 

Realisatie van het rooster

Met behulp van de forecasting tool heb je nu een prima rooster gemaakt. Top! Maar de dag zelf kan er nog van alles veranderen. Denk maar aan een medewerker die niet komt opdagen. Wat nu? Niet alleen maakt sommige software het eenvoudig om een last minute verzoek uit te zetten bij een uitzendbureau, software met een goede forecasting tool kan dit soort ongewenste situaties helpen voorkomen. Teamleiders kunnen in een goed softwaresysteem namelijk ook beoordelingen bijhouden van medewerkers. Zo zullen medewerkers die vaak negatieve beoordelingen krijgen, minder snel ingepland worden, waardoor dit soort situaties zich minder vaak voordoet. Je kunt nooit helemaal zeker zijn, iemand kan bijvoorbeeld onverwacht ziek worden, maar hoe meer data je gebruikt bij je voorspelling en roosterplanning, hoe gestroomlijnder alles verloopt bij de effectieve realisatie ervan.

Op basis van de logistieke forecast die je uit je ERP haalt en de verwachte productiviteit per medewerker, kan Shifter voorspellingen doen over het aantal nodige diensten.

Welke afweging moet je als bedrijf maken?

Bedrijven die zweren bij een groot team van planners en bijvoorbeeld Excel als software gebruiken, maken misschien niet de juiste afweging. Dit lijkt misschien de goedkopere oplossing tegenover het aanschaffen van een “duur” softwarepakket, maar dan houd je nog geen rekening met de shifts waarvoor er te veel of te weinig medewerkers ingeschakeld zijn. Dat kost je als onderneming namelijk ook handenvol geld. Met een goede forecasting tool krijg je niet alleen betrouwbare roosters, maar ook een plaats waar alle relevante data opgeslagen wordt. Zo leer je elke cyclus bij en word je steeds beter in het samenstellen van het ideale werkrooster. Op termijn is forecasting dus geen duur speelgoed, maar een duurzame investering. Door het accuraat bijhouden van al deze gegevens, wordt ook je nacalculatie als producent veel betrouwbaarder. Misschien toch het overwegen waard?

Kan jouw onderneming een slimme forecasting tool gebruiken voor het opstellen van werkroosters? Bij Shifter helpen we je graag met een gratis demo of ROI-calculatie. Contacteer ons vandaag nog!

Chocstar: Waarom kiest dit jonge bedrijf voor payroll?

By | Blog

Vrolijke lampionnetjes in de etalage, vrolijke deuntjes op de radio en een toonbank vol vrolijk versierde stukjes chocolade. Een bezoek aan Chocstar, daar word je dus blij van. Dit leuke plekje op de Hoogte Kadijk in Amsterdam is een beetje van-alles-wat. Dit is een chocoladefabriek, kantoor en winkel in één. Een klein bedrijfje dus, maar eentje dat duidelijk boordevol liefde zit. Onderneemster Annefrid legt uit hoe dit allemaal tot stand is gekomen en waarom ze met een payrollbedrijf samenwerkt. 

Chocstar: een concept om van te smullen

De chocoladereep die het leven van Annefrid veranderd heeft? Die moet ze zo’n tien jaar geleden in Amerika hebben gegeten, tijdens een memorabele roadtrip van oost naar west. Chilipeper, knettersnoep en zout. Dat zijn de smaken die aan de basis liggen van Chocstar. Smaken die Annefrid zelf even vergeten was, tot haar huisgenootje met het idee kwam om zelf een middag chocoladerepen te maken. Zij had namelijk in Finland een chocoladereep met drop gegeten die ze absoluut wilde namaken. En dan was er nog een vriendinnetje die graag speculaas in haar chocoladereep wilde proeven. Resultaat van een middagje kokerellen? Helaas, geen geslaagde chocoladerepen, maar wel het concept voor een eigen zaak. 

Het concept werd geïnspireerd door My Muesli. Zoals je daar je eigen muesli samenstelt, creëer je bij Chocstar je eigen chocoladereep. Dat doet een beetje aan een sprookje van Roald Dahl denken, maar het starten van een eigen zaak bleek allesbehalve een sprookje. Dat werd pijnlijk duidelijk toen Annefrid op zoek ging naar partners voor haar online winkel. Potentiële partners behandelden haar als “weer zo’n trutje die een leuk concept heeft bedacht”.  

Van concept naar succes

Dan maar het heft in eigen handen nemen. Annefrid bestelde online een chocolademachine, die bij levering een “machientje” bleek te zijn. Drie chocoladerepen per keer kon je er mee maken, wat als je ‘s ochtends vroeg opstaat, neerkomt op ongeveer 30 repen per dag. “Tegenwoordig maken we zoveel repen in een halfuur tijd,” lacht Annefrid. 

Maar de aanhouder wint en Chocstar bleek een succesvol concept. Op termijn slaagde Annefrid er dus wel in om partners aan te trekken. Het bedrijf bleef groeien totdat de volgende grote stap zich aanreikte: het aannemen van personeel. Geen gemakkelijke stap, volgens AnnefridUiteindelijk nam zij de beslissing om voor een payrollbedrijf te kiezen.  

Je kunt niet alles zelf weten

Als ondernemer moet je van zoveel dingen afweten. En er komt steeds meer bij. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer clutter en andere dingen erbij komen”. Annefrid ervaart dat het conceptmatige gedeelte van het ondernemen haar sterke kant is. Ze vindt ook dat je als ondernemer niet alles kan weten en dat het dan soms beter is om voor een partner te kiezen die je aanvult. Zeker als het om iets belangrijks zoals personeel gaat. 

Payroll brengt ook financieel voordeel met zich mee

Naast de veelzijdigheid van het ondernemerschap, was er ook een belangrijke financiële reden om te kiezen voor payroll. Chocstar is namelijk volledig opgebouwd met eigen kapitaal. Door die keuze kan het bedrijf minder hard groeien en is het ook kwetsbaar voor bepaalde financiële risico’s. Annefrid legt uit dat je dan moet zorgen dat je je verzekert voor de risico’s die je als onderneming onderuit kunnen halen. Zo kan een zieke werknemer in een kleine onderneming grote impact hebben. “Als een werknemer ziek is, dan wil ik gewoon langs kunnen gaan met een bos bloemen, zonder dat ik me zorgen hoef te maken om het ziekterisico en wat dat als kleine ondernemer financieel met mij doet,” vertelt Annefrid. Zij vindt het dan ook ontzettend belangrijk dat er voor haar mensen gezorgd wordt en dat wanneer haar personeel juridische of administratieve vragen heeft, ze hen zonder zorgen kan doorverwijzen naar Shifter. 

Professioneel gezien is payroll overduidelijk de beste optie voor Annefrid. Zeker omdat haar branche erg te maken heeft met seizoenspieken, is het beter om de administratie van de tijdelijke contracten uit te besteden. “Verloning, vakantiegeld, gewoon alles check! Het enige wat wij hoeven te doen is digitaal de leeftijd van de nieuwe werkkracht en het uurloon doorgeven. De rest wordt gewoon geregeld, dus dat werkt echt heel fijn”. Met minimale effort is de hele administratie piekfijn in orde. En de kosten van de omrekenfactor? “Dat is gewoon het risico op de ziektedekking dat je afkoopt,” vindt Annefrid. 

Vast of flex, payroll of geen payroll?

Na verloop van tijd wil Annefrid wel de “logische” HR-cyclus volgen. Dat betekent dat je de mensen die vast bij je in dienst zijn toch zelf gaat verlonen. Voor de flexibele krachten wegen de voordelen van payroll te zwaar door. Maar vaste werkkrachten die er al jaren bij zijn, die wil je uiteindelijk toch officieel als Chocstar gaan uitbetalen.

Payroll of geen payroll, ieder personeelslid is belangrijk voor Annefrid. Lid van het Chocstar-team word je dus ook als flexkracht niet zomaar. Annefrid vindt het belangrijk dat ze zelf de juiste mensen kan kiezen. Dat is voor haar een groot voordeel van een payrollbedrijf tegenover een uitzendbureau. “Met zo’n klein team kan het ook niet anders,” stelt ze. Het is een bewuste keuze om voor het wervingsproces geen externe partijen te gebruiken. 

Chocstar als voorbeeld voor jonge ondernemers

Het verhaal van Chocstar is heel inspirerend voor jonge ondernemers. Je hoeft je als ondernemer niet slecht te voelen dat je niet van alles af weet, want dat is gewoon niet realistisch. Het belangrijkste is dat je slimme keuzes maakt die passen bij jouw situatie. Als het risico op ziekte bij je personeel je financieel ernstig kan schaden, dan mag het afkopen van dat risico via payroll geen al te moeilijke keuze zijn. Denk goed na of je liever zelf je mensen kiest of als een uitzendbureau je hierbij beter kan helpen. Ken jezelf, bepaal je sterktes en kijk waar je aanvulling kunt gebruiken. En heb je een moeilijk moment? Loop even de Chocstar-winkel binnen in Amsterdam of surf naar www.chocstar.nl, daar word je zo weer vrolijk van! 

Wanneer kun je jezelf een echte Shifteriaan noemen?

By | Blog

Onze 10 milestones

Je hebt je kennismakingslunch met al je collega's achter de kiezen

Je doet een taak die helemaal niet in je functieomschrijving past

Je krijgt een ecosysteem of ander plantje cadeau van je collega's

Je verkiest tijdens de lunch een ouderwetse tosti boven de chique salades op het buffet

Het hele bedrijf zit in je woonkamer

Je spot een felgroene parkiet tijdens een after-lunch wandeling in het Oosterpark

Je brengt een nieuwe klant binnen

Je maakt een mopje over het taalgebruik van je Belgische collega

Je werkt deze week vaker thuis dan op kantoor

Je haalt een dirty chai latte bij een koffietent rond het Oosterpark

Ja hier wil ik werken! Naar de vacaturepagina

Klinkt als een gezellig bedrijf om mee te netwerken. Nodig mij uit voor een kop koffie

Wat met… de toekomst van payroll?

By | Blog

Sinds er sprake is van de WAB, de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans, krijgen we geregeld de vraag van onze payrollklanten of dit nu het einde van payrolling betekent? Logische vraag, want voor veel bedrijven is payroll de ideale oplossing. Denk maar aan bedrijven met een eigen flexpool die niet zelf de (last minute) adminstratie in orde willen brengen. Veel zaakvoerders liggen dus wakker van de WAB en de impact die deze zal hebben op flexibele contracten. En geef toe, zelf uitzoeken wat nu de impact is van zo’n complexe wettekst, daar word je niet blij van …

Balans op de arbeidsmarkt

Het hoofddoel van de WAB is werkgevers aanmoedigen om vaste contracten te geven. Dat wil men bereiken door de regels voor vaste arbeidscontracten soepeler te maken en die voor flexibele contractvormen strikter. Of de WAB effectief de beoogde balans zal bereiken, is nog afwachten. Hoewel men als doel heeft de situatie voor werknemers beter te maken, stellen wij vast dat veel werknemers zelf vragende partij zijn naar meer flexibiliteit. Natuurlijk is het dan mooi meegenomen als flexibele contractvormen betere arbeidsvoorwaarden met zich meebrengen, maar te strikte voorwaarden kunnen werkgevers afschrikken, waardoor er net minder mooie kansen op flexibel werk ontstaan.

Een ding is zeker, de wet komt er opvallend snel na de invoering van de WWZ (Wet Werk en Zekerheid). Die wet ging amper drie jaar geleden van kracht met hetzelfde doel, maar sindsdien is de kloof tussen vast en flex net groter geworden. Garantie op succes is er met de WAB dus niet.

Payroll en de WAB

In de WAB worden er specifiek maatregelen getroffen voor payrollconstructies. Logisch dus dat veel payrollklanten zich zorgen gaan maken. Nochtans hoeft dit niet meteen het einde van payroll te betekenen. Integendeel, met de snel veranderende wetgeving is het misschien interessanter om het administratieve en juridische werkgeverschap uit te besteden.

Een van de belangrijkste veranderingen voor payroll met de WAB is dat payrollmedewerkers recht krijgen op dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers die vast in loondienst zijn. Dat is best een grote wijziging en payroll zal door de WAB duurder worden, maar het betekent niet dat alle voordelen van payroll zomaar verdwijnen. Je goed laten adviseren is zowel met de huidige WWZ als met de nieuwe WAB altijd het belangrijkste.

Wanneer komt de WAB er?

Op 5 februari 2019 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel. Op 19 maart 2019 is er een voorbereidend onderzoek gestart in de Eerste Kamer. Men streeft er vooralsnog naar om de behandeling van het wetsvoorstel af te ronden voor de Kamerwisseling in juni 2019. Wellicht gaat de wet op 1 januari 2020 volledig van kracht, maar ook in 2019 zullen al veranderingen merkbaar zijn.

Professionele balansdagen: een nieuwe generatie van flexibel werken

By | Blog

Las niet alleen balansdagen in voor voeding, maar ook voor werk

Wat zijn balansdagen?

Wie een beetje met gezondheid en gewicht bezig is, is wellicht vertrouwd met het concept van de balansdagen. Af en toe laat je je eens volledig gaan, bijvoorbeeld op een feestje. Omdat je op het feestje geen zin hebt om calorieën te tellen, ga je de dag erna compenseren in de vorm van een “balansdag”. Een dag met gezonde maaltijden en voldoende beweging. Door af en toe een balansdag in te lassen, loop je minder kans op overgewicht en vermijd je de nood aan een (te) streng dieet.

Gezond eten even vergeten… Maar het werk blijft aanwezig

Beeld je nu eens in dat je op zo’n feestje bent. Niemand is bezig met gezond eten, de hele familie zit gezellig te borrelen. Dan is daar de vraag die steeds terugkeert: “Hoe gaat het op je werk?”. De een lacht de vraag weg en geeft een standaard oppervlakkig antwoord. De ander kan het niet laten om een paar frustraties over de baas te uiten. Er wordt niet te diep op ingegaan. Het blijf natuurlijk een feestje. Intussen merk je dat je zwager de hele tijd z’n telefoon zit te controleren. “Misschien komt er een belangrijk mailtje binnen van werk,” legt hij uit bij het zien van je vragende blik. Hoewel je in een ontspannen omgeving bent, is het werk voor niemand echt ver weg …

Halt! Tijd voor een professionele balansdag

Dat zet je aan het denken, toch? Hoewel de balansdag voor voeding al helemaal ingeburgerd is en men het er over eens is dat het goed is voor je gezondheid, is er niemand die “halt!” roept en een balansdag voor het werk inlast. “Daar heb je toch het weekend voor!”, hoor je dan. Misschien wel, maar hoeveel ontspanning haal je eigenlijk uit je weekend? Huishoudelijke taken uitvoeren, afspreken met mensen die je zelden ziet, een bezoekje brengen aan de sportschool, misschien – als je het jezelf gunt – een paar uurtjes bankhangen… Zo’n weekend lijkt wel een baan op zich. Bovendien zijn er maar weinig mensen die helemaal niet aan het werk denken tijdens het weekend. Een beetje stress dat je niet kunt onderdrukken, een nieuw idee dat je echt móet opschrijven voor je het vergeet, een situatie van de afgelopen week die je in je dromen herbeleeft… Herkenbaar, niet? Volgens ons is een doorsnee weekenddag dus niet hetzelfde als een balansdag! 

Het nieuwe werken: tendens naar meer flexibiliteit

Misschien is het tijd om jezelf even wakker te schudden uit die oneindige sleur van werkweek-weekend. Gedaan met jezelf de hele tijd te pushen omdat dat de manier is waarop onze maatschappij is ingericht. Steeds meer bedrijven beseffen dat flexibel werken veel menselijker is dan strakke werkweken. Zo laat je je personeel toe om zelf balansmomenten in te lassen. Flexibele werkuren, goede vakantieregelingen, meer ruimte voor thuiswerk… Het aantal manieren om flexibel werk in de praktijk om te zetten is enorm en blijft toenemen. Deze tendens wordt ook wel “het nieuwe werken” genoemd.

Waarom als werkgever onbeperkt vakantie invoeren?

Onbeperkt vakantie is niet hetzelfde als het hele jaar betaald op het strand van Curaçao liggen. Een geëngageerde werknemer die onbeperkt vakantie heeft zal een maand lang alles geven om een project tot een succes te maken, zonder overuren te tellen. Maar na die intense maand is het project klaar en de energie op. Dan is het fijn als je kunt aangeven dat het nu wél tijd is voor twee weken Curaçao. Zonder openstaande projecten, zonder zorgen.

Met beperkte vakantiedagen ga je meteen rekenen. Twee weken Curaçao, dat is de helft van je vakantie. Maar je wil ook zoals elk jaar naar de Veluwe met je ouders. En in de week tussen kerst en nieuw ga je ook niet in je eentje op kantoor zitten. Oh en je zou ook nog met vrienden wijn gaan proeven in Toscane … Dat rekenen alleen al bezorgt je een hoop stress!

Als werkgever verkies je toch een werknemer met engagement? Iemand die zelf aangeeft wanneer de batterijen leeg zijn? Of heb je liever iemand die dubbel zolang over het project doet? Of erger, iemand die het wel in een maand afwerkt, maar door het gebrek aan flexibiliteit vervolgens een burn-out krijgt? Een tip: als je twijfelt of je je personeel hiermee kunt vertrouwen, twijfel je beter over of je wel de juiste mensen in dienst hebt.

Het moeten niet altijd twee weken zijn

In het voorbeeld hierboven hebben we het meteen over twee weken. Maar we willen natuurlijk het concept “professionele balansdag” introduceren. Het klinkt misschien zweverig, maar een gezond leven, is een leven in balans. En alleen jij kan als persoon aangeven wanneer er nood is aan een balansdag. Jij weet hoeveel je gisteren hebt opgeschept bij het dessertbuffet. Jij weet hoeveel gas je gisteren hebt gegeven om die deadline te halen. Alleen jíj voelt dit. Laat jezelf toe om het te voelen. Laat jezelf toe om je baas te bellen, “sorry vandaag niet”. Of neem een balansuurtje. Ga een keer om vier uur naar huis in plaats van om vijf uur. Kruip lekker vroeg in bed, ga los in de sportschool of ga eens lekker uit eten – jij weet zelf best waar je energie van krijgt. De dag erna ga je weer als een raket. Ja, het is uiteindelijk je baas die de vruchten plukt van dat uurtje dat hij of zij je gegund heeft. De kost van een balansuurtje, balansdag of balansweek weegt altijd minder zwaar dan de kost van een trouwe werknemer die met een burn-out thuis zit.

De juiste mix van flexibiliteit en heldere afspraken maakt van zowel werkgever als werknemer een winnaar. Iets om over na te denken… 

Meer weten over de visie van Shifter over professionele balansdagen? Je kunt ons steeds contacteren.

Meer informatie over onze missie en arbeidsvoorwaarden vind je ook op de “Werken bij Shifter”-pagina.

Payroll: minder duur dan je denkt!

By | Blog

Tijdens onze laatste teammeeting werd er een heel interessante vraag gesteld. Hoe reageer je wanneer iemand zegt dat payroll veel te duur is? Wij weten allemaal dat payroll minder duur is dan het lijkt. Maar een helder antwoord, dat had niemand klaar. De een ging grafiekjes tekenen, de ander ging de voordelen van payroll opnoemen. We staken de koppen bij elkaar en kwamen tot een – volgens ons – helder verhaal.

Je ziet het, we gebruiken toch een paar grafiekjes. Hiermee willen we in de eerste plaats aantonen hoe het bruto-inkomen is opgebouwd. Dat bestaat voor 80% uit het brutosalaris en voor 20% uit vakantiegeld en doorbetaalde vakantiedagen. De belangrijkste les die je hieruit moet trekken is dat de omrekenfactor die je op de payrollofferte ziet, wordt toegepast op het brutosalaris en dus niet op het volledige bruto-inkomen.

Als je het zo bekijkt en we vermendigvuldigen de omrekenfactor (op deze offerte 1,7) met het brutosalaris, dan betaal je, wanneer je samenwerkt met deze payrollpartij, ongeveer 136% van het bruto-inkomen.

Dat is ongeveer gelijk aan het bedrag dat de werkgever betaalt aan loonkosten wanneer die zelf iemand in dienst neemt. Immers, dan betaal je het volledige bruto-inkomen van 100% plus de werkgeverslasten, die ongeveer 35% bedragen. Normaal betaal je als werkgever dus 135% van het bruto-inkomen om iemand in dienst te nemen.

Het grootste misverstand is dat men de omrekenfactor gaat toepassen op het volledige bruto-inkomen. De omrekenfactor wordt net toegepast op het brutosalaris, zo’n 80% van het bruto-inkomen. Als je dan gaat rekenen, besef je dat payroll ongeveer evenveel kost als het bruto-inkomen plus werkgeverslasten.

Gijs-Jan van het Kaar – CFO bij Shifter

Met de grafiekjes willen we tonen dat iemand in dienst nemen via payroll echt niet veel duurder is dan normaal. Een omrekenfactor van 1,7 schrikt veel bedrijven af, maar dat is omdat ze die omrekenfactor verkeerd gaan interpreteren.

Bovendien moet je ook goed nagaan wat er allemaal inclusief is bij het payrollbedrijf waarmee je gaat samenwerken. In een eerdere blogpost wezen we je al op zes belangrijke dingen om op te letten wanneer je een payrollofferte gaat interpreteren. Het kan namelijk zijn dat een hogere omrekenfactor van 1,7 ook wil zeggen dat het risico op ziekteverzuim door de payrollpartij gedekt wordt. Bij horecabedrijven, waar verzuim een groot probleem is, kan dit een cruciaal voordeel zijn, waardoor payroll uiteindelijk financieel in het voordeel van de horecazaak uitdraait. Of jonge starters die willen groeien, maar het risico niet kunnen dragen om zelf een eerste of tweede werknemer aan te nemen. Ook zij hebben er alle baat bij om mensen aan te werven via een betrouwbare payrollpartij. Het uitbesteden van je juridische administratie en verloning is maar het tipje van de ijsberg wanneer het gaat om de voordelen van payroll.

Wil je zeker zijn dat het verschil tussen payroll en zelf in dienst nemen zo klein is qua kosten? Vraag dan gewoon een gratis offerte aan. Dan zie je meteen wat het je zal kosten én welke voordelen er inclusief zijn. Het kost je niks, dus het kan geen kwaad, toch?

Doe met je bedrijf deze zelfscan en kies goed voorbereid je nieuwe softwarepakket

By | Blog

Veel bedrijven kunnen tijd en geld besparen door slimmer om te gaan met hun personeelsplanning. Alleen zijn ze zich daar niet altijd van bewust óf weten ze niet waar te beginnen met het opstarten van een dergelijk project. Waar valt, voor jouw specifieke geval, het meeste resultaat te behalen? Kun je direct een pakket aanschaffen en implementeren of moeten er eerst andere stappen ondernomen worden? Dit artikel helpt je bij de voorbereiding van jouw organisatie voor de juiste implementatie van een nieuwe planningstool.

Alleen een softwarepakket is vaak niet voldoende

Als leverancier van planningsoftware worden wij vaak gecontacteerd door bedrijven die slimmer willen omgaan met personeelsplanning. In de praktijk willen bedrijven puur een softwarepakket aankopen, maar dat is niet altijd de juiste keuze. Om het maximale resultaat te behalen, is vaak een verandermanagementtraject noodzakelijk. Een traject waarin aandacht is voor de komst van de nieuwe personeelsplanningstool en de verandering in cultuur (people), proces en technologie die dat met zich meebrengt. Daarom is een goede dosis zelfkennis als bedrijf een echte must.

Het Factor 3-model, een tool voor een goede voorbereiding

Om de juiste start te maken, hebben we met Shifter het “Factor 3-model” ontwikkeld. Dit model laat zien hoe je bedrijf op bovenstaande variabelen scoort. Met deze inzichten kan je het project opstarten, je organisatie voorbereiden op de veranderingen en de implementatie van het nieuwe systeem in goede banen leiden. Zo kan je je nieuwe personeelsplanningstool succesvol in gebruik nemen. Doe nu een “zelfscan” met het Factor 3-model.

People: Hoe is de bedrijfscultuur rond de planning in je organisatie?

Bedrijven hebben een eigen cultuur, een set van (ongeschreven) regels die bepaalt hoe werkgevers en werknemers met elkaar omgaan. Die bedrijfscultuur is onderhevig aan de tijdsgeest. Binnen productiebedrijven was een van bovenaf geleide ploegendienst vroeger de standaard. Hoewel veel bedrijven nog steeds met een ploegensysteem werken, is de jongere generatie op zoek naar meer inspraak in de planning. Het opstellen van een planning wordt steeds minder directief en de gig-economie is nog steeds volop in opmars. Die evolutie zie je dus ook weerspiegeld in de bedrijfscultuur. Toch is niet elk bedrijf even ver in die evolutie. Tijd dus om na te gaan op welk niveau je bedrijf zich bevindt qua “people”.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Process: Een duidelijk gedefinieerd proces of niet?

Als je kijkt naar de inrichting van processen in organisaties, dan zien we daarin verschillende vormen van volwassenheid. Bij het ene bedrijf zijn bedrijfsprocessen organisch gegroeid en volledig afhankelijk van personen, bij het andere zijn de processen goed gedocumenteerd en transparant voor het hele bedrijf. Het niveau dat op jouw organisatie van toepassing is, heeft wellicht invloed op de tijd dat het duurt om een nieuw proces te implementeren. Het belangrijkste is natuurlijk dat je onderneming geen schade lijdt wanneer iemand uit het planningteam besluit te vertrekken. Het neerschrijven en respecteren van een vastomlijnd proces is dus een noodzakelijke stap.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Technology: Hoe ver is de organisatie met automatisering?

Qua automatisering zien we drie duidelijke niveaus wanneer het gaat om personeelsplanning. Er zijn bedrijven die niets automatiseren en alles via een dozijn Excelbestanden regelen en werknemers en uitzendkantoren telefonisch updaten. Als je bedrijf zich op dit niveau bevindt, valt er extreem veel te winnen met de inzet van professionele software, alleen vergt de implementatie hier ook natuurlijk het meeste werk. Andere organisaties hebben wel al software om bepaalde delen van het proces te automatiseren, maar doordat de verschillende programma’s niet aan elkaar gekoppeld zijn, kan het al eens chaos zijn. Tot slot heb je bedrijven die de personeelsplanning volledig geautomatiseerd hebben in een systeem dat toegankelijk is voor alle betrokken partijen. De implementatie van een nieuw systeem is dan eerder een overdracht van gegevens.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Ons advies

Nu je inzicht hebt in hoe je bedrijf scoort op vlak van people, process en technology, zal je ook beter kunnen inschatten wat de omvang zal zijn van je project en daarmee ook van het implementatieproces. Zorg ervoor dat de softwareleverancier je hier voldoende ondersteuning in biedt en stapsgewijs te werk gaat. Ons advies luidt dan ook:

  • Houd voldoende rekening met de drie beschreven factoren people, process en technology en dit gedurende het hele traject.
  • Maak een plan en besteed hierbij aandacht aan de impact op de drie factoren.
  • Maak gebruik van de kennis en ervaring van externe partijen. Dit kan de softwareleverancier zijn, maar ook een consultant met ervaring in projectmanagement.

Zelfkennis is dus alles! Doe de scan en start een project, want slimme personeelsplanning levert je meer tijd en geld op dan dat je misschien zou denken. Wil je meer informatie over onze werkwijze? Bel ons op het nummer 020 2103402.

 

Heb je de scan gedaan en wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op. Je kan ook kiezen voor een gratis op maat gemaakte demo.

Unieke kans: vervang je planning in Excel door professionele software

By | Blog

Wij sloegen weer de handen in elkaar met de website fruitteeltonline.nl. Nadat zij ons populaire artikel “Stop met personeelsplanning in Excel!” hadden gelezen, vonden zij dit namelijk erg relevant voor bedrijven in de fruitsector. We kregen een plaatsje in hun nieuwsbrief en legden uit dat je planning in Excel regelen echt niet ideaal is.

Shifter als specialist

Door de jaren heen heeft Shifter een paar mooie namen tot het klantenbestand mogen rekenen. Amsterdams fietsenfabrikant VanMoof, Roompot Vakantieparken, Tele2 en RAI Amsterdam om er maar enkele te noemen. De kunst zit erin om de noden van de klant helemaal te snappen. Shifter is dan ook specialist in personeelsplanning software die perfect inspeelt op seizoenspieken en last minute wijzigingen.

En wij willen verder groeien!

In gesprekken met bedrijven uit de voedingsmiddelenindustrie bleek dat wat onze software kan heel erg aansluit bij de noden uit de branche. En dat terwijl de software zich in de eerste plaats richtte tot bedrijven in de festivalsfeer! Om de proef op de som te nemen is Shifter op zoek naar bedrijven in de fruitteeltsector die willen meewerken aan een pilot project. We zoeken specifiek een bedrijf dat aan een voordelig tarief gebruik wil maken van onze software. Zo weten zeker dat we 100% klaar zijn om door te breken bij de fruitbedrijven. Een win-win dus. Jij hoeft niet meer te puzzelen in Excel, maar krijgt een op maat gemaakt product en wij kunnen ons product volledig afstemmen op de markt.

Interesse?

Vul dan het demo-formulier in op onze website. Deze actie richt zich specifiek tot bedrijven in de fruitsector, maar ook andere bedrijven kunnen in de tussentijd geheel vrijblijvend contact opnemen voor een gratis demo.

Transparante payroll offertes voorkomen financiële verrassingen

By | Blog

Zo lees je een payroll offerte

In Nederland worden veel verschillende payroll prijzen gecommuniceerd. Zelfs op reclameborden langs de snelweg wordt geadverteerd met enorm lage omrekenfactoren. Opvallend, want een groot gedeelte van het tarief is wettelijk bepaald. Zo is iedere payroll organisatie verplicht aangesloten bij een CAO (ABU of NBBU) en betaalt iedereen in zijn sector bijna hetzelfde percentage aan premies. De tarieven kunnen daarom uiteindelijk voor de klant niet enorm van elkaar verschillen. Maar die verschillen zie je in eerste instantie wel terug in de offertes. Hoe kan dat? Wat is er aan de hand? Lees hier waar je op moet letten bij het lezen van een payroll offerte. Zo voorkom je financiële verrassingen en leer je meer over het karakter van potentiële leveranciers.

Een omrekenfactor zegt op zichzelf niets

De meeste payroll bedrijven werken met een omrekenfactor. Dat is de factor waarmee het brutoloon van een payroll medewerker vermenigvuldigd wordt en het uiteindelijke tarief voor de werkgever wordt bepaald. Werkgevers hebben de neiging direct te kijken naar dit uiteindelijke bruto uurtarief in een offerte, maar eigenlijk zegt dat niet veel. Bij een lage factor van bijvoorbeeld 1.4  komen er achteraf altijd allerlei wettelijk verplichte tarieven voor de werkgever bij, wat kan resulteren in 20% hogere kosten achteraf. Dan had je misschien toch beter een omrekenfactor van 1.7 inclusief verplichtingen gekozen?

Bestudeer daarom altijd goed de opbouw van de omrekenfactor in je offertes. Wat wordt er vooraf gedekt en wat niet? Staan er de befaamde kleine lettertjes in? Is de offerte transparant?

Werkgevers zijn geneigd om direct te kijken naar het bruto uurtarief in de offerte, maar eigenlijk zegt dat niet veel. Als het payroll bedrijf een lage omrekenfactor hanteert in de offerte, komen er achteraf nog allerlei wettelijk verplichte kosten bij.

Pauline van Gasselt – Payroll experte bij Shifter

Op deze factoren kan je letten bij het lezen en interpreteren van een payroll offerte:

  1. Wettelijke reserveringen inbegrepen of niet?

In Nederland zijn werkgevers en payroll bedrijven wettelijk verplicht financiële reserveringen te doen. Denk bijvoorbeeld aan reserveringen voor het uitbetalen van vakantiedagen, vakantiegeld, betaalde feestdagen en kort verzuim. Het reserveringspercentage voor vakantiedagen is zomaar 23% à 25% extra op het brutoloon. Dat kan verschillen door het aantal vakantiedagen dat je als werkgever geeft. Het minimum is 25, maar je mag er ook meer geven. Sommige van onze klanten geven hun vaste krachten 26 vakantiedagen. Dat doen wij dan ook voor de payroll krachten die via Shifter komen. Met het verhogen van het aantal vakantiedagen stijgt ons reserveringpercentage voor die vakantiedagen. En dus ook onze omrekenfactor. Zo krijg je een groot verschil met offertes waarin de wettelijke reservering niet is opgenomen. Bedrijven die het reserveringspercentage niet meerekenen communiceren in de offerte een omrekenfactor van 1.4 en factureren later 20% extra aan de werkgever. Met als resultaat dat de kosten voor de klant achteraf veel hoger zijn.

  1. Dekking van ziekterisico

Een medewerker moet altijd doorbetaald krijgen, ook bij ziekte. Dat is wettelijk bepaald. Het is echter geen wettelijke verplichting dat het payroll bedrijf dit op zich neemt. Daarom is het belangrijk dat je nagaat of de dekking van het ziekterisico al dan niet inclusief is. Als het payroll bedrijf niet instaat voor het ziekterisico, dan wordt de werkgever bij ziekte een extra factuur toegestuurd voor die ziektedagen. Shifter neemt voor haar klanten het ziekterisico over en factureert alleen de daadwerkelijk gewerkte uren. De medewerker krijgt het geld waar hij recht op heeft, en de werkgever krijgt geen extra factuur. Die hebben wij gedisconteerd in de grote loonlijst die we hebben. Ziekterisico’s kunnen wij door de hoeveelheid medewerkers op onze loonlijst opvangen. Shifter is geen prijsvechter, maar een servicevechter. Wij vinden het dus belangrijk om de dekking van het ziekterisico aan onze klanten aan te bieden.

  1. Pensioenreserveringen

Als payroll bedrijf heb je de verplichting aangesloten te zijn bij het STIPP pensioenfonds. Want op een bepaald moment gaat iemand pensioen opbouwen. Een aantal factoren spelen daarin mee, zoals bijvoorbeeld leeftijd en het aantal gewerkte weken. Logischerwijs gaat de pensioenpremie omhoog. Pensioenopbouw is een verplichting, maar gaat pas in als iemand voldoet aan de pensioenfactoren. Zodra deze van toepassing zijn, moet de werkgever 2/3 van 12% pensioenbijdrage van het bruto uurtarief bijbetalen. Dus ook hiervoor geldt dat je als payroll bedrijf kunt kiezen direct transparant te zijn óf de opdrachtgever gaat verrassen. Kijk dit dus goed na op de payroll offerte of informeer er naar bij de payroll partij.

  1. Aanbrengfee aanwezig?

Er zijn partijen die aanbrengkosten van nieuwe medewerkers in rekening brengen, de zogenaamde aanbrengfee. De omrekenfactor in de offerte is dan misschien vergelijkbaar of beter, maar de realiteit is dat je door de aanbrengfee een stuk duurder per medewerker uitkomt. De aanbrengfee is overigens geen verplichting, maar een keuze van het payroll bedrijf. Ook de moeite waard om dit te controleren, dus!

  1. Transitievergoeding in aantocht

Zodra iemand z’n arbeidscontract beeïndigd wordt, heeft hij of zij recht op een transitievergoeding. Dat is een eenmalige financiële vergoeding die gebaseerd wordt op ieder z’n persoonlijke situatie. Indien de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) ingevoerd wordt, is de transitievergoeding wellicht al vanaf de eerste werkdag van kracht. Deze kosten kunnen in de payroll omrekenfactor zitten óf kan (nu nog) na 2 jaar in 1 keer opgenomen worden.

  1. Omrekenfactor over bonussen en overwerkuren

Een payroll bedrijf kan ervoor kiezen om voor bonussen en overwerkuren een andere omrekenfactor te hanteren. Dan geldt er een lagere omrekenfactor, want er staan ook lagere kosten tegenover. Shifter is zo’n leverancier die rekening houdt met het type uren en daarvoor een aparte factor gebruikt. Dit is een manier voor de payroll leverancier om een zo eerlijk mogelijk tarief aan de klant te bieden. 

Kies voor een transparant bedrijf en laat je niet verrassen door extra facturen achteraf

Niet bij elk bedrijf worden offertes helemaal uitgeschreven of wordt er duidelijk verwezen naar alle rechten en plichten van de betrokken partijen. Transparantie in offertes is volgens ons noodzakelijk voor de verdere samenwerking. De inhoud van een offerte zegt namelijk veel over het karakter van de afzender: “de payroll partij”. Wij kiezen ervoor onze omrekenfactor en verplichtingen, en dus onze offerte, volledig transparant te maken. Want dat leidt tot goed werkgeverschap, geen financiële verrassingen en het allerbelangrijkste: een gezonde langetermijnrelatie met onze klanten. Kijk dus zeker verder dan het bruto uurtarief en houd rekening met de gehele offerte wanneer je een vergelijking maakt tussen verschillende partijen!

 

Meer weten? Stuur ons een bericht.