Waarom je geen genoegen moet nemen met een planningstool

By februari 5, 2018Blog

Een werkvloer die elke dag weer wordt betreed door minimaal tien uitzendkrachten, vraagt om meer dan een planningstool. Zo’n afdeling, samen met het afdelingshoofd en zijn managers, verdient een flexpool management tool. Hieronder een aantal afwegingen, zodat je ze met elkaar kunt vergelijken, en beter nog: kunt bepalen hoeveel tijd, frustratie & geld er te besparen valt.

Te veel krachten op de vloer vs Geld besparen

Hoewel een gewone planningstool een deel van de roosterfrustratie wegneemt, kan het nog weinig doen aan de stress van afdelingshoofden. Iedereen die teams vol met flexwerkers heeft rondlopen, weet dat een aanvraag vaak pas op het laatste moment richting uitzendbureau kan. Om op veilig te spelen, wordt er liever te veel dan te weinig mankracht aangevraagd, en dan begint het wachten. Want lukt het uitzendbureaus de klus op tijd te klaren, zodat er een compleet team klaar staat voor volgende week?

Een flexpool management tool slaat de data van vorige maanden op, en kan zo het aantal benodigde flexwerkers inschatten. Bovendien is het mogelijk om het rooster te delen met uitzendbureaus, zodat ze weken van tevoren al op zoek kunnen naar de beste mensen. Flexwerkers weten sneller waar ze aan toe zijn en is voor jou, de inlener, en dus voor ons belangrijk. Door de minder nijpende deadlines kunnen uitzendbureaus wachten met het vullen van de laatste 20% van de planning, waardoor er niet langer te veel mensen worden ingehuurd en er geld bespaard kan worden.

De planningstool vs Concentreren op wat belangrijk is voor jou

In een normale planningstool is het moeilijk om top flexwerkers te herkennen. Eigenlijk is de situatie een soort Groundhog Day (je weet wel die film uit de jaren ’90). Alle tijd wordt opgeslokt door dagelijkse beslommeringen en hoewel we weten dat beoordelingsgesprekken nuttig zijn, betrokken medewerkers efficiënter, en we een team graag optimaliseren, is daar amper tijd voor.

Simpel en snel de prestaties van een medewerker beoordelen door het geven van sterren of cijfers, eventueel gepaard met een korte opmerking, maakt duidelijk wie de toppers zijn. Deze data gaat niet verloren, staat niet ergens gekrabbeld, maar is voor altijd beschikbaar. Zo weet je precies wie er waar het beste werk levert. Op het moment dat er vaste(re) contracten uitgedeeld worden, is precies te zien wie daar het meest voor in aanmerking komt.

Links staan de cijferbeoordelingen van de eerste  5 diensten van een flexwerker. Als iemand een 8 heeft gekregen in een van zijn eerste 5 diensten, kun je met 85% zekerheid zeggen dat je deze medewerker van grote waarde zal blijken op de lange termijn. 

Mailtjes sturen over uren vs Digitaal uren bijhouden

Nadat de planningstool zijn werk heeft gedaan, moeten zowel het afdelingshoofd als de  flexwerker zijn uren invullen. Zodra die niet overeenkomen kan het uitzendbureau niet facturen en begint het gedoe. Mailtjes heen, en mailtjes terug.

Wanneer bedrijven een flexpool management tool gebruiken werken alle uitzendkrachten met een druppel of toegangspas. Door dit te digitaliseren kunnen stappen worden overgeslagen, wat ontzettend veel tijd scheelt.  Zowel planner als uitzendbureau kunnen de uren meteen bekijken in het systeem en deze als uitgangspunt nemen. Niet langer hoeven er meerdere mailtjes naar het afdelingshoofd, de coördinator, het uitzendbureau en de flexwerker. Dat is voor iedereen fijn.

Wat kan Shifter voor jou doen?

Meld je aan en ontdek wat er nog meer mogelijk is naast een gewone planningstool.

Gijs-Jan van het Kaar

Author Gijs-Jan van het Kaar

More posts by Gijs-Jan van het Kaar

Leave a Reply