Hoe de RAI 4000 flexwerkers managet met de Shifter-planningstool
Interview met Kitty Sanders
Coördinator Kwaliteit Flexmanagement van de RAI
Acht jaar geleden zag Kitty Sanders hoe uitzendkrachten in enorme rijen – die reikten tot de garage – stonden om in te checken bij de evenementenlocatie. Alles ging via Excellijsten. Op drukke evenementdagen betekende dit 150 flexwerkers handmatig aanmelden per uur. De RAI maakte een mega inhaalslag door een uniek Hospitality Crew Centre in te richten voor hun uitzendkrachten. De Shifter Flexpool Management Tool zorgde voor meer efficiëntie.
Meer dan 380.000 flexwerkuren bij de RAI
Om je een idee te geven, de RAI draait volgens hun Coördinator Kwaliteit Flexmanagement een ‘lekker dagje’ wanneer er 400 uitzendkrachten rondlopen, bij 700 uitzendkrachten begint het hier en daar ‘te piepen en kraken’ en bij 1000 ingehuurde krachten moeten ze maximaal ‘knallen’. Deze flexwerkers komen via verschillende uitzendbureaus binnen. ‘Want uitzendbureau Link levert studenten die perfect zijn als receptionist en Koksburo2000 levert specialisten voor de keuken,’ legt Kitty uit, en zo zijn er nog een hele hoop andere samenwerkingspartners. In totaal hebben we het over 4000 unieke flexwerkers per jaar, die samen voor de RAI 380.000 werkuren draaien.
Van een garage naar een RAI Hospitality Crew Centre
Acht jaar geleden verliep deze operatie dus langs een garage en door een kelder. Daar werd een naam afgevinkt op een Excellijst waarop de uitzendkracht een geprint kaartje meekreeg met hoe en wat. ‘Als ik zie waar we vandaan komen, is dit een enorme stap. Je kon niet met meerdere medewerkers tegelijk in Excel werken, vandaar die rijen. Nu staan we met zijn tienen in het Hospitality Crew Centre wat speciaal is ingericht voor onze flexwerkers. De één deelt kleding uit, de ander checkt ze in en we bieden onze mensen goeie koffie en lunch. Op hun pasje staat waar ze moeten zijn, wat hun functie is en van welk uitzendbureau ze komen. Iedereen moet weten wat er van ze wordt verwacht en waar ze naartoe moeten. Doordat het verzamelen van deze informatie automatisch verloopt via de Shifter tool, hebben wij veel meer tijd voor de flexwerkers,’ vertelt Kitty.
Elke Shift Leader beoordeelt dagelijks zo’n 20 tot 50 uitzendkrachten
Flexwerkers zijn inmiddels buitengewoon belangrijk voor de Amsterdamse evenementenlocatie. Negen van de tien keer dat een bezoeker in aanraking komt met een RAI medewerker is het een uitzendkracht. Daardoor is de beoordelingsfunctie van de Shifter tool misschien nog wel de belangrijkste. Dagelijks evalueert elke Shift Leader zo’n 20 tot 50 uitzendkrachten. ‘Wij wilden deze mogelijkheid toevoegen aan onze Shifter applicatie om er achter te komen hoe onze uitzendkrachten functioneren. Dit werd meteen opgepakt door Shifter, ze denken altijd in mogelijkheden. Van iedereen die zich aanmeldt, wordt nu een foto gemaakt, op basis daarvan beoordelen onze Shift Leaders ze met een cijfer. Vaak wordt er ook nog een regel feedback toegevoegd, zodat uitzendbureaus weten waarom dat cijfer is gegeven en rekening kunnen houden met onze wensen,’ zegt Kitty. In het begin bleek het best een gedoe om dit erin te krijgen bij de medewerkers, het kost extra tijd, maar inmiddels hebben ze door wat belang is en wordt zelfs gepraat over een uitgebreidere versie.
Zie ook het eerder verschenen artikel: Bigdata geeft RAI Amsterdam meer grip op flexmix
Wat Shifter voor jou kan doen
Wil jij net als de RAI efficiënter en professioneler werken? Neem dan contact op met Shifter.
