Een programma van eisen opstellen

By juni 19, 2019Blog

Software vergelijken op een slimme manier? Dat doe je aan de hand van een “programma van eisen”, ook wel “pakket van eisen” genoemd. Als softwareleverancier krijgen wij dan ook geregeld de vraag om zo’n programma van eisen (PvE) in te vullen voor potentiële klanten. Soms zijn dit heldere documenten, soms kanjers van vragenlijsten met vaak dubbelzinnige vragen. Om bedrijven te helpen die op zoek zijn naar een nieuw softwarepakket hebben wij dit artikel samengesteld. We leggen uit hoe je softwareleveranciers met elkaar vergelijkt, we bieden een modelversie voor het PvE en we lichten enkele veelvoorkomende valkuilen toe. Zo wordt software vergelijken een stuk gemakkelijker!

Hoe kies je een softwareleverancier?

Bedrijven die op zoek gaan naar nieuwe software merken het al snel: er zijn veel spelers op de markt. Voor personeelsplanning software is dat niet anders. Je kunt natuurlijk gewoon de eerste de beste speler nemen die bovenaan bij Google verschijnt, maar dan heb je niet per se de beste software te pakken. Immers, het is niet zo dat het bedrijf met het beste marketingteam ook automatisch het beste product levert. Bovendien is de keuze van een softwarepakket ook heel erg gebonden aan de specifieke behoeftes van je bedrijf of branche. Beter is het dus om verschillende softwareleveranciers met elkaar te vergelijken.

Op zoek naar interessante leveranciers

Beginnen doe je bij het begin, en dat is in dit geval oppervlakkig research doen naar welke software er op de markt is. Je kunt hiervoor een beroep doen op vergelijkingswebsites of je kunt enkele leveranciers die bij je zoekresultaten verschijnen met elkaar vergelijken. Met de meest veelbelovende leveranciers neem je contact op. Als dat initiële contact ook goed aanvoelt, onderneem je verdere stappen. Je nodigt die leveranciers uit om je Programma van Eisen in te vullen, als onderdeel van een algemeen “Request for Information”.

De MoSCoW-methode

Stel, je hebt enkele leveranciers een PvE laten invullen. Hoe ga je die documenten dan met elkaar vergelijken? De meeste project managers zullen al vertrouwd zijn met de MoSCoW-methode. Hierbij geef je voor elk item op de lijst aan hoe belangrijk het is. Je hebt must haves, should haves, could haves en would haves (ook wel won’t haves). De must haves zijn essentieel. Elke leverancier die niet aan dit verzoek kan voldoen, valt automatisch af. Should haves zijn bijna net zo belangrijk. Het zijn geen regelrechte blockers, maar eigenlijk verwacht je wel dat de nieuwe software dit kan. Could haves worden ook wel eens “nice to haves” genoemd. Het zou superfijn zijn als de software dit kan, maar als dat niet zo is, ook prima. De would haves vallen buiten scope van dit project. Deze eisen zijn helemaal niet zo relevant voor jouw huidige situatie. In principe zou je deze eisen ook meteen kunnen weglaten in je PvE, tenzij je hier met het oog op de toekomst toch al meer informatie over zou willen verkrijgen.

MoSCoW Methode

Punten toekennen en simulatie met case

De traditionele MoSCoW-methode laat je dus toe om in één oogopslag een leverancier te schrappen van je lijstje, als die niet aan de must haves voldoet. Als er toch nog te veel partijen in de running zijn, dan kun je de keuze objectief houden door numerieke scores toe te kennen aan elke vereiste. Should haves en could haves krijgen dan bijvoorbeeld een score van 1 tot 8. De punten van alle eisen waaraan kan voldaan worden (al dan niet met maatwerk), worden bij elkaar opgeteld. Zo heb je een objectief beeld van welke leveranciers het best aan je behoefte kunnen voldoen. De definitieve keuze maak je het beste aan de hand van een case. Je kunt de case door één of meerdere partijen laten uitvoeren. Bij een simulatie merk je meteen of een partij ook effectief geschikt is voor de doelen die je vooropstelde met dit project.

Programma van Eisen: een voorbeeld

Heel wat bedrijven beginnen van nul met het opstellen van het PvE. Dat is nergens voor nodig. Het wiel ga je toch ook niet telkens opnieuw uitvinden? Gebruik liever een modelversie van het programma van eisen. Door het toepassen van de MoSCoW-methode en eventueel het toekennen van punten, is de lijst met eisen toch steeds aangepast aan jouw specifieke behoeftes. Bovendien kun je bij de modelversie ook steeds enkele niet-relevante eisen verwijderen en bedrijfsspecifieke eisen toevoegen. In ieder geval heb je met een modelversie al een goed begin en een mooie template in handen.

Klik hier om de modelversie van ons PvE te ontvangen.

Valkuilen bij het PvE

  • Je verzoeken zijn te vaag: Als je allemaal eisen formuleert waar iedereen “ja” op zegt, heb je achteraf weinig stof tot vergelijking. Een vraag als “Heeft het product een gebruiksvriendelijke interface?” is niet specifiek genoeg.
  • Je verzoeken zijn te specifiek: De projectmanager vraagt aan alle stakeholders input voor de nieuwe tool. Soms wordt daarbij te veel in detail gegaan, alsof men al wil anticiperen op alle mogelijke klachten van gebruikers. Dat is nergens voor nodig. Focus op de kern en laat de kleine fixes voor achteraf.
  • Je behandelt should haves als must haves: Kill you darlings, want niet elke leuke feature is noodzaak. De MoSCoW-methode is een echte balansoefening, dus wees kritisch wanneer je je must haves kiest. Houd daarbij vooral rekening met de reden dat je van software verandert.
  • Je valt in herhaling: Zet nooit meer dan 100 vragen op je PvE, je zal merken dat dit ruim voldoende is. Bij lange lijsten komt vaak veel herhaling voor en dat maakt het vergelijken alleen maar moeilijker. Je loopt immers meer risico om tegenstrijdige antwoorden terug te vinden.
  • Je houdt geen rekening met maatwerk: Het PvE is een vrij eenvoudige checklist, maar wel een die de nodige interpretatie vraagt. Misschien stuit je op software die alles kan, maar wel met maatwerk. En dat kost tijd en geld! Misschien kies je toch beter voor software die wat minder kan, maar wel snel en aan een lagere prijs geïmplenteerd kan worden?

Meer informatie over de Shifter-werkwijze of gewoon benieuwd naar hoe we scoren op jouw Programma van Eisen? Neem contact met ons op!

Katrien Lehoucq

Author Katrien Lehoucq

More posts by Katrien Lehoucq