Je huidige personeelsplanning software past eigenlijk al een tijdje niet meer bij je bedrijf. Of je hebt het eerder nooit nodig gehad. Hier en daar trekt een medewerker aan de bel, want minder gedoe is gewoon fijn. Alleen hoe weet je zeker dat de persooneelplanning software die je wil aanschaffen alles heeft wat jullie nodig hebben op de werkvloer? Met deze vijf tips kom je een heel eind.
Tip 1: Betrek de juiste partijen bij de beslissing
De wensenlijstjes kunnen sterk van elkaar verschillen, maar het is zeer zinvol om al die wensen mee te laten wegen. Je planning manager, hoofd productie en controller moeten zeker rond de tafel. De HR-afdeling kan je vertellen wat het personeel nodig heeft. Vaak is er behoefte aan meer vrijheid en transparantie, dus invloed op de planning, onderling diensten ruilen of meer inzicht in het opnemen van vrije dagen. Maar, als je de juiste afwegingen maakt, kan een goed planningspakket nog veel meer opleveren dan alleen en goed rooster.
Door samen in kaart te brengen wat de personeelsplanning software moet oplossen en te inventariseren welke tools al aanwezig zijn, voorkom je teleurstellingen achteraf.
Zoals een duidelijk beeld van de uitdagingen en wensen? Welke nieuwe inzichten moet het pakket opleveren naar de ontwikkeling van een rooster? Wie doet de planning nu? Willen we dit zo houden? Begin na de inventarisatie in ieder geval met het installeren van een definitief projectteam. Stel een plan van aanpak beschikbaar en laat hem vooral toetsen op haalbaarheid. Op die manier is iedereen betrokken bij het proces, zijn doelen afgestemd en zijn de verwachtingen gecommuniceerd en realistisch.
Tip 2: Hoe ziet je personeelsbestand er over 5 jaar uit?
Zodra 30 tot 50 procent van je personeel bestaat uit flexwerkers is het handig om een pakket te kiezen dat hier tegen bestand is. Helemaal als je planning lastig valt te forecasten, omdat orders enorm kunnen verschillen. In zo’n geval is bijvoorbeeld een oplossing waarmee ook partners als uitzendbureaus overweg kunnen heel handig. Een centraal systeem dus. Maar eerst moeten er vragen gesteld worden om tot het juiste softwarepakket te komen.
Hoe ziet het bestand er in de toekomst uit? Meer flex? Wat betekent dat voor de toekomstige planner? Meer afstemmen met ZZP, flex, uitzendkracht? Wat betekent dit voor de invulling van bijvoorbeeld de planning?
U plant nu decentraal. Bijvoorbeeld elk afdelingshoofd in een eigen excel, is dat iets om zo te houden of is het efficiënter straks centraal de planning te organiseren en wat betekent dat voor uw organisatie? Er is bijvoorbeeld iemand die deze taak kan vervullen?
Al deze vragen ondersteunen de uitwerking van het plan van aanpak. Geeft richting in het selecteren van het juiste en meest duurzame softwarepakket. Stel daarom zo vroeg mogelijk een projectteam samen en zorg dat er consensus is over de voorwaarden en eisen van het pakket. Dan kan je door naar de volgende stap.
Tip 3: Zoek de juiste partner
Het opstellen van de wensen en eisen van het nieuwe systeem kost meestal de meeste tijd. Hulp van een externe consultant is meestal geen overbodige luxe. Naast de systeemeisen (de softwar zelf) is het ook goed na te denken met wat voor partij u samen wilt werken bijvoorbeeld een grote of juist een kleinere partij?
Kies een organisatie die snel kan schakelen en de nieuwste ontwikkelingen makkelijk implementeert. Kleine bedrijven zijn vaak innovatief, wendbaar, en het contact is meestal persoonlijker. Kortom zoek je een software leverancier of juist een partner die met u mee kunt denken?
Tip 4: Past de visie van jouw bedrijf bij die van je partner?
Personeelsplanning software gaat vaak zo’n acht jaar mee. Kijk verder dan alleen wat je nu wil en vraag je af of de visie van je softwarepartner aansluit bij je strategie. Niet alleen in de huidige situatie, kijk ook naar de toekomst en dus je toekomstig personeelbestand. Wat zijn hun ideeën over flexibiliteit en transparantie binnen de planningssoftware?
Tip 5: Bekijk of het de investering waard is
De meeste personeelsplanning software neem je af in een lopend contract van een of twee jaar, maar voor de licentie betaal je maandelijks een bedrag per medewerker per maand. Vraag daarom voordat je een beslissing neemt om een heldere ROI berekening, zodat direct inzichtelijk wordt of de investering rendabel is. Het moet immer iets wel van toegevoegde waarde zijn.
