Uw planning en tijdsregistratie is wellicht al volledig geautomatiseerd voor uw vaste medewerkers. Dat scheelt veel tijd en geld voor de verwerking van hun uren.
Voor de uitzendkrachten ligt dit waarschijnlijk anders. Inleenuren worden vaak meerdere keren opnieuw in excelbestanden en op de mail over genomen.
Dit gaat telkens handmatig, gaat vaak mis en kost veel tijd en geld. Met software zoals die van Shifter heeft u voor zowel uw uitzendkrachten als u vaste medewerkers automatische tijdregistratie.
Welke stappen neemt uw organisatie op dit moment nog handmatig?
Het proces begint bij het het afdelingshoofd. Die maakt een lijst van de verwachting van de inleen die hij nodig heeft. Dit stuurt hij naar de de flexcoördinator.
De flexcoördinator moet tijd steken in het verzamelen van de verwachtingen van de verschillende afdelingshoofden. De coördinator verzamelt de verwachtingen in 1 lijst en maakt een nieuw lijstje per uitzendbureau. Met de hand.
Elk uitzendbureau ontvangt de aanvragen van de flexcoördinator. De intercedenten vullen de posities en maken hier een lijst van.
Vervolgens ontvangt de flexcoördinator de namen van de uitzendbureau’s. Deze gaan weer op een grote lijst, om ze weer te verdelen naar elk van de afdelingshoofden. De flexcoördinator moet er continu tussen zitten.
Nu kunnen de uitzendkrachten aan het werk, maar we zitten pas op de helft.
Zodra de uitzendkrachten gewerkt hebben, moet op elke afdeling per uitzendkracht gekeken worden hoeveel uur er is gewerkt. Dit moet aan de uitzendbureaus geleverd worden, vaak via een portal die vooral voor het uitzendbureau handig is.
Uiteindelijk ontvangt u de facturen, en is het aan u om deze te controleren met de op de vloer geregistreerde uren. Had u die goed bewaard?
Omslag in het proces
Eigenlijk wil je dit anders doen. Wanneer iedereen in hetzelfde systeem werkt en u over de juiste middelen beschikt voor automatische tijdregistratie hoeft niemand meer iets over te typen. De hele keten wordt een stuk sneller. Waarom zou u een verschil maken in administratie voor vaste medewerkers en uitzendkrachten?
Uw afdelingshoofd hoeft bovendien niet meer een week van tevoren zijn definitieve aantal door te geven. Er hoeven veel minder last minute wijzigingen door de keten. Zo komt er tijd vrij die u niet aan de controle van gewerkte uren besteedt, maar aan de kwaliteit van uw mensen.
