Veel bedrijven kunnen tijd en geld besparen door slimmer om te gaan met hun personeelsplanning. Alleen zijn ze zich daar niet altijd van bewust óf weten ze niet waar te beginnen met het opstarten van een dergelijk project. Waar valt, voor jouw specifieke geval, het meeste resultaat te behalen? Kun je direct een pakket aanschaffen en implementeren of moeten er eerst andere stappen ondernomen worden? Dit artikel helpt je bij de voorbereiding van jouw organisatie voor de juiste implementatie van een nieuwe planningstool.
Alleen een softwarepakket is vaak niet voldoende
Als leverancier van planningsoftware worden wij vaak gecontacteerd door bedrijven die slimmer willen omgaan met personeelsplanning. In de praktijk willen bedrijven puur een softwarepakket aankopen, maar dat is niet altijd de juiste keuze. Om het maximale resultaat te behalen, is vaak een verandermanagementtraject noodzakelijk. Een traject waarin aandacht is voor de komst van de nieuwe personeelsplanningstool en de verandering in cultuur (people), proces en technologie die dat met zich meebrengt. Daarom is een goede dosis zelfkennis als bedrijf een echte must.
Het Factor 3-model, een tool voor een goede voorbereiding
Om de juiste start te maken, hebben we met Shifter het “Factor 3-model” ontwikkeld. Dit model laat zien hoe je bedrijf op bovenstaande variabelen scoort. Met deze inzichten kan je het project opstarten, je organisatie voorbereiden op de veranderingen en de implementatie van het nieuwe systeem in goede banen leiden. Zo kan je je nieuwe personeelsplanningstool succesvol in gebruik nemen. Doe nu een “zelfscan” met het Factor 3-model.
People: Hoe is de bedrijfscultuur rond de planning in je organisatie?
Bedrijven hebben een eigen cultuur, een set van (ongeschreven) regels die bepaalt hoe werkgevers en werknemers met elkaar omgaan. Die bedrijfscultuur is onderhevig aan de tijdsgeest. Binnen productiebedrijven was een van bovenaf geleide ploegendienst vroeger de standaard. Hoewel veel bedrijven nog steeds met een ploegensysteem werken, is de jongere generatie op zoek naar meer inspraak in de planning. Het opstellen van een planning wordt steeds minder directief en de gig-economie is nog steeds volop in opmars. Die evolutie zie je dus ook weerspiegeld in de bedrijfscultuur. Toch is niet elk bedrijf even ver in die evolutie. Tijd dus om na te gaan op welk niveau je bedrijf zich bevindt qua “people”.
Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?
Process: Een duidelijk gedefinieerd proces of niet?
Als je kijkt naar de inrichting van processen in organisaties, dan zien we daarin verschillende vormen van volwassenheid. Bij het ene bedrijf zijn bedrijfsprocessen organisch gegroeid en volledig afhankelijk van personen, bij het andere zijn de processen goed gedocumenteerd en transparant voor het hele bedrijf. Het niveau dat op jouw organisatie van toepassing is, heeft wellicht invloed op de tijd dat het duurt om een nieuw proces te implementeren. Het belangrijkste is natuurlijk dat je onderneming geen schade lijdt wanneer iemand uit het planningteam besluit te vertrekken. Het neerschrijven en respecteren van een vastomlijnd proces is dus een noodzakelijke stap.
Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?
Technology: Hoe ver is de organisatie met automatisering?
Qua automatisering zien we drie duidelijke niveaus wanneer het gaat om personeelsplanning. Er zijn bedrijven die niets automatiseren en alles via een dozijn Excelbestanden regelen en werknemers en uitzendkantoren telefonisch updaten. Als je bedrijf zich op dit niveau bevindt, valt er extreem veel te winnen met de inzet van professionele software, alleen vergt de implementatie hier ook natuurlijk het meeste werk. Andere organisaties hebben wel al software om bepaalde delen van het proces te automatiseren, maar doordat de verschillende programma’s niet aan elkaar gekoppeld zijn, kan het al eens chaos zijn. Tot slot heb je bedrijven die de personeelsplanning volledig geautomatiseerd hebben in een systeem dat toegankelijk is voor alle betrokken partijen. De implementatie van een nieuw systeem is dan eerder een overdracht van gegevens.
Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?
Ons advies
Nu je inzicht hebt in hoe je bedrijf scoort op vlak van people, process en technology, zal je ook beter kunnen inschatten wat de omvang zal zijn van je project en daarmee ook van het implementatieproces. Zorg ervoor dat de softwareleverancier je hier voldoende ondersteuning in biedt en stapsgewijs te werk gaat. Ons advies luidt dan ook:
- Houd voldoende rekening met de drie beschreven factoren people, process en technology en dit gedurende het hele traject.
- Maak een plan en besteed hierbij aandacht aan de impact op de drie factoren.
- Maak gebruik van de kennis en ervaring van externe partijen. Dit kan de softwareleverancier zijn, maar ook een consultant met ervaring in projectmanagement.
Zelfkennis is dus alles! Doe de scan en start een project, want slimme personeelsplanning levert je meer tijd en geld op dan dat je misschien zou denken. Wil je meer informatie over onze werkwijze? Bel ons op het nummer 020 2103402.
