All Posts By

Ralf Becks

Doe met je bedrijf deze zelfscan en kies goed voorbereid je nieuwe softwarepakket

By | Blog

Veel bedrijven kunnen tijd en geld besparen door slimmer om te gaan met hun personeelsplanning. Alleen zijn ze zich daar niet altijd van bewust óf weten ze niet waar te beginnen met het opstarten van een dergelijk project. Waar valt, voor jouw specifieke geval, het meeste resultaat te behalen? Kun je direct een pakket aanschaffen en implementeren of moeten er eerst andere stappen ondernomen worden? Dit artikel helpt je bij de voorbereiding van jouw organisatie voor de juiste implementatie van een nieuwe planningstool.

Alleen een softwarepakket is vaak niet voldoende

Als leverancier van planningsoftware worden wij vaak gecontacteerd door bedrijven die slimmer willen omgaan met personeelsplanning. In de praktijk willen bedrijven puur een softwarepakket aankopen, maar dat is niet altijd de juiste keuze. Om het maximale resultaat te behalen, is vaak een verandermanagementtraject noodzakelijk. Een traject waarin aandacht is voor de komst van de nieuwe personeelsplanningstool en de verandering in cultuur (people), proces en technologie die dat met zich meebrengt. Daarom is een goede dosis zelfkennis als bedrijf een echte must.

Het Factor 3-model, een tool voor een goede voorbereiding

Om de juiste start te maken, hebben we met Shifter het “Factor 3-model” ontwikkeld. Dit model laat zien hoe je bedrijf op bovenstaande variabelen scoort. Met deze inzichten kan je het project opstarten, je organisatie voorbereiden op de veranderingen en de implementatie van het nieuwe systeem in goede banen leiden. Zo kan je je nieuwe personeelsplanningstool succesvol in gebruik nemen. Doe nu een “zelfscan” met het Factor 3-model.

People: Hoe is de bedrijfscultuur rond de planning in je organisatie?

Bedrijven hebben een eigen cultuur, een set van (ongeschreven) regels die bepaalt hoe werkgevers en werknemers met elkaar omgaan. Die bedrijfscultuur is onderhevig aan de tijdsgeest. Binnen productiebedrijven was een van bovenaf geleide ploegendienst vroeger de standaard. Hoewel veel bedrijven nog steeds met een ploegensysteem werken, is de jongere generatie op zoek naar meer inspraak in de planning. Het opstellen van een planning wordt steeds minder directief en de gig-economie is nog steeds volop in opmars. Die evolutie zie je dus ook weerspiegeld in de bedrijfscultuur. Toch is niet elk bedrijf even ver in die evolutie. Tijd dus om na te gaan op welk niveau je bedrijf zich bevindt qua “people”.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Process: Een duidelijk gedefinieerd proces of niet?

Als je kijkt naar de inrichting van processen in organisaties, dan zien we daarin verschillende vormen van volwassenheid. Bij het ene bedrijf zijn bedrijfsprocessen organisch gegroeid en volledig afhankelijk van personen, bij het andere zijn de processen goed gedocumenteerd en transparant voor het hele bedrijf. Het niveau dat op jouw organisatie van toepassing is, heeft wellicht invloed op de tijd dat het duurt om een nieuw proces te implementeren. Het belangrijkste is natuurlijk dat je onderneming geen schade lijdt wanneer iemand uit het planningteam besluit te vertrekken. Het neerschrijven en respecteren van een vastomlijnd proces is dus een noodzakelijke stap.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Technology: Hoe ver is de organisatie met automatisering?

Qua automatisering zien we drie duidelijke niveaus wanneer het gaat om personeelsplanning. Er zijn bedrijven die niets automatiseren en alles via een dozijn Excelbestanden regelen en werknemers en uitzendkantoren telefonisch updaten. Als je bedrijf zich op dit niveau bevindt, valt er extreem veel te winnen met de inzet van professionele software, alleen vergt de implementatie hier ook natuurlijk het meeste werk. Andere organisaties hebben wel al software om bepaalde delen van het proces te automatiseren, maar doordat de verschillende programma’s niet aan elkaar gekoppeld zijn, kan het al eens chaos zijn. Tot slot heb je bedrijven die de personeelsplanning volledig geautomatiseerd hebben in een systeem dat toegankelijk is voor alle betrokken partijen. De implementatie van een nieuw systeem is dan eerder een overdracht van gegevens.

Welk niveau is op jouw organisatie van toepassing?

Ons advies

Nu je inzicht hebt in hoe je bedrijf scoort op vlak van people, process en technology, zal je ook beter kunnen inschatten wat de omvang zal zijn van je project en daarmee ook van het implementatieproces. Zorg ervoor dat de softwareleverancier je hier voldoende ondersteuning in biedt en stapsgewijs te werk gaat. Ons advies luidt dan ook:

  • Houd voldoende rekening met de drie beschreven factoren people, process en technology en dit gedurende het hele traject.
  • Maak een plan en besteed hierbij aandacht aan de impact op de drie factoren.
  • Maak gebruik van de kennis en ervaring van externe partijen. Dit kan de softwareleverancier zijn, maar ook een consultant met ervaring in projectmanagement.

Zelfkennis is dus alles! Doe de scan en start een project, want slimme personeelsplanning levert je meer tijd en geld op dan dat je misschien zou denken. Wil je meer informatie over onze werkwijze? Bel ons op het nummer 020 2103402.

 

Heb je de scan gedaan en wil je meer informatie? Neem gerust contact met ons op. Je kan ook kiezen voor een gratis op maat gemaakte demo.

Payrolling: Wel de mensen, niet de zorgen

By | Blog

Van alle manieren om werknemers in dienst te nemen, is payrolling misschien wel één van de beste opties. Hoog tijd voor een korte uiteenzetting over wat betrouwbare payroll kan betekenen voor jou en je bedrijf. 

Wat is payroll?  

Kort door de bocht komt het erop neer dat wij als payrollbedrijf de juridische en administratieve verplichtingen van jou, de opdrachtgever, overnemen. Wij verzorgen onder meer het opstellen en afsluiten van arbeidscontracten, het uitbetalen van loon en vakantiegeld en natuurlijk het afdragen van premies. Het personeel komt bij ons op de loonlijst. Jij bent zelf verantwoordelijk voor de leiding, het functioneren op de werkplaats en zaken als arbo-recht.  

Dat klinkt als een uitzendbureau  

Klopt, daar lijkt het ook op, maar er is één groot verschil. Wij doen geen werving en selectie, die taak blijft bij de opdrachtgever. Daardoor is payrolling ook goedkoper dan een uitzendbureau. Bovendien ben je als ondernemer meer betrokken bij wie je aanneemt. Nieuwe medewerkers meld je bij ons alleen maar aan; wij hebben eigenlijk enkel een naam, e-mailadres en functie nodig. We nemen dan contact op met de nieuwe werknemer en samen met jou zorgen we dat hij of zij aan de slag kan. Binnen een dag kan alles al rond zijn!  

Wat zijn de voordelen van payroll?  

Ten eerste ontzorgt payrolling. Wij dragen zorg voor de administratieve verplichtingen van jou als werkgever. En dat scheelt veel gedoe. We houden niet alleen de salarisadministratie bij, maar zorgen er ook voor dat het salaris wordt aangepast als een medewerker volgens het cao meer moet gaan verdienen. Na een kort overleg voeren wij die wijzigingen voor je door. Rond het einde van het jaar is het dus druk, want dan gaan veel mensen een stapje omhoog in de salarisschalen. Dat is niet jouw zorg, want als je gebruikmaakt van betrouwbare payroll kun jij je focussen op het uitzoeken van de juiste mensen en het runnen van je bedrijf en je projecten.   

Ook biedt payrolling meer flexibiliteit dan het aannemen van personeel. Normaal gesproken moet je een werknemer na drie tijdelijke contracten of na een dienstverband van twee jaar een vast contract aanbieden. Payroll bedrijven hoeven zich niet aan die regel te houden.  

Wat gebeurt er in het geval van ziekte?  

Aangezien het personeel bij ons op de loonlijst staat, behoort ziekteverzuim tot ons risico. Hier ben je dus tegen beschermd. Vanzelfsprekend nemen wij dit zeer serieus en daarom maken we gebruik van een eigen arbo-dienst. In sommige gevallen starten we ook sneller met een arbo-arts dan gebruikelijk, bijvoorbeeld wanneer we vermoeden dat het een erg lang verzuimtraject gaat worden. We doen er alles aan om de medewerker zo snel mogelijk opnieuw te laten integreren, op een gezonde manier. Daar is iedereen gebaat bij.  

En wat als het gewoon niet lekker loopt op de werkvloer?  

Hoewel de dagelijkse aansturing van het personeel bij jou ligt, kunnen we ook op gebied van HR ondersteuning bieden. Als een medewerker niet goed functioneert, adviseren we dit bespreekbaar te maken en wederzijdse concrete afspraken vast te leggen. Of als we merken dat iemand in korte tijd vaak ziek is geweest, kijken we of dat gerelateerd is aan de werkzaamheden en omgeving. Een goede, gezonde werkplek is essentieel. Elke opdrachtgever krijgt een vaste contactpersoon bij Shifter, die klaarstaat met hulp en advies.

Stel dat ik wil beginnen met betrouwbare payroll, hoe gaat het dan in z’n werk?  

Wil je gebruikmaken van de payrolldiensten van Shifter, dan beginnen we met een kennismakingsgesprek. Daarin kijken we onder meer naar je bedrijf, de cao die je hanteert en de functies waarom het gaat. Zo leer jij ook Shifter beter kennen, zodat je weet dat we een partner zijn die betrouwbare payroll biedt. Als we gaan samenwerken, zorgen wij dat alles in onze systemen komt te staan. Vanaf dat moment hoef je alleen maar medewerkers naar ons door te sturen. Wij zorgen voor de rest.  

Veranderingen  

Payroll bedrijven maken zich op voor een aantal wijzigingen in 2019. De Wet Arbeidsmarkt in Balans staat namelijk voor de deur, en die heeft als doel om werknemers meer vastigheid te bieden. Dit betekent dat de regels omtrent flexibele contracten strakker zullen worden. Over een paar maanden weten we pas wat de precieze stappen zullen zijn, maar het kan betekenen dat payrolling minder aantrekkelijk wordt vanuit het oogpunt van kostenbesparing. De nadruk komt dan meer te liggen op dienstverlening en het ontzorgen van de opdrachtgever, wat betekent dat je een bedrijf wilt dat staat voor echt betrouwbare payroll. Voor Shifter is dat overigens geen probleem, want dat was ons uitgangspunt toch al!

 

Ontdek de voordelen van Shifter

Day Foodbar: “Aandacht voor personeel centraal dankzij Shifter”

By | Blog

Wie in Amstelveen zoekt naar een gezellig restaurant met een heerlijke mediterrane keuken en een fris concept, komt al snel bij Day foodbar uit. Al sinds de oprichting in 2014 werkt eigenaar Daan Kroone samen met Shifter om het rooster te vullen en de payrollers uit te betalen. Door gebruik te maken van payroll voor horeca houdt hij zijn handen vrij voor wat hij echt belangrijk vindt: het welzijn van zijn personeel en gasten. ‘Dat vind ik veel belangrijker dan de administratieve achterkant.’

 

Geen zorgen om verzuim

Dagelijks zorgt een klein, hecht team voor de gasten van Day. Een combinatie van full-time personeel en zo’n dertig flexibele medewerkers, die op de payroll lijst staan. Dit team moet kunnen omgaan met piekdrukte en moet goed op elkaar ingespeeld zijn. Daan: ‘Kijk, het personeel moet goed geregeld zijn. Ik wil mensen die in het team passen en iets voor elkaar over hebben. Die voorselectie is cruciaal.’ De planning, verloning en juridische aspecten verlopen daarna via Shifter. Dat scheelt een hoop tijd en energie. ‘Shifter ontzorgt. Ik hoef me niet druk te maken over ziekteverzuim of arbeidsongeschiktheid, terwijl dat in een keuken toch reële risico’s zijn. Het is zwaar werk en we werken immers met machines en scherpe messen. Het kost op maandelijkse basis misschien iets meer, maar het zorgt voor veel zekerheid.’

Anticiperen op wetswijzigingen

Daarnaast kan Daan op Shifter vertrouwen om er zeker van te zijn dat hij binnen de kaders van de wet werkt. ‘De regels vanuit Den Haag veranderen continu. Als er dus belangrijke wetswijzigingen zijn, krijg ik van mijn contactpersoon bij Shifter een e-mail met de belangrijke zaken’, zegt hij. ‘Er komt binnenkort bijvoorbeeld een nieuwe horeca-cao en dan moeten er een aantal salarissen veranderen.’ Pas wanneer hij zijn handtekening onder de voorgestelde aanpassingen zet, wordt het doorgevoerd door Shifter. Daan, lachend: ‘Negen van de tien keer heb ik natuurlijk geen andere keuze. Maar het is prettig om er bij betrokken te worden en dat een wetswijziging niet zomaar geïntegreerd wordt zonder dat je iets wordt gevraagd.’

 

Ruimte voor emotie

Dankzij de samenwerking met Shifter kan Daan zijn personeel bovendien de emotionele aandacht geven die het verdient. ‘Het valt me wel eens op dat de mensen die hier op gesprek komen, slechte ervaringen hebben met hun vorige werkgever’, vertelt hij. ‘Dat kunnen contractuele problemen zijn, maar ook een vervelende werksfeer waar niets aan gedaan werd. Volgens mij is dat een gebrek aan aandacht voor je personeel. Daarom vind ik het zo belangrijk om met iedereen, van afwasser tot manager, te blijven praten. Zo kun je problemen voorkomen of herstellen.

Zo hadden we bijvoorbeeld een jongen die slecht met feedback om kon gaan. Hij had het gevoel dat hij alles fout deed en stond al klaar om de handdoek in de ring te gooien. Door veel met hem te praten en uit te leggen dat feedback positief bedoeld is, ging hij toch weer aan de slag. Voor dat soort gevallen moet je wel de tijd en ruimte hebben. Aangezien Shifter een groot deel van mijn personeelsadministratie voor zijn rekening neemt, heb ik de vrijheid om me om mijn mensen te bekommeren.’

 

Wij staan klaar voor al uw vragen

Vraag een gratis offerte aan

Takeaway.com en Shifter bundelen krachten ter verbetering van operationele processen!

By | Blog

Na een succesvolle pilot hebben Shifter en Takeaway.com (in Nederland bekend als Thuisbezorgd.nl) een overeenkomst ondertekend voor verdere samenwerking. Zo wordt de planningssoftware van Shifter nu uitgerold in 38 Europese steden waar Takeaway.com actief is met haar eigen bezorgservice.
Shifter bij Takeaway.com
Wendy Man, Projectmanager Takeaway.com: In de 4 maanden durende pilot luisterde Shifter goed naar onze wensen. Daar werd niet meteen ja en amen op gezegd, maar werd er gekeken naar wat er mogelijk is en wat niet. Er werd echt met ons meegedacht. Wij kijken uit naar de samenwerking met Shifter om onze dienstverlening naar consumenten, restaurants én onze bezorgers verder te verbeteren. ”

Takeaway.com is natuurlijk dé specialist op het gebied van maaltijdbezorging. Het bedrijf werkt met restaurants die zelf de bezorging regelen en heeft daarnaast sinds 2016 ook bezorgers in dienst voor restaurants zonder eigen bezorgservice. De bezorgers van Takeaway.com zijn actief in tien Europese landen. Bovendien groeit deze dienstverlening in een snel tempo. Takeaway.com zorgt ervoor dat haar bezorgers, die in loondienst zijn, goed verzekerd rondrijden. Het bedrijf regelt daarnaast o.a. elektrische fietsen, kleding en rugtassen voor het bezorgteam.

En daar komt de software van Shifter goed bij te pas! Shifter gaat Takeaway.com helpen de uitgifte van de benodigde items in goede banen te leiden. Met de item-management module van Shifter worden de fietsen, kleding en rugtassen toegewezen aan de bezorgers. Daardoor gaat iedereen met de juiste items op pad en wordt duidelijk geregistreerd wie wat in bezit heeft. Zo worden de voorraad en kosten erg inzichtelijk en kan Takeaway.com goed inschatten hoeveel items er nodig zijn in de toekomst.

Met de samenwerking hebben beide partijen de ambitie uitgesproken om de software in maar liefst 38 Europese steden in te zetten. Zo zijn de bezorgers van Amsterdam tot Krakau verzekerd van een lekkere warme oranje jas.

Bezorging Takeaway.com ShifterShifter Thuisbezorgd.nl bezorgingBezorger Takeaway.com Shifter

Ontdek de voordelen van Shifter