Het startpunt voor een efficiënte personeelsplanning? Wie vertrouwd is met de Shifter-visie weet dat het antwoord hier “forecasting” luidt. Maar hoe werkt dat nu precies? Een bedrijf heeft natuurlijk geen glazen bol om te voorspellen hoeveel mensen er voor elke shift nodig zijn. In deze blog leggen we uit waarom een goede forecasting tool volgens ons zo belangrijk is en hoe je tot een accurate voorspelling komt. Zo creëer jij binnenkort de meest betrouwbare werkroosters.
Het vertrekpunt: historische data
Het credo van het moderne ondernemerschap? “Meten is weten!” Een goede forecast baseer je dan ook het best op data die je in het verleden verzameld hebt. Hoe meer informatie je hebt, hoe beter je kunt plannen. Bovendien moet je ook rekening houden met de aard van je onderneming. Ben je een producent? Dan link je je personeelsplanning het best aan je logistieke forecast. In je ERP zit al een schat aan informatie! Is je bedrijf een winkel(keten), dan is het interessant om voorspellingen te doen op basis van het aantal verwachte bezoekers. Misschien werken jullie al met een algoritme om het aantal bezoekers tot op het uur te voorspellen (lees hier hoe Tele2 dat doet)? In ieder geval beschik je vaak al over meer gegevens dan je denkt. Een forecasting tool helpt je om op basis van historische data een inschatting te maken van het benodigde aantal diensten.
De sleutel die de werkdruk bepaalt
Je hebt je historische data, je hebt je doelen. Hoe ga je nu inschatten hoeveel mensen je nodig hebt? De data en de doelen vormen eigenlijk de sleutel tot je forecast inzake personeelsplanning. Immers, als je weet hoeveel je wilt produceren en je weet hoeveel je verwacht dat een werknemer produceert op uurbasis, kun je berekenen hoeveel diensten er nodig zijn. Gelukkig bestaat er gespecialiseerde software die ervoor zorgt dat je niet zelf elke keer aan het rekenen moet gaan. Let wel, de gewenste productiviteit is steeds gebaseerd op aannames of op metingen uit het verleden. Een rooster dat 100% betrouwbaar is, bestaat dus niet. Wel geldt: hoe meer historische data je gebruikt voor je sleutel, hoe betrouwbaarder je rooster.
Het planningsproces bestaat uit deze vierdelige cyclus. Bij elke fase worden nieuwe aannames gemaakt en neemt de foutenmarge toe. Wel kun je elke cyclus bijleren voor de volgende keer.
Wat met de planner?
Wie stelt dat de rol van een planner volledig verdwijnt wanneer je overschakelt op personeelsplanning software, vergist zich. Een forecasting tool kan wel een indicatie geven van het aantal nodige shifts om de doelstellingen te halen, er moet nog steeds iemand zijn die shifts toewijst en het totale plaatje coördineert. Tussen de theoretische sleutel en de feitelijke planning zit dus nog een stap. Slimme planning software maakt de planningstap wel een stuk eenvoudiger. De planner moet niet zelf gaan rekenen om een inschatting te maken van het aantal nodige shifts. Bij het invullen van shifts moet de planner niet meer zelf op zoek gaan naar contracturen, CAO’s en beschikbaarheid. Alles is eenvoudig terug te vinden. Wanneer de planner een shift wil toewijzen aan een medewerker, krijgt die meteen een voorstel van het systeem. Er is dus nog steeds een puzzel, maar die wordt wel een pak eenvoudiger.
Hier zie je een voorbeeld uit Shifter met forecasting o.b.v. winkelbezoekers. Onderaan staan de shifts die de planner moet toewijzen. Het staafdiagram bovenaan toont hoeveel medewerkers er te veel of te weinig gepland stonden per dag.
Realisatie van het rooster
Met behulp van de forecasting tool heb je nu een prima rooster gemaakt. Top! Maar de dag zelf kan er nog van alles veranderen. Denk maar aan een medewerker die niet komt opdagen. Wat nu? Niet alleen maakt sommige software het eenvoudig om een last minute verzoek uit te zetten bij een uitzendbureau, software met een goede forecasting tool kan dit soort ongewenste situaties helpen voorkomen. Teamleiders kunnen in een goed softwaresysteem namelijk ook beoordelingen bijhouden van medewerkers. Zo zullen medewerkers die vaak negatieve beoordelingen krijgen, minder snel ingepland worden, waardoor dit soort situaties zich minder vaak voordoet. Je kunt nooit helemaal zeker zijn, iemand kan bijvoorbeeld onverwacht ziek worden, maar hoe meer data je gebruikt bij je voorspelling en roosterplanning, hoe gestroomlijnder alles verloopt bij de effectieve realisatie ervan.
Op basis van de logistieke forecast die je uit je ERP haalt en de verwachte productiviteit per medewerker, kan Shifter voorspellingen doen over het aantal nodige diensten.
Welke afweging moet je als bedrijf maken?
Bedrijven die zweren bij een groot team van planners en bijvoorbeeld Excel als software gebruiken, maken misschien niet de juiste afweging. Dit lijkt misschien de goedkopere oplossing tegenover het aanschaffen van een “duur” softwarepakket, maar dan houd je nog geen rekening met de shifts waarvoor er te veel of te weinig medewerkers ingeschakeld zijn. Dat kost je als onderneming namelijk ook handenvol geld. Met een goede forecasting tool krijg je niet alleen betrouwbare roosters, maar ook een plaats waar alle relevante data opgeslagen wordt. Zo leer je elke cyclus bij en word je steeds beter in het samenstellen van het ideale werkrooster. Op termijn is forecasting dus geen duur speelgoed, maar een duurzame investering. Door het accuraat bijhouden van al deze gegevens, wordt ook je nacalculatie als producent veel betrouwbaarder. Misschien toch het overwegen waard?
Wat is payroll? 
