Zo lees je een payroll offerte
In Nederland worden veel verschillende payroll prijzen gecommuniceerd. Zelfs op reclameborden langs de snelweg wordt geadverteerd met enorm lage omrekenfactoren. Opvallend, want een groot gedeelte van het tarief is wettelijk bepaald. Zo is iedere payroll organisatie verplicht aangesloten bij een CAO (ABU of NBBU) en betaalt iedereen in zijn sector bijna hetzelfde percentage aan premies. De tarieven kunnen daarom uiteindelijk voor de klant niet enorm van elkaar verschillen. Maar die verschillen zie je in eerste instantie wel terug in de offertes. Hoe kan dat? Wat is er aan de hand? Lees hier waar je op moet letten bij het lezen van een payroll offerte. Zo voorkom je financiële verrassingen en leer je meer over het karakter van potentiële leveranciers.
Een omrekenfactor zegt op zichzelf niets
De meeste payroll bedrijven werken met een omrekenfactor. Dat is de factor waarmee het brutoloon van een payroll medewerker vermenigvuldigd wordt en het uiteindelijke tarief voor de werkgever wordt bepaald. Werkgevers hebben de neiging direct te kijken naar dit uiteindelijke bruto uurtarief in een offerte, maar eigenlijk zegt dat niet veel. Bij een lage factor van bijvoorbeeld 1.4 komen er achteraf altijd allerlei wettelijk verplichte tarieven voor de werkgever bij, wat kan resulteren in 20% hogere kosten achteraf. Dan had je misschien toch beter een omrekenfactor van 1.7 inclusief verplichtingen gekozen?
Bestudeer daarom altijd goed de opbouw van de omrekenfactor in je offertes. Wat wordt er vooraf gedekt en wat niet? Staan er de befaamde kleine lettertjes in? Is de offerte transparant?
Werkgevers zijn geneigd om direct te kijken naar het bruto uurtarief in de offerte, maar eigenlijk zegt dat niet veel. Als het payroll bedrijf een lage omrekenfactor hanteert in de offerte, komen er achteraf nog allerlei wettelijk verplichte kosten bij.
Pauline van Gasselt – Payroll experte bij Shifter
Op deze factoren kan je letten bij het lezen en interpreteren van een payroll offerte:
-
Wettelijke reserveringen inbegrepen of niet?
In Nederland zijn werkgevers en payroll bedrijven wettelijk verplicht financiële reserveringen te doen. Denk bijvoorbeeld aan reserveringen voor het uitbetalen van vakantiedagen, vakantiegeld, betaalde feestdagen en kort verzuim. Het reserveringspercentage voor vakantiedagen is zomaar 23% à 25% extra op het brutoloon. Dat kan verschillen door het aantal vakantiedagen dat je als werkgever geeft. Het minimum is 25, maar je mag er ook meer geven. Sommige van onze klanten geven hun vaste krachten 26 vakantiedagen. Dat doen wij dan ook voor de payroll krachten die via Shifter komen. Met het verhogen van het aantal vakantiedagen stijgt ons reserveringpercentage voor die vakantiedagen. En dus ook onze omrekenfactor. Zo krijg je een groot verschil met offertes waarin de wettelijke reservering niet is opgenomen. Bedrijven die het reserveringspercentage niet meerekenen communiceren in de offerte een omrekenfactor van 1.4 en factureren later 20% extra aan de werkgever. Met als resultaat dat de kosten voor de klant achteraf veel hoger zijn.
-
Dekking van ziekterisico
Een medewerker moet altijd doorbetaald krijgen, ook bij ziekte. Dat is wettelijk bepaald. Het is echter geen wettelijke verplichting dat het payroll bedrijf dit op zich neemt. Daarom is het belangrijk dat je nagaat of de dekking van het ziekterisico al dan niet inclusief is. Als het payroll bedrijf niet instaat voor het ziekterisico, dan wordt de werkgever bij ziekte een extra factuur toegestuurd voor die ziektedagen. Shifter neemt voor haar klanten het ziekterisico over en factureert alleen de daadwerkelijk gewerkte uren. De medewerker krijgt het geld waar hij recht op heeft, en de werkgever krijgt geen extra factuur. Die hebben wij gedisconteerd in de grote loonlijst die we hebben. Ziekterisico’s kunnen wij door de hoeveelheid medewerkers op onze loonlijst opvangen. Shifter is geen prijsvechter, maar een servicevechter. Wij vinden het dus belangrijk om de dekking van het ziekterisico aan onze klanten aan te bieden.
-
Pensioenreserveringen
Als payroll bedrijf heb je de verplichting aangesloten te zijn bij het STIPP pensioenfonds. Want op een bepaald moment gaat iemand pensioen opbouwen. Een aantal factoren spelen daarin mee, zoals bijvoorbeeld leeftijd en het aantal gewerkte weken. Logischerwijs gaat de pensioenpremie omhoog. Pensioenopbouw is een verplichting, maar gaat pas in als iemand voldoet aan de pensioenfactoren. Zodra deze van toepassing zijn, moet de werkgever 2/3 van 12% pensioenbijdrage van het bruto uurtarief bijbetalen. Dus ook hiervoor geldt dat je als payroll bedrijf kunt kiezen direct transparant te zijn óf de opdrachtgever gaat verrassen. Kijk dit dus goed na op de payroll offerte of informeer er naar bij de payroll partij.
-
Aanbrengfee aanwezig?
Er zijn partijen die aanbrengkosten van nieuwe medewerkers in rekening brengen, de zogenaamde aanbrengfee. De omrekenfactor in de offerte is dan misschien vergelijkbaar of beter, maar de realiteit is dat je door de aanbrengfee een stuk duurder per medewerker uitkomt. De aanbrengfee is overigens geen verplichting, maar een keuze van het payroll bedrijf. Ook de moeite waard om dit te controleren, dus!
-
Transitievergoeding in aantocht
Zodra iemand z’n arbeidscontract beeïndigd wordt, heeft hij of zij recht op een transitievergoeding. Dat is een eenmalige financiële vergoeding die gebaseerd wordt op ieder z’n persoonlijke situatie. Indien de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in balans (WAB) ingevoerd wordt, is de transitievergoeding wellicht al vanaf de eerste werkdag van kracht. Deze kosten kunnen in de payroll omrekenfactor zitten óf kan (nu nog) na 2 jaar in 1 keer opgenomen worden.
-
Omrekenfactor over bonussen en overwerkuren
Een payroll bedrijf kan ervoor kiezen om voor bonussen en overwerkuren een andere omrekenfactor te hanteren. Dan geldt er een lagere omrekenfactor, want er staan ook lagere kosten tegenover. Shifter is zo’n leverancier die rekening houdt met het type uren en daarvoor een aparte factor gebruikt. Dit is een manier voor de payroll leverancier om een zo eerlijk mogelijk tarief aan de klant te bieden.
Kies voor een transparant bedrijf en laat je niet verrassen door extra facturen achteraf
Niet bij elk bedrijf worden offertes helemaal uitgeschreven of wordt er duidelijk verwezen naar alle rechten en plichten van de betrokken partijen. Transparantie in offertes is volgens ons noodzakelijk voor de verdere samenwerking. De inhoud van een offerte zegt namelijk veel over het karakter van de afzender: “de payroll partij”. Wij kiezen ervoor onze omrekenfactor en verplichtingen, en dus onze offerte, volledig transparant te maken. Want dat leidt tot goed werkgeverschap, geen financiële verrassingen en het allerbelangrijkste: een gezonde langetermijnrelatie met onze klanten. Kijk dus zeker verder dan het bruto uurtarief en houd rekening met de gehele offerte wanneer je een vergelijking maakt tussen verschillende partijen!