All Posts By

Katrien Lehoucq

Een programma van eisen opstellen

By | Blog

Software vergelijken op een slimme manier? Dat doe je aan de hand van een “programma van eisen”, ook wel “pakket van eisen” genoemd. Als softwareleverancier krijgen wij dan ook geregeld de vraag om zo’n programma van eisen (PvE) in te vullen voor potentiële klanten. Soms zijn dit heldere documenten, soms kanjers van vragenlijsten met vaak dubbelzinnige vragen. Om bedrijven te helpen die op zoek zijn naar een nieuw softwarepakket hebben wij dit artikel samengesteld. We leggen uit hoe je softwareleveranciers met elkaar vergelijkt, we bieden een modelversie voor het PvE en we lichten enkele veelvoorkomende valkuilen toe. Zo wordt software vergelijken een stuk gemakkelijker!

Hoe kies je een softwareleverancier?

Bedrijven die op zoek gaan naar nieuwe software merken het al snel: er zijn veel spelers op de markt. Voor personeelsplanning software is dat niet anders. Je kunt natuurlijk gewoon de eerste de beste speler nemen die bovenaan bij Google verschijnt, maar dan heb je niet per se de beste software te pakken. Immers, het is niet zo dat het bedrijf met het beste marketingteam ook automatisch het beste product levert. Bovendien is de keuze van een softwarepakket ook heel erg gebonden aan de specifieke behoeftes van je bedrijf of branche. Beter is het dus om verschillende softwareleveranciers met elkaar te vergelijken.

Op zoek naar interessante leveranciers

Beginnen doe je bij het begin, en dat is in dit geval oppervlakkig research doen naar welke software er op de markt is. Je kunt hiervoor een beroep doen op vergelijkingswebsites of je kunt enkele leveranciers die bij je zoekresultaten verschijnen met elkaar vergelijken. Met de meest veelbelovende leveranciers neem je contact op. Als dat initiële contact ook goed aanvoelt, onderneem je verdere stappen. Je nodigt die leveranciers uit om je Programma van Eisen in te vullen, als onderdeel van een algemeen “Request for Information”.

De MoSCoW-methode

Stel, je hebt enkele leveranciers een PvE laten invullen. Hoe ga je die documenten dan met elkaar vergelijken? De meeste project managers zullen al vertrouwd zijn met de MoSCoW-methode. Hierbij geef je voor elk item op de lijst aan hoe belangrijk het is. Je hebt must haves, should haves, could haves en would haves (ook wel won’t haves). De must haves zijn essentieel. Elke leverancier die niet aan dit verzoek kan voldoen, valt automatisch af. Should haves zijn bijna net zo belangrijk. Het zijn geen regelrechte blockers, maar eigenlijk verwacht je wel dat de nieuwe software dit kan. Could haves worden ook wel eens “nice to haves” genoemd. Het zou superfijn zijn als de software dit kan, maar als dat niet zo is, ook prima. De would haves vallen buiten scope van dit project. Deze eisen zijn helemaal niet zo relevant voor jouw huidige situatie. In principe zou je deze eisen ook meteen kunnen weglaten in je PvE, tenzij je hier met het oog op de toekomst toch al meer informatie over zou willen verkrijgen.

MoSCoW Methode

Punten toekennen en simulatie met case

De traditionele MoSCoW-methode laat je dus toe om in één oogopslag een leverancier te schrappen van je lijstje, als die niet aan de must haves voldoet. Als er toch nog te veel partijen in de running zijn, dan kun je de keuze objectief houden door numerieke scores toe te kennen aan elke vereiste. Should haves en could haves krijgen dan bijvoorbeeld een score van 1 tot 8. De punten van alle eisen waaraan kan voldaan worden (al dan niet met maatwerk), worden bij elkaar opgeteld. Zo heb je een objectief beeld van welke leveranciers het best aan je behoefte kunnen voldoen. De definitieve keuze maak je het beste aan de hand van een case. Je kunt de case door één of meerdere partijen laten uitvoeren. Bij een simulatie merk je meteen of een partij ook effectief geschikt is voor de doelen die je vooropstelde met dit project.

Programma van Eisen: een voorbeeld

Heel wat bedrijven beginnen van nul met het opstellen van het PvE. Dat is nergens voor nodig. Het wiel ga je toch ook niet telkens opnieuw uitvinden? Gebruik liever een modelversie van het programma van eisen. Door het toepassen van de MoSCoW-methode en eventueel het toekennen van punten, is de lijst met eisen toch steeds aangepast aan jouw specifieke behoeftes. Bovendien kun je bij de modelversie ook steeds enkele niet-relevante eisen verwijderen en bedrijfsspecifieke eisen toevoegen. In ieder geval heb je met een modelversie al een goed begin en een mooie template in handen.

Klik hier om de modelversie van ons PvE te ontvangen.

Valkuilen bij het PvE

  • Je verzoeken zijn te vaag: Als je allemaal eisen formuleert waar iedereen “ja” op zegt, heb je achteraf weinig stof tot vergelijking. Een vraag als “Heeft het product een gebruiksvriendelijke interface?” is niet specifiek genoeg.
  • Je verzoeken zijn te specifiek: De projectmanager vraagt aan alle stakeholders input voor de nieuwe tool. Soms wordt daarbij te veel in detail gegaan, alsof men al wil anticiperen op alle mogelijke klachten van gebruikers. Dat is nergens voor nodig. Focus op de kern en laat de kleine fixes voor achteraf.
  • Je behandelt should haves als must haves: Kill you darlings, want niet elke leuke feature is noodzaak. De MoSCoW-methode is een echte balansoefening, dus wees kritisch wanneer je je must haves kiest. Houd daarbij vooral rekening met de reden dat je van software verandert.
  • Je valt in herhaling: Zet nooit meer dan 100 vragen op je PvE, je zal merken dat dit ruim voldoende is. Bij lange lijsten komt vaak veel herhaling voor en dat maakt het vergelijken alleen maar moeilijker. Je loopt immers meer risico om tegenstrijdige antwoorden terug te vinden.
  • Je houdt geen rekening met maatwerk: Het PvE is een vrij eenvoudige checklist, maar wel een die de nodige interpretatie vraagt. Misschien stuit je op software die alles kan, maar wel met maatwerk. En dat kost tijd en geld! Misschien kies je toch beter voor software die wat minder kan, maar wel snel en aan een lagere prijs geïmplenteerd kan worden?

Meer informatie over de Shifter-werkwijze of gewoon benieuwd naar hoe we scoren op jouw Programma van Eisen? Neem contact met ons op!

Chocstar: Waarom kiest dit jonge bedrijf voor payroll?

By | Blog

Vrolijke lampionnetjes in de etalage, vrolijke deuntjes op de radio en een toonbank vol vrolijk versierde stukjes chocolade. Een bezoek aan Chocstar, daar word je dus blij van. Dit leuke plekje op de Hoogte Kadijk in Amsterdam is een beetje van-alles-wat. Dit is een chocoladefabriek, kantoor en winkel in één. Een klein bedrijfje dus, maar eentje dat duidelijk boordevol liefde zit. Onderneemster Annefrid legt uit hoe dit allemaal tot stand is gekomen en waarom ze met een payrollbedrijf samenwerkt. 

Chocstar: een concept om van te smullen

De chocoladereep die het leven van Annefrid veranderd heeft? Die moet ze zo’n tien jaar geleden in Amerika hebben gegeten, tijdens een memorabele roadtrip van oost naar west. Chilipeper, knettersnoep en zout. Dat zijn de smaken die aan de basis liggen van Chocstar. Smaken die Annefrid zelf even vergeten was, tot haar huisgenootje met het idee kwam om zelf een middag chocoladerepen te maken. Zij had namelijk in Finland een chocoladereep met drop gegeten die ze absoluut wilde namaken. En dan was er nog een vriendinnetje die graag speculaas in haar chocoladereep wilde proeven. Resultaat van een middagje kokerellen? Helaas, geen geslaagde chocoladerepen, maar wel het concept voor een eigen zaak. 

Het concept werd geïnspireerd door My Muesli. Zoals je daar je eigen muesli samenstelt, creëer je bij Chocstar je eigen chocoladereep. Dat doet een beetje aan een sprookje van Roald Dahl denken, maar het starten van een eigen zaak bleek allesbehalve een sprookje. Dat werd pijnlijk duidelijk toen Annefrid op zoek ging naar partners voor haar online winkel. Potentiële partners behandelden haar als “weer zo’n trutje die een leuk concept heeft bedacht”.  

Van concept naar succes

Dan maar het heft in eigen handen nemen. Annefrid bestelde online een chocolademachine, die bij levering een “machientje” bleek te zijn. Drie chocoladerepen per keer kon je er mee maken, wat als je ‘s ochtends vroeg opstaat, neerkomt op ongeveer 30 repen per dag. “Tegenwoordig maken we zoveel repen in een halfuur tijd,” lacht Annefrid. 

Maar de aanhouder wint en Chocstar bleek een succesvol concept. Op termijn slaagde Annefrid er dus wel in om partners aan te trekken. Het bedrijf bleef groeien totdat de volgende grote stap zich aanreikte: het aannemen van personeel. Geen gemakkelijke stap, volgens AnnefridUiteindelijk nam zij de beslissing om voor een payrollbedrijf te kiezen.  

Je kunt niet alles zelf weten

Als ondernemer moet je van zoveel dingen afweten. En er komt steeds meer bij. Hoe groter je bedrijf wordt, hoe meer clutter en andere dingen erbij komen”. Annefrid ervaart dat het conceptmatige gedeelte van het ondernemen haar sterke kant is. Ze vindt ook dat je als ondernemer niet alles kan weten en dat het dan soms beter is om voor een partner te kiezen die je aanvult. Zeker als het om iets belangrijks zoals personeel gaat. 

Payroll brengt ook financieel voordeel met zich mee

Naast de veelzijdigheid van het ondernemerschap, was er ook een belangrijke financiële reden om te kiezen voor payroll. Chocstar is namelijk volledig opgebouwd met eigen kapitaal. Door die keuze kan het bedrijf minder hard groeien en is het ook kwetsbaar voor bepaalde financiële risico’s. Annefrid legt uit dat je dan moet zorgen dat je je verzekert voor de risico’s die je als onderneming onderuit kunnen halen. Zo kan een zieke werknemer in een kleine onderneming grote impact hebben. “Als een werknemer ziek is, dan wil ik gewoon langs kunnen gaan met een bos bloemen, zonder dat ik me zorgen hoef te maken om het ziekterisico en wat dat als kleine ondernemer financieel met mij doet,” vertelt Annefrid. Zij vindt het dan ook ontzettend belangrijk dat er voor haar mensen gezorgd wordt en dat wanneer haar personeel juridische of administratieve vragen heeft, ze hen zonder zorgen kan doorverwijzen naar Shifter. 

Professioneel gezien is payroll overduidelijk de beste optie voor Annefrid. Zeker omdat haar branche erg te maken heeft met seizoenspieken, is het beter om de administratie van de tijdelijke contracten uit te besteden. “Verloning, vakantiegeld, gewoon alles check! Het enige wat wij hoeven te doen is digitaal de leeftijd van de nieuwe werkkracht en het uurloon doorgeven. De rest wordt gewoon geregeld, dus dat werkt echt heel fijn”. Met minimale effort is de hele administratie piekfijn in orde. En de kosten van de omrekenfactor? “Dat is gewoon het risico op de ziektedekking dat je afkoopt,” vindt Annefrid. 

Vast of flex, payroll of geen payroll?

Na verloop van tijd wil Annefrid wel de “logische” HR-cyclus volgen. Dat betekent dat je de mensen die vast bij je in dienst zijn toch zelf gaat verlonen. Voor de flexibele krachten wegen de voordelen van payroll te zwaar door. Maar vaste werkkrachten die er al jaren bij zijn, die wil je uiteindelijk toch officieel als Chocstar gaan uitbetalen.

Payroll of geen payroll, ieder personeelslid is belangrijk voor Annefrid. Lid van het Chocstar-team word je dus ook als flexkracht niet zomaar. Annefrid vindt het belangrijk dat ze zelf de juiste mensen kan kiezen. Dat is voor haar een groot voordeel van een payrollbedrijf tegenover een uitzendbureau. “Met zo’n klein team kan het ook niet anders,” stelt ze. Het is een bewuste keuze om voor het wervingsproces geen externe partijen te gebruiken. 

Chocstar als voorbeeld voor jonge ondernemers

Het verhaal van Chocstar is heel inspirerend voor jonge ondernemers. Je hoeft je als ondernemer niet slecht te voelen dat je niet van alles af weet, want dat is gewoon niet realistisch. Het belangrijkste is dat je slimme keuzes maakt die passen bij jouw situatie. Als het risico op ziekte bij je personeel je financieel ernstig kan schaden, dan mag het afkopen van dat risico via payroll geen al te moeilijke keuze zijn. Denk goed na of je liever zelf je mensen kiest of als een uitzendbureau je hierbij beter kan helpen. Ken jezelf, bepaal je sterktes en kijk waar je aanvulling kunt gebruiken. En heb je een moeilijk moment? Loop even de Chocstar-winkel binnen in Amsterdam of surf naar www.chocstar.nl, daar word je zo weer vrolijk van! 

Wanneer kun je jezelf een echte Shifteriaan noemen?

By | Blog

Onze 10 milestones

Je hebt je kennismakingslunch met al je collega's achter de kiezen

Je doet een taak die helemaal niet in je functieomschrijving past

Je krijgt een ecosysteem of ander plantje cadeau van je collega's

Je verkiest tijdens de lunch een ouderwetse tosti boven de chique salades op het buffet

Het hele bedrijf zit in je woonkamer

Je spot een felgroene parkiet tijdens een after-lunch wandeling in het Oosterpark

Je brengt een nieuwe klant binnen

Je maakt een mopje over het taalgebruik van je Belgische collega

Je werkt deze week vaker thuis dan op kantoor

Je haalt een dirty chai latte bij een koffietent rond het Oosterpark

Ja hier wil ik werken! Naar de vacaturepagina

Klinkt als een gezellig bedrijf om mee te netwerken. Nodig mij uit voor een kop koffie

Wat met… de toekomst van payroll?

By | Blog

Sinds er sprake is van de WAB, de nieuwe Wet Arbeidsmarkt in Balans, krijgen we geregeld de vraag van onze payrollklanten of dit nu het einde van payrolling betekent? Logische vraag, want voor veel bedrijven is payroll de ideale oplossing. Denk maar aan bedrijven met een eigen flexpool die niet zelf de (last minute) adminstratie in orde willen brengen. Veel zaakvoerders liggen dus wakker van de WAB en de impact die deze zal hebben op flexibele contracten. En geef toe, zelf uitzoeken wat nu de impact is van zo’n complexe wettekst, daar word je niet blij van …

Balans op de arbeidsmarkt

Het hoofddoel van de WAB is werkgevers aanmoedigen om vaste contracten te geven. Dat wil men bereiken door de regels voor vaste arbeidscontracten soepeler te maken en die voor flexibele contractvormen strikter. Of de WAB effectief de beoogde balans zal bereiken, is nog afwachten. Hoewel men als doel heeft de situatie voor werknemers beter te maken, stellen wij vast dat veel werknemers zelf vragende partij zijn naar meer flexibiliteit. Natuurlijk is het dan mooi meegenomen als flexibele contractvormen betere arbeidsvoorwaarden met zich meebrengen, maar te strikte voorwaarden kunnen werkgevers afschrikken, waardoor er net minder mooie kansen op flexibel werk ontstaan.

Een ding is zeker, de wet komt er opvallend snel na de invoering van de WWZ (Wet Werk en Zekerheid). Die wet ging amper drie jaar geleden van kracht met hetzelfde doel, maar sindsdien is de kloof tussen vast en flex net groter geworden. Garantie op succes is er met de WAB dus niet.

Payroll en de WAB

In de WAB worden er specifiek maatregelen getroffen voor payrollconstructies. Logisch dus dat veel payrollklanten zich zorgen gaan maken. Nochtans hoeft dit niet meteen het einde van payroll te betekenen. Integendeel, met de snel veranderende wetgeving is het misschien interessanter om het administratieve en juridische werkgeverschap uit te besteden.

Een van de belangrijkste veranderingen voor payroll met de WAB is dat payrollmedewerkers recht krijgen op dezelfde arbeidsvoorwaarden als de medewerkers die vast in loondienst zijn. Dat is best een grote wijziging en payroll zal door de WAB duurder worden, maar het betekent niet dat alle voordelen van payroll zomaar verdwijnen. Je goed laten adviseren is zowel met de huidige WWZ als met de nieuwe WAB altijd het belangrijkste.

Wanneer komt de WAB er?

Op 5 februari 2019 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel. Op 19 maart 2019 is er een voorbereidend onderzoek gestart in de Eerste Kamer. Men streeft er vooralsnog naar om de behandeling van het wetsvoorstel af te ronden voor de Kamerwisseling in juni 2019. Wellicht gaat de wet op 1 januari 2020 volledig van kracht, maar ook in 2019 zullen al veranderingen merkbaar zijn.

Professionele balansdagen: een nieuwe generatie van flexibel werken

By | Blog

Las niet alleen balansdagen in voor voeding, maar ook voor werk

Wat zijn balansdagen?

Wie een beetje met gezondheid en gewicht bezig is, is wellicht vertrouwd met het concept van de balansdagen. Af en toe laat je je eens volledig gaan, bijvoorbeeld op een feestje. Omdat je op het feestje geen zin hebt om calorieën te tellen, ga je de dag erna compenseren in de vorm van een “balansdag”. Een dag met gezonde maaltijden en voldoende beweging. Door af en toe een balansdag in te lassen, loop je minder kans op overgewicht en vermijd je de nood aan een (te) streng dieet.

Gezond eten even vergeten… Maar het werk blijft aanwezig

Beeld je nu eens in dat je op zo’n feestje bent. Niemand is bezig met gezond eten, de hele familie zit gezellig te borrelen. Dan is daar de vraag die steeds terugkeert: “Hoe gaat het op je werk?”. De een lacht de vraag weg en geeft een standaard oppervlakkig antwoord. De ander kan het niet laten om een paar frustraties over de baas te uiten. Er wordt niet te diep op ingegaan. Het blijf natuurlijk een feestje. Intussen merk je dat je zwager de hele tijd z’n telefoon zit te controleren. “Misschien komt er een belangrijk mailtje binnen van werk,” legt hij uit bij het zien van je vragende blik. Hoewel je in een ontspannen omgeving bent, is het werk voor niemand echt ver weg …

Halt! Tijd voor een professionele balansdag

Dat zet je aan het denken, toch? Hoewel de balansdag voor voeding al helemaal ingeburgerd is en men het er over eens is dat het goed is voor je gezondheid, is er niemand die “halt!” roept en een balansdag voor het werk inlast. “Daar heb je toch het weekend voor!”, hoor je dan. Misschien wel, maar hoeveel ontspanning haal je eigenlijk uit je weekend? Huishoudelijke taken uitvoeren, afspreken met mensen die je zelden ziet, een bezoekje brengen aan de sportschool, misschien – als je het jezelf gunt – een paar uurtjes bankhangen… Zo’n weekend lijkt wel een baan op zich. Bovendien zijn er maar weinig mensen die helemaal niet aan het werk denken tijdens het weekend. Een beetje stress dat je niet kunt onderdrukken, een nieuw idee dat je echt móet opschrijven voor je het vergeet, een situatie van de afgelopen week die je in je dromen herbeleeft… Herkenbaar, niet? Volgens ons is een doorsnee weekenddag dus niet hetzelfde als een balansdag! 

Het nieuwe werken: tendens naar meer flexibiliteit

Misschien is het tijd om jezelf even wakker te schudden uit die oneindige sleur van werkweek-weekend. Gedaan met jezelf de hele tijd te pushen omdat dat de manier is waarop onze maatschappij is ingericht. Steeds meer bedrijven beseffen dat flexibel werken veel menselijker is dan strakke werkweken. Zo laat je je personeel toe om zelf balansmomenten in te lassen. Flexibele werkuren, goede vakantieregelingen, meer ruimte voor thuiswerk… Het aantal manieren om flexibel werk in de praktijk om te zetten is enorm en blijft toenemen. Deze tendens wordt ook wel “het nieuwe werken” genoemd.

Waarom als werkgever onbeperkt vakantie invoeren?

Onbeperkt vakantie is niet hetzelfde als het hele jaar betaald op het strand van Curaçao liggen. Een geëngageerde werknemer die onbeperkt vakantie heeft zal een maand lang alles geven om een project tot een succes te maken, zonder overuren te tellen. Maar na die intense maand is het project klaar en de energie op. Dan is het fijn als je kunt aangeven dat het nu wél tijd is voor twee weken Curaçao. Zonder openstaande projecten, zonder zorgen.

Met beperkte vakantiedagen ga je meteen rekenen. Twee weken Curaçao, dat is de helft van je vakantie. Maar je wil ook zoals elk jaar naar de Veluwe met je ouders. En in de week tussen kerst en nieuw ga je ook niet in je eentje op kantoor zitten. Oh en je zou ook nog met vrienden wijn gaan proeven in Toscane … Dat rekenen alleen al bezorgt je een hoop stress!

Als werkgever verkies je toch een werknemer met engagement? Iemand die zelf aangeeft wanneer de batterijen leeg zijn? Of heb je liever iemand die dubbel zolang over het project doet? Of erger, iemand die het wel in een maand afwerkt, maar door het gebrek aan flexibiliteit vervolgens een burn-out krijgt? Een tip: als je twijfelt of je je personeel hiermee kunt vertrouwen, twijfel je beter over of je wel de juiste mensen in dienst hebt.

Het moeten niet altijd twee weken zijn

In het voorbeeld hierboven hebben we het meteen over twee weken. Maar we willen natuurlijk het concept “professionele balansdag” introduceren. Het klinkt misschien zweverig, maar een gezond leven, is een leven in balans. En alleen jij kan als persoon aangeven wanneer er nood is aan een balansdag. Jij weet hoeveel je gisteren hebt opgeschept bij het dessertbuffet. Jij weet hoeveel gas je gisteren hebt gegeven om die deadline te halen. Alleen jíj voelt dit. Laat jezelf toe om het te voelen. Laat jezelf toe om je baas te bellen, “sorry vandaag niet”. Of neem een balansuurtje. Ga een keer om vier uur naar huis in plaats van om vijf uur. Kruip lekker vroeg in bed, ga los in de sportschool of ga eens lekker uit eten – jij weet zelf best waar je energie van krijgt. De dag erna ga je weer als een raket. Ja, het is uiteindelijk je baas die de vruchten plukt van dat uurtje dat hij of zij je gegund heeft. De kost van een balansuurtje, balansdag of balansweek weegt altijd minder zwaar dan de kost van een trouwe werknemer die met een burn-out thuis zit.

De juiste mix van flexibiliteit en heldere afspraken maakt van zowel werkgever als werknemer een winnaar. Iets om over na te denken… 

Meer weten over de visie van Shifter over professionele balansdagen? Je kunt ons steeds contacteren.

Meer informatie over onze missie en arbeidsvoorwaarden vind je ook op de “Werken bij Shifter”-pagina.

Payroll: minder duur dan je denkt!

By | Blog

Tijdens onze laatste teammeeting werd er een heel interessante vraag gesteld. Hoe reageer je wanneer iemand zegt dat payroll veel te duur is? Wij weten allemaal dat payroll minder duur is dan het lijkt. Maar een helder antwoord, dat had niemand klaar. De een ging grafiekjes tekenen, de ander ging de voordelen van payroll opnoemen. We staken de koppen bij elkaar en kwamen tot een – volgens ons – helder verhaal.

Je ziet het, we gebruiken toch een paar grafiekjes. Hiermee willen we in de eerste plaats aantonen hoe het bruto-inkomen is opgebouwd. Dat bestaat voor 80% uit het brutosalaris en voor 20% uit vakantiegeld en doorbetaalde vakantiedagen. De belangrijkste les die je hieruit moet trekken is dat de omrekenfactor die je op de payrollofferte ziet, wordt toegepast op het brutosalaris en dus niet op het volledige bruto-inkomen.

Als je het zo bekijkt en we vermendigvuldigen de omrekenfactor (op deze offerte 1,7) met het brutosalaris, dan betaal je, wanneer je samenwerkt met deze payrollpartij, ongeveer 136% van het bruto-inkomen.

Dat is ongeveer gelijk aan het bedrag dat de werkgever betaalt aan loonkosten wanneer die zelf iemand in dienst neemt. Immers, dan betaal je het volledige bruto-inkomen van 100% plus de werkgeverslasten, die ongeveer 35% bedragen. Normaal betaal je als werkgever dus 135% van het bruto-inkomen om iemand in dienst te nemen.

Het grootste misverstand is dat men de omrekenfactor gaat toepassen op het volledige bruto-inkomen. De omrekenfactor wordt net toegepast op het brutosalaris, zo’n 80% van het bruto-inkomen. Als je dan gaat rekenen, besef je dat payroll ongeveer evenveel kost als het bruto-inkomen plus werkgeverslasten.

Gijs-Jan van het Kaar – CFO bij Shifter

Met de grafiekjes willen we tonen dat iemand in dienst nemen via payroll echt niet veel duurder is dan normaal. Een omrekenfactor van 1,7 schrikt veel bedrijven af, maar dat is omdat ze die omrekenfactor verkeerd gaan interpreteren.

Bovendien moet je ook goed nagaan wat er allemaal inclusief is bij het payrollbedrijf waarmee je gaat samenwerken. In een eerdere blogpost wezen we je al op zes belangrijke dingen om op te letten wanneer je een payrollofferte gaat interpreteren. Het kan namelijk zijn dat een hogere omrekenfactor van 1,7 ook wil zeggen dat het risico op ziekteverzuim door de payrollpartij gedekt wordt. Bij horecabedrijven, waar verzuim een groot probleem is, kan dit een cruciaal voordeel zijn, waardoor payroll uiteindelijk financieel in het voordeel van de horecazaak uitdraait. Of jonge starters die willen groeien, maar het risico niet kunnen dragen om zelf een eerste of tweede werknemer aan te nemen. Ook zij hebben er alle baat bij om mensen aan te werven via een betrouwbare payrollpartij. Het uitbesteden van je juridische administratie en verloning is maar het tipje van de ijsberg wanneer het gaat om de voordelen van payroll.

Wil je zeker zijn dat het verschil tussen payroll en zelf in dienst nemen zo klein is qua kosten? Vraag dan gewoon een gratis offerte aan. Dan zie je meteen wat het je zal kosten én welke voordelen er inclusief zijn. Het kost je niks, dus het kan geen kwaad, toch?

Unieke kans: vervang je planning in Excel door professionele software

By | Blog

Wij sloegen weer de handen in elkaar met de website fruitteeltonline.nl. Nadat zij ons populaire artikel “Stop met personeelsplanning in Excel!” hadden gelezen, vonden zij dit namelijk erg relevant voor bedrijven in de fruitsector. We kregen een plaatsje in hun nieuwsbrief en legden uit dat je planning in Excel regelen echt niet ideaal is.

Shifter als specialist

Door de jaren heen heeft Shifter een paar mooie namen tot het klantenbestand mogen rekenen. Amsterdams fietsenfabrikant VanMoof, Roompot Vakantieparken, Tele2 en RAI Amsterdam om er maar enkele te noemen. De kunst zit erin om de noden van de klant helemaal te snappen. Shifter is dan ook specialist in personeelsplanning software die perfect inspeelt op seizoenspieken en last minute wijzigingen.

En wij willen verder groeien!

In gesprekken met bedrijven uit de voedingsmiddelenindustrie bleek dat wat onze software kan heel erg aansluit bij de noden uit de branche. En dat terwijl de software zich in de eerste plaats richtte tot bedrijven in de festivalsfeer! Om de proef op de som te nemen is Shifter op zoek naar bedrijven in de fruitteeltsector die willen meewerken aan een pilot project. We zoeken specifiek een bedrijf dat aan een voordelig tarief gebruik wil maken van onze software. Zo weten zeker dat we 100% klaar zijn om door te breken bij de fruitbedrijven. Een win-win dus. Jij hoeft niet meer te puzzelen in Excel, maar krijgt een op maat gemaakt product en wij kunnen ons product volledig afstemmen op de markt.

Interesse?

Vul dan het demo-formulier in op onze website. Deze actie richt zich specifiek tot bedrijven in de fruitsector, maar ook andere bedrijven kunnen in de tussentijd geheel vrijblijvend contact opnemen voor een gratis demo.

Planning software van Shifter helpt Tele2 om productiviteit te verhogen

By | Blog

Van statisch rooster naar krachtig algoritme

Het openen van één nieuwe winkel is een hele uitdaging, dus wat als je start met een winkelketen? Dan moeten er prioriteiten gesteld worden. Dat gold ook voor telecombedrijf Tele2, toen het in 2015 de eerste winkels opende. Een van de minder essentiële zaken op dat moment was de manier waarop de bezetting wordt ingeroosterd. Toch besloot Tele2 Head of Retail Edward Sleijffers al vrij snel om over te stappen van Excel-sheets op de planning software van Shifter. Die samenwerking zou leiden tot de ontwikkeling van een krachtig algoritme, dat naar verwachting voor een flinke toename in productiviteit gaat zorgen.

Het gemak van SaaS

Inmiddels heeft Tele2 19 winkels met rond de 135 medewerkers. In de eerste paar maanden gingen de winkelmanagers hun planning maken in Excel, maar dat werd na verloop van tijd onhandig. ‘Vanaf 25 tot 30 medewerkers werkt het niet meer’, vertelt Edward, ‘dan mis je al snel het overzicht, dus gingen we op zoek naar een andere oplossing. Shifter sprak mij aan omdat het een SaaS (Software as a Service)-oplossing is. We hoefden dus geen extra  software te ondersteunen, wat bij veel andere partijen wel het geval is. Ook is er een handige app voor medewerkers en voelde ik ruimte om ook eigen ideeën en wensen te kunnen aandragen.’

(Mee)denken in algoritmes

Na verloop van tijd bleek dat de rooster planning in de winkels beter kon. Aanleiding was het klanttevredenheidssysteem voor de Tele2-winkels. Edward: ‘Daar kwamen twee reacties steeds terug. De positieve reactie was de tijd die voor de klant werd genomen. En de negatieve reactie was dat klanten lang moesten wachten tot ze geholpen werden. Het één levert natuurlijk het andere op, dus ik concludeerde dat we niet op het juiste moment van de dag met het juiste aantal mensen in de winkels staan.’ Met de vraag hoe de roostering verbeterd kon worden, zocht hij contact met Shifter. Samen hebben ze een algoritme ontwikkeld dat per winkel voorspelt hoeveel mensen er elk uur door de deur komen. Op basis daarvan stelt Shifter de bezetting voor. Slimme planning software dus!

Het nut van data

Het algoritme wordt gevoed met verschillende data van de afgelopen jaren. Zo werd er op basis van een “time and motion”-studie berekend hoeveel tijd een medewerker aan een klant besteedt en hoeveel transacties de medewerker gemiddeld voltooit in een uur. ‘Ook data als weersomstandigheden, dagen dat salarissen worden uitbetaald, vakantiedagen en tijden waarin we campagnes voeren werden aan het algoritme toegevoegd’, vertelt Edward. ‘Lang niet alle data bleek nuttig te zijn, maar dat gaf het algoritme dan ook aan. Het invoeren van weersomstandigheden was bijvoorbeeld totaal overbodig’.  Momenteel is het algoritme zo vergevorderd dat het met een afwijking van tien procent nauwkeurig kan aangeven hoeveel mensen er elke dag door de deur komen, nauwkeurig tot op het hele uur. Het gevolg is dat er veel effectiever geroosterd kan worden met de planning software. ‘Op drukke dagen kunnen we dus opschalen en onze productiviteit verhogen. En als het rustiger is, zetten we minder mensen in en kunnen we kosten besparen.’

Verder voeden en ontwikkelen

Op het moment van schrijven is het algoritme een aantal weken in gebruik. Het is dus nog even wachten op de harde cijfers. ‘En we moeten nog wel wat dingen tweaken aan het algoritme om het beter te krijgen’, aldus Edward. ‘Maar het krijgt natuurlijk ook elke dag info van alle winkels, die het kan vergelijken met de gemaakte voorspellingen. Dat wordt weer verwerkt in de voorspellingen van de komende tijd.’ Over drie maanden hoopt hij de eerste echte resultaten van dit zelflerende algoritme te zien. ‘Ik wil dat we er tien procent productiever van worden. Dus tien procent kostenbesparing of tien procent meer omzet. Voor een bedrijf als het onze is dat nogal wat.’

Wil jij ook slimmer personeel inplannen met behulp van een algoritme? De gratis demo van Shifter is aangepast aan de wensen van jouw organisatie. Neem contact met ons op voor meer informatie, of vraag meteen (vrijblijvend) onze demo aan!

Personeelsplanning software voor de fruitsector: de voordelen van Shifter volgens fruitteeltonline.nl

By | Blog

Personeelsplanning in de fruitsector, het is niet evident. De seizoenspieken fluctueren enorm en er doen zich vaker last minute wijzigingen voor dan in de meeste andere branches. Geen wonder dus dat de vraag naar goede personeelsplanning software net in deze sector, die voor een groot deel draait op seizoenswerkers, erg hoog is. De redactie van fruitteeltonline.nl legt uit waarom fruitteeltbedrijven gebaat zijn met de software van Shifter. In het eerste deel van een driedelige reportage vertellen zij het verhaal achter Shifter. 

 

 

Onvoorspelbare planning

De redactie van fruitteeltonline.nl interviewde Shifter CCO Ralf Becks en ontdekte meteen vijf redenen waarom je als fruitbedrijf voor Shifter zou kiezen. Software voor personeelsplanning in de fruitsector moet vooral één ding kunnen, en dat is inspelen op de grote onvoorspelbaarheid die zo eigen is aan de brancheWanneer je werkt met versproducten, kan je het je zelden permitteren om bepaalde shifts uit te stellenAls je dan nog eens met seizoenswerkers te maken hebt, wordt de puzzel helemaal complex. Die los je niet zomaar even op door een planning te maken in een Excel document en dan te gaan rondbellen. Met de planning tool van Shifter kun je gemakkelijk onverwachte wijzigingen doorvoeren. Doordat iedereen in hetzelfde systeem werkt, kunnen uitzendkantoren meteen aan de slag met je last minute verzoek. Zo geraken gaten in de planning snel opgevuld. Een belangrijk voordeel dus!

Leidinggevende, werknemer en uitzendkantoor werken bij Shifter in hetzelfde systeem. Alle info is beschikbaar via portal of app. Iedereen heeft de meest recente informatie met zo min mogelijk communicatie!

Kosten besparen met een gemotiveerd team

Ook vanuit financieel perspectief dienen zich redenen aan om voor personeelsplanning software te kiezen. Cijfers van het CBS tonen aan dat de personeelskosten binnen de industrie gemiddeld 35% van de totale operationele kosten omvatten. Dat is niet niets. Als je weet dat gebruikers van Shifter hun personeelskosten met 5 tot 10% kunnen verminderen, dan is investeren in de software wel de overweging waard.

Een investering die meer dan alleen geld oplevert, zo blijkt. Met de software van Shifter plan je door gebruik te maken van een forecasting tool niet te veel personeel in, waardoor iedereen zich nuttig kan maken. Bovendien worden de vereiste capaciteiten voor een bepaalde dienst vergeleken met de kwalificaties van de werknemers, zodat je steeds je de meest geschikte persoon selecteert. Dit houdt medewerkers gemotiveerd, waardoor ze meer kwalitatief werk gaan leveren.

Shifter gaat voor een geïntegreerde planning. Het planningsproces is meer dan alleen een rooster in elkaar knutselen. Met slimme personeelsplanning software krijg je een accurate inschatting van de mensen die je nodig hebt, wat niet alleen geld bespaart, maar ook zorgt voor meer gemotiveerd personeel.

Flexibiliteit

Wist je trouwens dat niet alleen de werkgever vragende partij is voor meer flexibiliteit in het werkleven? Ook werknemers plukken steeds vaker de vruchten van een flexibele personeelsplanning. Met Shifter geven werkkrachten zelf hun beschikbaarheid aan. Misschien vindt de werknemer het wel fijn om in het weekend een shift van vier uur te doen, in plaats van een volle shift van 8 uur op een weekdag. Zo geraken piekmomenten op alle tijdstippen ingevuld en is zowel werknemer als werkgever tevreden! 

Redenen genoeg dus om als fruitbedrijf voor Shifter te kiezen! Via het demo-formulier op onze website kun je meer informatie aanvragen over de tools. Tijdens een gesprek kijken we of er een match is tussen Shifter en de specifieke noden van je organisatie. 

Lees hier het volledige artikel na op de website van fruitteeltonline.nl!

Ontdek de voordelen van Shifter