All Posts By

Gijs-Jan van het Kaar

Zo kunt u uw personeel vanuit de kern motiveren

By | Blog

De mindset van de medewerkers is zeer belangrijk voor een bedrijf. Juist bij flexibeler werkende medewerkers heeft u minder tijd om deze goed te krijgen. Hoe zorgt u er zoor dat ze zich echt inzetten voor uw bedrijf?

De neuro-wetenschappen staan u bij. Wij mensen zijn evolutionair uitgerust om ons gedrag aan een veranderende situatie aan te passen. Soms zijn we een lover, soms een fighter. Soms een jager, soms een kuddedier. Ons brein past zich hieraan feilloos aan. Het brein doet dit  door specifieke stofjes uit te scheiden. Die stofjes promoten bepaalde soorten gedrag, en ze beinvloeden ook de gemoedstoestand.

Drie van deze stofjes zijn erg nuttig om in de gaten te houden in werksituaties, u zult wellicht al eens van ze gehoord hebben. Hieronder hun namen en werking:

 

  • Bied mensen wat warmte en geborgenheid. Dit verhoogt Oxytocine; dit veroorzaakt gul gedrag (naar klanten, naar collega’s en naar jou) Mensen worden er een teamspeler van. Ze zullen zich ook veiliger en geborgener voelen, en zullen zich meer aan je willen binden.
  • Plaats het team en haar leden op een voetstuk. Dit verhoogt Serotonine; dit veroorzaakt ijverig gedrag en iedereen zal harder voor het team willen werken. Maar iedereen zal ook veeleisender worden. Serotonine zorgt dat mensen zichzelf de moeite waard vinden. Ze gaan zelf meer moeite doen, maar verwachten die ook van u.
  • Creëer een dreiging. (Deadlines worden veel gebruikt.) Dit verhoogt Cortisol. Dit stofje is eigenlijk voor prooidiersituaties en je wordt er heel alert van. Sommige mensen kunnen niet zonder. Maar wanneer je erg alert bent kun je je niet op 1 ding concentreren en teveel alertheid wordt stress.

 

Nu de so-what. Denk eens na over de omgeving die je zelf creeert. Wil je meer binding van mensen, meer ijver? Zorg dat de entre en de leefruimte van de medewerkers er goed uit zien. Dat ze met waardering verwerkomd worden. Dat ze zien dat hun presteren met interesse gevolgd wordt.

Wil je meer alertheid? Creeer deadlines.

Hoe vaak schrijft uw organisatie dezelfde inleenuren over?

By | Blog

Uw planning en tijdsregistratie is wellicht al volledig geautomatiseerd voor uw vaste medewerkers. Dat scheelt veel tijd en geld voor de verwerking van hun uren.
Voor de uitzendkrachten ligt dit waarschijnlijk anders. Inleenuren worden vaak meerdere keren opnieuw in excelbestanden en op de mail over genomen.
Dit gaat telkens handmatig, gaat vaak mis en kost veel tijd en geld. Met software zoals die van Shifter heeft u voor zowel uw uitzendkrachten als u vaste medewerkers automatische tijdregistratie.

Welke stappen neemt uw organisatie op dit moment nog handmatig?

Het proces begint bij het het afdelingshoofd. Die maakt een lijst van de verwachting van de inleen die hij nodig heeft. Dit stuurt hij naar de de flexcoördinator.

De flexcoördinator moet tijd steken in het verzamelen van de verwachtingen van de verschillende afdelingshoofden. De coördinator verzamelt de verwachtingen in 1 lijst en maakt een nieuw lijstje per uitzendbureau. Met de hand.

Elk uitzendbureau ontvangt de aanvragen van de flexcoördinator. De intercedenten vullen de posities en maken hier een lijst van.

Vervolgens ontvangt de flexcoördinator de namen van de uitzendbureau’s. Deze gaan weer op een grote lijst, om ze weer te verdelen naar elk van de afdelingshoofden. De flexcoördinator moet er continu tussen zitten.

Nu kunnen de uitzendkrachten aan het werk, maar we zitten pas op de helft.

Zodra de uitzendkrachten gewerkt hebben, moet op elke afdeling per uitzendkracht gekeken worden hoeveel uur er is gewerkt. Dit moet aan de uitzendbureaus geleverd worden, vaak via een portal die vooral voor het uitzendbureau handig is.

Uiteindelijk ontvangt u de facturen, en is het aan u om deze te controleren met de op de vloer geregistreerde uren. Had u die goed bewaard?

Omslag in het proces

Eigenlijk wil je dit anders doen. Wanneer iedereen in hetzelfde systeem werkt en u over de juiste middelen beschikt voor automatische tijdregistratie hoeft niemand meer iets over te typen. De hele keten wordt een stuk sneller. Waarom zou u een verschil maken in administratie voor vaste medewerkers en uitzendkrachten?

Uw afdelingshoofd hoeft bovendien niet meer een week van tevoren zijn definitieve aantal door te geven. Er hoeven veel minder last minute wijzigingen door de keten. Zo komt er tijd vrij die u niet aan de controle van gewerkte uren besteedt, maar aan de kwaliteit van uw mensen.

Flexmix: de ideale samenstelling voor uw piekmomenten

By | Blog

Bij het samenstellen van het personeelsteam maakt u onder andere gebruik van oproepkrachten en uitzendkrachten. Het is niet altijd nodig om uitzendkrachten vast in te zetten, waardoor oproepkrachten een effectievere keuze zijn. Daar staat tegenover dat uitzendkrachten u kunnen helpen op momenten dat u ruim vooraf weet wat u aan personeel nodig heeft.

Inspelen op de soort flexibiliteitsvraag

Er zijn binnen de flexmix drie scenario’s waarin u uw arbeidskrachten kunt inzetten:

1. Specifieke evenementen

Dit zijn evenementen zoals de Huishoudbeurs, bij u in het hotel, bij een huwelijk of bijvoorbeeld Valentijnsdag als u een bloembinder bent. Dit zijn scenario’s waarin u net even die extra arbeidskracht kunt gebruiken, maar niet altijd behoefte heeft om hier iemand vast voor aan te nemen. Het gaat hier om een tijdelijke piek van één of meerdere dagen. Oproepkrachten zijn de juiste keuze bij deze pieken, waar uitzendkrachten juist vooral voor ‘piek en ziek’ kunnen worden ingezet.

2. Seizoensinvloeden

Seizoensinvloeden bepalen hoeveel en welk personeel u gedurende deze periode inzet. In de horeca zitten de terrassen in de maanden mei, juni, juli en augustus vol, terwijl de hoogtijdagen voor restaurants juist in november en december plaatsvinden. Het is van groot belang om mensen op basis van seizoensinvloeden te schuiven om de juiste flexibiliteit te bieden. Het is mogelijk om de uitzendkrachten per maand meer of minder uren in te zetten, en tegelijkertijd een gelijk salaris te bieden dat het gemiddelde biedt van het aantal uren dat een arbeidskracht per maand wordt ingezet.

In dit scenario kan een medewerker in november en december 40 uur per week werken, terwijl zij in de daaropvolgende maanden 10 uur per week werken. Dit leidt tot een gemiddelde van bijvoorbeeld 20 uur per week, waar het maandsalaris uiteindelijk op wordt gebaseerd.

Het is bij seizoensinvloeden ook mogelijk om uw personeel tussen afdelingen te schuiven. Het personeel dat normaal gesproken binnen in het café een shift draait kan gedurende de zomermaanden ook op het terras worden ingezet.

3. Onvoorspelbaarheid van het dagelijks leven.

Op sommige dagen kunnen de bestellingen binnen de logistiek pieken. Hier bereiden de meeste logistieke bedrijven zich uitstekend op voor. Door de onvoorspelbaarheid van het dagelijks leven, zoals weersinvloeden, het verkeer of ziek personeel, is het mogelijk om deze tekortkomingen op te vangen. Hier is een duidelijke dagsturing voor nodig, omdat dit niet vooraf is aangekondigd. Door gebruik te maken van systeemautomatisering wordt dankzij het snelle schakelen ook deze laatste onzekerheid opgevangen.

Los uw onzekerheid op

Het inzetten van oproepkrachten en uitzendkrachten komt samen in een ideale flexmix. In november en december worden veel uitzendkrachten ingezet, vaak wordt er op het laatste moment naar het uitzendbureau gebeld om deze arbeidskrachten aan te trekken tijdens een piek.

Hiermee wordt deze constructie misbruikt, omdat dit de arbeidskrachten niet toestaat om de juiste ervaring op te bouwen. Bovendien hebben zij weinig zekerheid over het aantal arbeidsuren en de duur van het contract. En deze onzekerheid waait ook over naar uw eigen onderneming. Zorg voor een commitment van beide kanten, om deze onzekerheid op te lossen. Zo worden de investeringen in tijdelijke arbeidskrachten omgezet in een betere groei van de onderneming.

Los uw onzekerheid niet op door puur in te kopen wanneer het nodig is. Breng goed in kaart wanneer de piekmomenten in het jaar voor uw bedrijf spelen en bepaal op basis daarvan uw behoefte aan extra arbeidskrachten.

De ideale planner: maak de switch

By | Blog

Tot enkele jaren geleden was het gebruikelijk om als planner de papieren en elektronische toezeggingen van arbeidskrachten te verzamelen, samen te stellen en te plannen. Vandaag de dag zijn er voldoende effectieve middelen om als planner de switch te maken naar coördinator. Dit biedt een beter overzicht binnen het eigen werk en zorgt dat de onderneming op ieder moment voldoende personeel beschikbaar heeft en er nooit te veel personeel rondloopt.

De eigen ervaring, de inspanning en het avondwerk van de planner heeft altijd voor de juiste planning gezorgd. Binnen de productieplanning verzamelt de planner alle opgegeven werktijden en schakelt op juiste wijze om te zorgen dat het benodigde personeel op een ideale manier kan worden vervuld. Deze strategie moet niet de gebruikelijke werkwijze van de planner worden, het moet de kern van de totale planmachine zijn.

Maak de switch naar effectieve automatisering

Het gebruik van een communicatieplatform en automatisering helpt om een beter overzicht van de totale planning te krijgen. Medewerkers die plotseling toch komende woensdag kunnen werken kunnen op deze manier eenvoudig worden ingepland. En voor uren waar op dat moment nog geen personeel beschikbaar is, wordt het mogelijk om via een directe koppeling met het uitzendbureau op het laatste moment toch nog extra arbeidskrachten aan te trekken.

Als planner maakt u hiermee de schakeling naar coördinator in plaats van planner. Het gaat niet langer om het inplannen van de juiste uren, maar om het overzien van alle arbeidskrachten die op tijd hun beschikbare uren aangeven. Vervolgens lost de automatisering de rest op, want deze kan op basis van de ingegeven beschikbare werktijden eenvoudig zorgen voor voldoende aanwezige arbeidskrachten. U gaat zo beter kijken naar onderdelen waar menselijke actie voor nodig is, in plaats het vervullen van de rol als schakel binnen de totale planmachine.

Begin een nieuwe rol als coördinator

Deze nieuwe kern van werken biedt u als planner de mogelijkheid om deadlines los te laten: deadlines bij het personeel om werktijden in te sturen, deadlines binnen de operatie zelf en deadlines bij het uitzendbureau voor extra arbeidskrachten. Dit biedt voldoende ruimte om op tijd te beginnen met het coördineren van de werkplanning, zodat er altijd voldoende arbeidskrachten aanwezig zijn en er ook niet te veel arbeidskrachten tegelijkertijd rondlopen