Gijs-Jan van het Kaar

Natuurlijk gaat bij een uitzendbureau een groot deel van de gesprekken met een opdrachtgever over het tarief van de uitzendkracht. Vergeet dat tarief alleen even voor nu. De euro winst die overblijft na het onderhandelen is namelijk voor de opdrachtgever, óf voor het uitzendbureau. Zo is winst voor de één, het verlies voor de ander. En soebatten over euro’s is sowieso niet echt leuk. Je kunt ook samen aan een situatie werken die beter is voor beide. En al helemaal voor de uitzendkracht.

Focus niet alleen op tarief van uitzendkracht

Zodra jouw geplaatste personeel zo goed is dat ze voor de opdrachtgever amper nog inwisselbaar zijn, vindt er een verschuiving plaats. De hoofdvraag van een opdrachtgever is niet langer: ‘Kan het tarief van mijn uitzendkracht omlaag’, maar ‘Ik wil een deel van jouw mensen opnemen in mijn dedicated pool.’ De uren waarin een flexwerker wordt weggezet zijn op die manier constanter, wat geld oplevert, én jouw medewerker heeft meer stabiliteit. Dit is waar je naartoe wil als uitzendbureau. Alleen hoe weet de opdrachtgever dat die goede mensen bij jou vandaan komen?

Aandacht voor de mensen waarmee je werkt

Bijna elk uitzendbureau werkt met personeelplanningsoftware, zodat de basisprocessen goed geautomatiseerd zijn. Vaak wordt ook al ergens bijgehouden hoe medewerkers presteren. Wat als je het beoordelen volledig neerlegt bij de opdrachtgever? Na een gewerkte dienst vult de shiftleader bij de planningstool van Shifter een cijfer in over jouw medewerker, eventueel met een korte opmerking. Al na acht diensten kun je zien welke match waar het beste werkt en wie er een positieve ontwikkeling doormaakt. De klant kan deze informatie inzien, vraagt vervolgens specifiek om bepaalde medewerkers. Hij wil ze misschien al zelf ver van tevoren inplannen. Idealiter heb je daarvoor een tool waarin je samen met de opdrachtgever werkt. Dan ben je namelijk snel op de hoogte van de (latente) vraag, en kan je eerder beginnen met zoeken naar de juiste invulling.

Voordelen die zwaarder wegen dan tarief uitzendkracht

Zoals eerder al vastgesteld: het tarief van een uitzendkracht is niet alles. De beoordeling van de opdrachtgever is een stukje herkenning. In dit geval kan het leiden tot een plek in de dedicated pool, wat een vaster inkomen met zich meebrengt en een flexwerker meer zekerheid biedt. Sterker nog, we merken dat mensen die goed zijn, maar niet gezien worden, teleurgesteld weggaan. En dat mensen die geen zin hebben om hard te werken het prima vinden dat niemand op ze let. Op de lange termijn ben je dus beter af met een situatie waarin goede medewerkers het fijn vinden om voor je te werken.

Een constant veranderende marktvraag maakt dat bedrijven er baat bij hebben om razendsnel te kunnen schakelen. Dit betekent dat de flexibele schil in 2020 zal stijgen naar 30 procent, blijkt uit onderzoek van het TNO. Op dit moment bestaat zo’n 25 procent van het personeelsbestand al uit flexwerkers. Alleen, hoe bouw je een flexteam dat goed op elkaar ingespeeld is? En hoe manage je zo’n team terwijl je ook nog eens de dagelijkse kosten in bedwang houdt én de kwaliteit van de organisatie beschermt?

Hoe bouw je een flexteam?

Aangezien de flexibele schil straks waarschijnlijk een derde van je bedrijf behelst, is het bouwen aan een flexibele vaste ploeg zeker de moeite waard. Maar wanneer er elke dag 20 nieuwe, onervaren flexwerkers zijn die zich aandienen, is het lastig grip te krijgen op deze groep. Door een flexpoolmanagement-tool in te zetten, tackel je meerdere obstakels ineen.

Met een flexpoolmanagement-tool kun je beter inschatten wie je wanneer nodig hebt. Het systeem onthoudt data van vorige maanden en doet een voorspelling. Hierdoor kunnen uitzendbureaus eerder beginnen met het vullen van jouw gaten. En je kunt zelf meer controle op de uitvraag uitoefenen, en zo de beste flexwerkers vast verzekeren van een plek in het team van de aankomende week of maand. Bijkomend voordeel: je flexibele schil weet eerder waar ze aan toe zijn, en dat wordt gewaardeerd.

Hoe doet je flexibele schil het eigenlijk?

Maar weet je eigenlijk wel wie de beste flexwerkers zijn binnen jouw organisatie? De doorloop is vaak gigantisch en beoordelingsgesprekken kosten tijd. Met onze flexpoolmanagement-tool kunnen shift leaders de individuen in de flexibele schil beoordelen aan de hand van sterren. Dit gaat snel en is handig, binnen een korte tijd is te zien welke flexwerkers het goed doen, en in welke functie. Nog een bijkomend voordeel: medewerkers die zich gewaardeerd en gezien voelen werken harder.

Niet langer onnodig lange dagen

Daarnaast lost een flexpoolmanagement-tool nog een probleem op. Met een traditionele planningstool kan het gebeuren dat het het uitzendbureaus niet lukt om al jouw roostergaten te vullen. Het tijdsbestek waarin dit moet gebeuren is simpelweg te kort, of je concurrentie heeft alle goeie flexwerkers al ingezet. Toch moet het werk af, met ontevreden medewerkers (flex én vast) en lange werkdagen als gevolg. Die tijden zijn dus voorbij. Ontdek hier hoe een rooster er kan uitzien als je de software van Shifter gebruikt.

Een werkvloer die elke dag weer wordt betreed door minimaal tien uitzendkrachten, vraagt om meer dan een planningstool. Zo’n afdeling, samen met het afdelingshoofd en zijn managers, verdient een flexpool management tool. Hieronder een aantal afwegingen, zodat je ze met elkaar kunt vergelijken, en beter nog: kunt bepalen hoeveel tijd, frustratie & geld er te besparen valt.

Te veel krachten op de vloer vs Geld besparen

Hoewel een gewone planningstool een deel van de roosterfrustratie wegneemt, kan het nog weinig doen aan de stress van afdelingshoofden. Iedereen die teams vol met flexwerkers heeft rondlopen, weet dat een aanvraag vaak pas op het laatste moment richting uitzendbureau kan. Om op veilig te spelen, wordt er liever te veel dan te weinig mankracht aangevraagd, en dan begint het wachten. Want lukt het uitzendbureaus de klus op tijd te klaren, zodat er een compleet team klaar staat voor volgende week?

Een flexpool management tool slaat de data van vorige maanden op, en kan zo het aantal benodigde flexwerkers inschatten. Bovendien is het mogelijk om het rooster te delen met uitzendbureaus, zodat ze weken van tevoren al op zoek kunnen naar de beste mensen. Flexwerkers weten sneller waar ze aan toe zijn en is voor jou, de inlener, en dus voor ons belangrijk. Door de minder nijpende deadlines kunnen uitzendbureaus wachten met het vullen van de laatste 20% van de planning, waardoor er niet langer te veel mensen worden ingehuurd en er geld bespaard kan worden.

De planningstool vs Concentreren op wat belangrijk is voor jou

In een normale planningstool is het moeilijk om top flexwerkers te herkennen. Eigenlijk is de situatie een soort Groundhog Day (je weet wel die film uit de jaren ’90). Alle tijd wordt opgeslokt door dagelijkse beslommeringen en hoewel we weten dat beoordelingsgesprekken nuttig zijn, betrokken medewerkers efficiënter, en we een team graag optimaliseren, is daar amper tijd voor.

Simpel en snel de prestaties van een medewerker beoordelen door het geven van sterren of cijfers, eventueel gepaard met een korte opmerking, maakt duidelijk wie de toppers zijn. Deze data gaat niet verloren, staat niet ergens gekrabbeld, maar is voor altijd beschikbaar. Zo weet je precies wie er waar het beste werk levert. Op het moment dat er vaste(re) contracten uitgedeeld worden, is precies te zien wie daar het meest voor in aanmerking komt.

Links staan de cijferbeoordelingen van de eerste  5 diensten van een flexwerker. Als iemand een 8 heeft gekregen in een van zijn eerste 5 diensten, kun je met 85% zekerheid zeggen dat je deze medewerker van grote waarde zal blijken op de lange termijn. 

Mailtjes sturen over uren vs Digitaal uren bijhouden

Nadat de planningstool zijn werk heeft gedaan, moeten zowel het afdelingshoofd als de  flexwerker zijn uren invullen. Zodra die niet overeenkomen kan het uitzendbureau niet facturen en begint het gedoe. Mailtjes heen, en mailtjes terug.

Wanneer bedrijven een flexpool management tool gebruiken werken alle uitzendkrachten met een druppel of toegangspas. Door dit te digitaliseren kunnen stappen worden overgeslagen, wat ontzettend veel tijd scheelt.  Zowel planner als uitzendbureau kunnen de uren meteen bekijken in het systeem en deze als uitgangspunt nemen. Niet langer hoeven er meerdere mailtjes naar het afdelingshoofd, de coördinator, het uitzendbureau en de flexwerker. Dat is voor iedereen fijn.

Wat kan Shifter voor jou doen?

Meld je aan en ontdek wat er nog meer mogelijk is naast een gewone planningstool.

Een personeelsplanning in elkaar zetten met Excel

is een puzzel. Of eigenlijk een puzzel waarvan cruciale stukjes missen, vermengd met een vleugje Mens Erger Je Niet. Hoewel het programma geschikt is voor een hele hoop, gunnen wij je een makkelijkere, en bovendien goedkopere manier om je personeelsplanning te volbrengen. Zo wordt het maken van roosters nog leuk ook.

Een personeelsplanning in Excel laat zich niet zomaar delen

De personeelsplanning in Excel begint met verzamelen. Wie van het team is beschikbaar, hoeveel kunnen ze werken en zijn er wellicht nog extra flexwerkers nodig? Zodra het geheel min of meer staat, begint het pas. Elke wijziging, of verlate aanvraag voor een vrije dag, schopt de boel in de war. Een Excel rooster laat zich niet zomaar delen. En misschien werk je wel in Excel, omdat je flexibele krachten niet in de bestaande software passen. Dit los je allemaal op met Shifter planningssoftware voor flexpoolmanagement. Sterker nog, je planning kan direct gedeeld worden met uitzendbureaus (we werken al met Mise en Place en Randstad), zodat zij actief de gaten in je rooster kunnen invullen.

Ontdek de beste flexwerkers met Shifter planningssoftware

De mindset van de groep mensen die voor je werkt, is belangrijk. Iemand die zich fijn voelt en weet dat zijn werkgever blij is dat hij er is, werkt harder. Een personeelsplanning in Excel heeft hier weinig mee te maken zou je denken. En toch is er een link. Op een werkvloer vol flexwerkers is het lastig bijhouden of er naar behoren wordt gepresteerd. De bigdata van de Shifter personeelsplanningssoftware lost dit op. In plaats van periodiek veel tijd te besteden aan je uitzendkrachten, geef je vaker een klein beetje aandacht doormiddel van een score van 0 tot 10. Leg de gegevens vast en vanzelf ontstaan de patronen die vele vragen beantwoorden. En je medewerkers weet precies hoe ze ervoor staan.

Weet precies wat je kunt verwachten

Wat nou als je een tool hebt die vooruitdenkt, die je aan de hand van de geplande uren vertelt wat er per afdeling verwacht kan worden aan omzet of productiviteit. Dat zou toch helpen? Door Shifter planningssoftware voor flexpoolmanagement weet je direct of de inzet van het personeel aansluit op de doelstelling van de organisatie. Verder is zo’n personeelsplanning in Excel nogal foutgevoel, daar ben je dan ook meteen vanaf.

Shifter laat zien hoeveel jij kunt besparen met planningssoftware

Alleen al in het planningsgedeelte valt wat ons betreft een hoop winst te behalen, sommige onderdelen kunnen echt tot 75 procent efficiënter geregeld worden. En daar is nog niet eens in opgenomen hoe planningssoftware de kosten van flexpool medewerkers kan verlagen of hoe je kunt besparen op inwerkkosten. Vraag een demo aan en ontdek alles wat Shifter  te bieden heeft.

Het tekort aan uitzendkrachten is een heus ding in Nederland. Overal blijven vacatures liggen waar flexwerkers voor nodig zijn. Op zich niks mis mee, onze economie is gewoon aan het groeien. Alleen zorgt die enorme vraag er wel voor dat het lastiger is om de écht goeie krachten te vinden en te houden. Lastiger, maar zeker niet onmogelijk.

Het is vooral de logistieke sector die handen mist, of eigenlijk chauffeurs. Een belangrijk onderdeel van de groeiende economie is online winkelen. Met als gevolg dat al die pakketten naar de voordeur moeten. Dit is dan één voorbeeld, maar het geldt voor bijna alle sectoren. Hoe los jij het tekort aan uitzendkrachten nou op voor jullie bedrijf? Een aantal tips die je op weg kunnen helpen.

Tip 1: Geef uitzendbureaus toegang tot jouw rooster

Maak het uitzendbureaus makkelijk om de juiste mensen bij jou neer te zetten. Door ze toegang te geven tot de online tool waarmee jij roosters maakt, weten ze precies welke flexwerker waar nodig is. En op die manier kunnen ze ook al een stuk eerder beginnen met zoeken. Uitzendbureaus als Randstad en Mise en Place werken al in de roosters van hun klanten met de Shifter tool, die helpt bij het inplannen, inzetten, beoordelen en uitbetalen van flexwerkers.

Tip 2: Verzamel data & selecteer de beste uitzendkrachten

Op een overvolle werkvloer met 1200 uitzendkrachten is het lastig om bij te houden of iemand ook echt naar behoren presteert. En het is logisch dat er geen tijd is om aan de lopende band evaluatiegesprekken te voeren. Big data lost dit op. In plaats van periodiek veel tijd te besteden aan je uitzendkrachten, geef je vaker een klein beetje aandacht door middel van een score van 0 tot 10. Leg de gegevens vast en er ontstaan vanzelf patronen die vele vragen beantwoorden. Na acht diensten kun je al concluderen wie je wil belonen en wie je beter kunt laten gaan. Ook ontdek je vanzelf welk uitzendbureau de beste mensen naar je toestuurt.

Tip 3: Zorg voor de juiste mindset

Wil je de uitzendkrachten die je wél hebt optimaal inzetten? Zorg dan voor de juiste mindset. Want iemand die zich fijn voelt en weet dat de werkgever blij is dat hij of zij er is, werkt harder. Maar juist bij flexibele medewerkers is er minder tijd om die mindset goed te krijgen. Toch loont het de moeite daar energie in te steken. Hoe het precies zit met die mindset leggen de neurowetenschappen ons uit. Wil je meer binding en meer ijver? Een prettige entree en een werkomgeving die er goed uitziet, zorgen hiervoor. Wil je meer alertheid, Creëer dan deadlines.

Maak roosters makkelijker met de Shifter tool

Het inplannen van medewerkers kan knap lastig zijn, als je werkt met een groep flexwerkers. Om nou niet het gevoel te hebben dat je elke week, of maand, een puzzel van duizend stukjes aan het leggen bent, is er de Shifter tool. Die helpt bij het inplannen, inzetten, beoordelen en uitbetalen van flexwerkers. Benieuwd wat Shifter voor je bedrijf kan betekenen? Neem dan contact op of vraag gelijk een demo aan.